ASSISTANTE ou ASSISTANT VII, École de psychologie
Université de Moncton - 12 Jobs
Moncton, NB
Job Details:
Benefits:
CONCOURS
ASSISTANTE ou ASSISTANT VII
École de psychologie, Faculté des sciences de la santé et des services communautaires
(Poste régulier)
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Relevant de la direction de l'École de psychologie, la personne titulaire du poste assure les activités quotidiennes du secrétariat et agit comme personne-ressource de première ligne auprès de la communauté universitaire. Elle offre un soutien administratif, académique et opérationnel à la direction, aux responsables de programmes, aux comités ainsi qu'au personnel de l'École.
- TRAITEMENT HORAIRE : 25,69 $
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 17 novembre 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Accueil et service à la clientèle
- Accueillir les personnes étudiantes, les membres du personnel, les personnes invitées et les visiteurs, et répondre à leurs demandes de renseignements avec courtoisie et professionnalisme.
- Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes d'information.
- Assurer un service à la clientèle efficace auprès des différents intervenants de l'École.
Soutien administratif et académique
- Assurer les activités courantes du secrétariat de l'École.
- Offrir un soutien administratif à la direction de l'École dans la gestion de ses dossiers.
- Appuyer les responsables de programmes et les différents comités dans la réalisation de leurs activités administratives.
- Rédiger, réviser, mettre en forme et assurer le suivi de divers documents administratifs.
- Compiler et assurer le suivi des registres de temps.
- Rédiger et préparer divers contrats selon les besoins de l'École.
Gestion des horaires et des dossiers pédagogiques
- Collaborer avec la direction à l'élaboration, à la mise à jour et au suivi des horaires de cours.
- Préparer les gabarits des horaires d'examen.
- Assigner les locaux d'enseignement et résoudre les conflits liés à l'horaire ou à l'occupation des locaux.
- Assurer le suivi de divers dossiers académiques et administratifs liés aux programmes.
Gestion financière et approvisionnement
- Assurer le suivi des budgets liés à la correction, à l'assistanat et au tutorat.
- Préparer les demandes de paiement, les remboursements de dépenses et les rapports de voyage ainsi que les demandes de transfert et de virement pour approbation.
- Effectuer les demandes d'achat et les commandes de fournitures, de matériel et d'équipements.
- Assurer le suivi et la conciliation mensuelle de la carte d'achats de l'École.
Coordination des ressources et des installations
- Assurer un soutien administratif à la gestion de la testothèque.
- Réserver les locaux et coordonner les autorisations d'accès à l'édifice et aux différents espaces de l'École.
- Assurer le suivi des demandes de réparation, d'entretien ou d'amélioration des locaux.
- Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux membres du personnel en coordonnant l'accès aux bureaux, aux équipements, aux systèmes et aux clés.
Communications et rayonnement
- Participer à la gestion et à la mise à jour du site Web, des médias sociaux et des outils de communication de l'École.
- Contribuer à la préparation, à la diffusion et au maintien du matériel promotionnel.
- Assurer la mise à jour des babillards, de la documentation et des outils d'information.
- Maintenir à jour les coordonnées des personnes diplômées et finissantes afin de soutenir les communications et la diffusion d'offres d'emploi.
Autres responsabilités
- Maintenir la confidentialité des renseignements et des dossiers auxquels elle a accès.
- Accomplir toute autre tâche connexe liée aux fonctions du poste.
EXIGENCES :
Formation et expérience
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires en techniques de bureau, en administration ou dans un domaine connexe.
- Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente pourra être considérée.
Connaissances techniques
- Posséder une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau.
- Maîtriser les techniques de classement, de gestion documentaire et les protocoles de communication administrative.
- Maîtriser la suite Microsoft 365, notamment Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Teams.
- Démontrer une aisance dans l'utilisation d'Internet, des médias sociaux et des outils numériques.
- Posséder la capacité d'apprendre rapidement de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Compétences et qualités personnelles
- Démontrer d'excellentes habiletés en service à la clientèle, en communication et en relations interpersonnelles.
- Être en mesure de gérer simultanément plusieurs dossiers et de respecter les échéanciers établis.
- Faire preuve de rigueur et d'un souci constant du détail dans l'exécution des tâches.
- Démontrer de l'initiative, du jugement, de la discrétion et un excellent sens de l'organisation.
- Posséder une grande capacité d'adaptation et de gestion des priorités.
- Être capable de travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.
Langues
- Posséder une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Posséder une bonne connaissance de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
ATOUTS :
- Connaissance du système ManiWeb.
- Connaissance du fonctionnement administratif et académique de l'Université.
- Connaissance des règlements universitaires et des processus liés à la gestion académique.
- Expérience de travail dans un milieu universitaire ou dans un environnement administratif similaire.
AUTRE :
- La vérification des références et du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
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