ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF, Formation continue
Université de Moncton - 9 Jobs
Moncton, NB
Job Details:
Benefits:
ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF
Formation continue
(Poste régulier)
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La Formation continue de l'Université de Moncton, présente sur les campus de Moncton, Shippagan et Edmundston, a pour mission de soutenir le développement des compétences tout au long de la vie en offrant des formations à temps partiel accessibles en Acadie et dans l'ensemble de la francophonie.
La personne titulaire du poste d'adjointe administrative assure un soutien administratif et opérationnel essentiel au pôle académique ainsi qu'à la Direction générale de la Formation continue. Elle contribue à l'efficacité des opérations quotidiennes en veillant à l'exactitude des données, à la préparation et au suivi des contrats, à la gestion financière et à la production de rapports, dans le respect des politiques institutionnelles et des échéanciers établis.
- SALAIRE ANNUEL : De 59 290 $ à 69 444 $
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 02 juin 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Appui au pôle académique
- Gestion administrative
- Publier les affichages de postes sur les plateformes appropriées (ex. : CareerBeacon) et assurer le suivi des candidatures.
- Préparer les contrats de surcharge et de chargées ou chargés de cours, et en assurer la transmission aux parties concernées.
- Coordonner la rémunération des chargées et chargés de cours en collaboration avec la direction.
- Contribuer aux processus d'évaluation des cours et au suivi des dossiers de rendement du personnel enseignant.
- Gérer les cours dispensés avec les tutrices et tuteurs et préparer les contrats associés.
- Collaborer étroitement avec l'équipe académique en lien avec l'offre de formation.
- Production de rapports et suivi des données
- Préparer divers tableaux et rapports (inscriptions, partage des coûts, vérification des cours).
- Effectuer les suivis requis relativement aux transferts de fonds.
- Compiler et transmettre les données demandées aux instances concernées (ex. : ABPPUM - campus de Moncton).
Appui à la Direction générale
- Communication et coordination
- Assurer les communications internes (courrier, suivis, diffusion d'information).
- Organiser et coordonner les réunions, incluant la réservation des salles et la préparation logistique.
- Effectuer les commandes de matériel et de collations pour les activités.
- Maintenir un système de classement électronique structuré, rigoureux et à jour.
- Préparer les demandes d'achat et autres réquisitions administratives.
- Gestion administrative
- Assurer le suivi des vacances et des journées personnelles du personnel.
- Préparer divers contrats (reconnaissance des acquis, personnel à temps partiel, tutorat).
- Rédiger et transmettre les demandes d'embauche et de reconduction au Service des ressources humaines.
- Accomplir toute autre tâche administrative liée au soutien de la Direction générale de la Formation continue.
- Gestion financière
- Préparer et approuver les registres de temps et les paies spéciales bihebdomadaires (ManiWeb).
- Traiter les contrats d'emploi temporaire, les factures et les transferts de fonds.
- Assurer le suivi budgétaire des activités relevant de la Formation continue.
EXIGENCES :
Formation et expérience
- Diplôme d'études postsecondaires en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
- Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente pourra être considérée.
- Expérience pertinente en administration, idéalement en milieu universitaire ou institutionnel.
- Expérience en gestion de données, en préparation de documents officiels et en coordination de plusieurs activités simultanément.
Compétences et qualités professionnelles
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.
- Aptitude à évoluer dans un environnement multitâche et à gérer les priorités.
- Sens de l'initiative, jugement professionnel, discrétion, rigueur et excellente organisation.
- Tact, diplomatie et entregent dans les relations interpersonnelles.
- Maîtrise de la suite Microsoft 365 et connaissance des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administration.
- Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; bonne connaissance de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
ATOUT :
- Maîtrise des logiciels institutionnels tels que Socrate, Perceptive Content et ManiWeb.
AUTRE CONDITION :
- La vérification des références et du casier judiciaire seront requises à l'embauche
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