ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE(TIF), Service de planification des Installations physiques & Entreprises auxiliaires
Université de Moncton - 5 Jobs
Moncton, NB
Closed
Job Details:
Benefits:
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ou ASSISTANT ADMINISTRATIF XI
Entreprises auxiliaires et Service de planification des installations physiques
(Poste temporaire d'un an, en remplacement d'un congé de maternité)
_______________________________________________________________________________
Relevant conjointement de la direction des Entreprises auxiliaires et de la direction du Service de la planification des installations physiques, la personne occupant ce poste assure plusieurs tâches administratives liées aux activités quotidiennes du secrétariat et participe à la coordination de dossiers essentiels au bon fonctionnement des services des Entreprises auxiliaires et du Service de planification des installations physiques.
TRAITEMENT ANNUEL : De 29,38 $ à 30,78 $
TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
TEMPORAIRE : 1 an, en remplacement d'un congé de maternité
DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Mars 2026
DATE DE FERMETURE : Le 17 février 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
- Effectuer des recherches, assembler les renseignements pertinents et compiler les données nécessaires à la préparation de documents et de rapports;
- Soutenir la gestion budgétaire, incluant la préparation et la prévision du budget, le traitement des bons de commande, demandes d'achat et des factures ainsi que la conciliation des comptes de dépenses et de revenus;
- Analyser, compiler et comptabiliser les dépenses et préparer les avis de facturation;
- Contrôler régulièrement les données financières des projets à l'aide des outils informatiques du Service des finances;
- Établir, maintenir et mettre à jour les systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers;
- Assister les directions dans l'application des règlements, politiques et procédures administratives;
- Contribuer à la planification et à l'organisation des besoins en soutien logistique des services;
- Tenir et gérer des dossiers de nature confidentielle, en assurant la sécurité et la confidentialité des données;
- Compiler des données, statistiques et autres renseignements, afin de soutenir les activités des services;
- Maintenir les feuilles de présence et les registres de vacances;
- Répondre aux demandes de renseignements et assurer le suivi auprès des fournisseurs, services et partenaires ;
- Commander le matériel de bureau conformément aux procédures d'achat et en tenir l'inventaire à jour.
EXIGENCES :
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires en gestion de bureau. Une combinaison équivalente en formation et expérience pertinente pourrait être considérée;
- Posséder au moins quatre (4) années d'expérience administrative pertinente;Démontrer de solides habiletés en accueil et communication;
- Faire preuve d'un esprit d'initiative, de jugement, de discrétion et d'un bon sens de l'organisation;
- User de tact, de diplomatie et d'entregent dans les interactions professionnelles;
- Effectuer des tâches nécessitant une grande attention aux détails;
- Travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement en équipe;
- Gérer un environnement multitâche et respecter les échéanciers prescrits;
- Maîtriser la suite Microsoft 365 et les fichiers de comptabilité sur Excel;
- Avoir de bonnes aptitudes en rédaction; et
- Maîtriser le français et posséder une bonne connaissance de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
ATOUTS :
- Utiliser efficacement les outils de collaboration de la suite Microsoft (Teams, SharePoint, etc.) et certaines bases de données;
- Connaître le système Socrate
AUTRE CONDITION :
- Accepter de travailler des heures flexibles, au besoin;
La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
