SECRÉTAIRE DE DIRECTION, Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR)
Université de Moncton - 6 Jobs
Moncton, NB
Job Details:
Benefits:
Secrétaire de direction
Vice-rectorat adjoint à la recherche et décanat de la
Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR)
(Poste régulier)
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Relevant du Vice-recteur adjoint, la personne titulaire de ce poste fournit un appui dans l'exécution du mandat en participant aux activités liées à l'administration, à la coordination et au développement des secteurs des études supérieures et de la recherche. Elle assure le maintien, le suivi et le bon fonctionnement des opérations du bureau, en veillant à la fluidité des processus et à la qualité du service
- TRAITEMENT ANNUEL : De 59 290 $ à 69 444 $
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 27 janvier 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
- Gérer les affaires administratives du vice-rectorat adjoint et du décanat, et appuyer leur personnel ;
- Coordonner les tâches de la personne assistante administrative de la FESR ;
- Assurer la comptabilité de divers budgets de fonctionnement et de recherche, en respectant les règlements financiers des organismes subventionnaires ;
- Traiter les demandes de paiement et les rapports de voyage, et effectuer le suivi auprès du service des comptes payables ;
- Organiser, coordonner et assurer le suivi des réunions de comités et des activités de la FESR;
- Assurer le suivi des ententes et des contrats avec d'autres établissements, partenaires et compagnies, en vue de leur approbation ;
- Remplir les contrats d'emploi temporaire ainsi que les demandes d'embauche et de reconduction pour le personnel relevant de la FESR et les transmettre au Service des ressources humaines;
- Gérer les feuilles de temps et le programme de vacances du personnel de la FESR ;
- Diffuser l'information sur les programmes de bourses d'études supérieures et de subventions de recherche, et répondre aux demandes de renseignements ;
- Gérer les concours de financement interne de la FESR et de dégrèvement, ainsi que les demandes de chercheuses et de chercheurs invité(e)s, et assurer les suivis requis ;
- Appuyer le vice-décanat dans l'exercice de ses fonctions;
- Rédiger et préparer diverses correspondances, rapports et procès-verbaux ;
- Agir comme secrétaire du Comité d'espaces et d'infrastructure du Centre de médecine de précision du Nouveau-Brunswick (CMPNB);
- Assurer la liaison avec les services de l'université, les partenaires et organismes externes, ainsi que les services externes;
- Préparer les rapports annuels destinés aux organismes subventionnaires ;
- Tenir à jour le système de classement manuel et électronique;
- Organiser des activités et évènements liés aux études supérieures et à la recherche ;
- Maintenir à jour le site web de la FESR ;
- Compiler les statistiques sur les subventions de recherche, les dégrèvements et les bourses d'études supérieures; et
- Exécuter toute autre tâche connexe relevant de ses fonctions.
EXIGENCES :
- Détenir un diplôme postsecondaire en techniques de bureau et posséder une expérience significative pertinente au poste. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience sera considérée ;
- Être capable de rédiger et réviser des correspondances, des rapports et autres documents administratifs ;
- Savoir gérer un budget, préparer les factures et effectuer les paiements;
- Pouvoir planifier, organiser et coordonner des activités et des événements;
- Comprendre et appliquer les politiques et directives des organismes subventionnaires ;
- Faire preuve d'initiative, de jugement et de discrétion dans l'exécution de ses tâches ;
- Établir et d'entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
- Organiser efficacement la charge de travail, gérer plusieurs priorités et respecter les échéanciers ;
- Travailler de manière autonome et en équipe, selon les besoins, dans un environnement axé sur le service aux membres du corps professoral et à la population étudiante ;
- Maîtriser les pratiques administratives, y compris de la gestion des dossiers et la logistique;
- Utiliser avec aisance les logiciels de la suite Microsoft 365, ainsi que les outils de navigation sur internet et le courriel ;
- Avoir de l'expérience dans la mise à jour d'un site web ;
- Démontrer une maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et posséder une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit.
ATOUT :
- Avoir une bonne connaissance du milieu universitaire.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
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