Secrétaire des Ressources Humaines
Villa Providence Shediac Inc. - 6 Jobs
Shediac, NB
Job Details:
Benefits:
Sous l'autorité du directeur des ressources humaines la/le secrétaire des ressources humaines assure un soutien administratif et clérical aux opérations RH dans un environnement syndiqué. Ce poste joue un rôle essentiel dans le traitement des dossiers du personnel, la communication avec les employés, la coordination des processus liés aux conventions collectives, et le maintien de la documentation en conformité avec les normes en vigueur dans le secteur des soins de longue durée.
Rôles et responsabilités majeures
1) RESPONSABILITÉS - Recrutement interne
- Postuler toutes demandes d'affichage de poste interne;
Descendre, préparer et soumettre le dossier des candidats (poste interne) aux gérants;
Postuler qui a été retenu pour le poste interne, selon CC;
Ouverture du dossier électronique des nouveaux employés dans SSC;
2) RESPONSABILITÉS - Recrutement externe
- Postuler toutes demandes d'affichage de poste externe sur Career Beacon pour tous les autres départements autres que les soins;
- Céduler, organiser et participer aux entrevues avec les gérants
- Participer au recrutement des soins en cas d'absence de la coordinatrice de recrutement
- Préparer la lettre d'embauche et ouverture du dossier physique
3) RESPONSABILITÉS - Formulaire (changement au dossier de l'employé et Travail Sécuritaire NB)
- Préparation des formulaires (changement de statut, cessation d'emploi, embauche, etc…;
- Insérer information au système SSC;
- Soumettre les formulaires 67 sur le portail de TSNB;
- Déclarer les accidents de travail sur le portail de L'AFSNB;
- Préparation des trousses de TSNB (pochette violette) + la mettre à jour en cas de changement;
4) RESPONSABILITÉS - Administrative
- Préparer, saisir et mettre à jour les dossiers des employés (formulaire de changement de statut, cessation d'emploi);
- Responsable du maintien des dossiers officiels des employés (à jour et complet);
- Préparer la documentation pour les réunions syndicales, les griefs et les arbitrages;
- Collaborer avec les représentants syndicaux pour organiser les rencontres nécessaires;
- Gérer les dossiers - Projet Seed, et Projet EEC;
- Distribuer les politiques du service des ressources humaines, au besoin;
- Préparer les lettres, épinglettes, cadeau pour la reconnaissance des années de service;
- Gérer l'affectation des nouveaux employés aux casiers (et tous autres changement ou réclamation relié) Mettre à jour la liste des casiers et ajouter le numéro sur SSC;
- Préparer les lettres de confirmation d'emploi ou toute autres documents administratifs demandés ;
- Mettre à jour le guide des employés si nécessaire ;
- Préparer la liste des employés pour l'inspection annuel et vérifier les dossiers des employés à l'avance;
- Garder à jour le rapport des RH (embauche /départ);
- Suivi du programme recommandez un ami et faire les demandes de chèque;
- Suivi « fichier d'orientation » le mettre à jour au fur et à mesure que les feuilles d'orientation sont reçu;
- Vérifier les certificats médicaux, si nécessaire faire un formulaire de cessation pour demander relevé d'emploi (ROE);
- Répondre aux questions courantes des employés concernant les politique RH et les conventions collectives;
- Offrir un soutien aux gestionnaires dans l'application des politiques RH et des procédures disciplinaires;
- Soutenir les audits internes et externes en matière de conformité RH;
- Effectuer d'autre tâches administratives connexes selon les besoins du service.
- Détenir un diplôme en gestion de bureau, en gestion des RH ou l'équivalent;
- Posséder un minimum de 2 ans d'année d'expérience pertinente dans un rôle en ressources humaines;
- Discrétion, confidentialité et professionnalisme;
- Assurer et respecter la confidentialité de renseignements;
- Excellente compétence en organisation et en gestion des priorités;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels RH)
- Facilité à travailler dans un environnement avec des échéanciers serrés;
- Assumer ses responsabilités avec un minimum de supervision (autonome)
- Facilité en communication et en compréhension à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
- Posséder une bonne capacité d'apprentissage, une bonne communication interpersonnelle et esprit d'équipe
- Posséder de bons antécédents de travail;
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