Job Title or Location

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(-TIVE) XI

Posted today
Job Details:
In-person
$29.38 / hour
Full-time
Experienced
Benefits:
Health Insurance
Dental Insurance
Paid Time Off
Pension plan
Life Insurance
Disability Insurance
Employee Assistance Program
Tuition Aid
Wellness Programs

Assistante administrative ou Assistant administratif XI

Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR) et programmes de deuxième cycle en environnement (MÉE+)

(Poste régulier)

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La personne titulaire de ce poste apporte un soutien administratif essentiel au décanat et au vice-décanat de la Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR), ainsi qu'à la direction des programmes de cycles supérieurs en études de l'environnement (MPÉE, MÉE, MÉE-JD, DÉSÉE et CÉE). Elle est responsable de la coordination et de l'exécution des tâches administratives liées aux activités quotidiennes du secrétariat, contribuant ainsi au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations facultaires et des programmes.

  • TAUX HORAIRE : 29,38 $
  • TEMPS PLEIN : 35 heures/semaine
  • POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
  • DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Le 2 septembre 2025
  • DATE DE FERMETURE : Le 29 juillet 2025
Responsibilities
  • Répondre et filtrer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et fournir les renseignements demandés ;
  • Rédiger et faire approuver divers documents (rapports, procès-verbaux, comptes rendu, programmes de réunions, correspondance, horaires de cours et d'examens, documents liés à l'administration des programmes, invitations, notes de service, etc.) ;
  • Remplir des formulaires administratifs, coordonner le cheminement de dossiers et assurer les suivis requis ;
  • Gérer les dossiers administratifs des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs;
  • Assister la présidence du comité des études supérieures (environnement) dans la gestion des programmes ;
  • Contribuer à la coordination des stages en milieu professionnel du programme de MPÉE;
  • Rencontrer les personnes étudiantes inscrites aux 5 programmes de la MÉE+ pour les accompagner dans leurs démarches administratives ;
  • Effectuer les vérifications techniques des thèses de doctorat avant leur dépôt final ;
  • Rechercher des informations et des données pertinentes, préparer divers rapports et compiler des statistiques ;
  • Participer à la gestion des bourses d'études ou d'assistanat, ainsi qu'à la préparation des contrats de travail temporaires ;
  • Soutenir la direction dans l'application des règlements universitaires et des directives institutionnelles ;
  • Mettre à jour le site web des programmes et de la FESR, l'intranet et les médias sociaux ;
  • Participer à l'administration de certains budgets, au contrôle des dépenses, à la commande et à la gestion du matériel de bureau et des services requis ;
  • Organiser, coordonner et assurer le suivi des réunions de comités et des diverses activités ;
  • Coordonner la remise de prix, recevoir les candidatures et préparer les dossiers pour les comités de sélection ;
  • Gère les demandes adressées au Comité de protection des animaux et effectuer les suivis nécessaires ;
  • Offrir un soutien logistique et administratif au corps professoral, à la FESR et au Bureau de soutien à l'innovation ;
  • Contribuer à la préparation du matériel promotionnel des programmes ;
  • Diffuser l'information relative aux programmes de bourses d'études supérieures et aux subventions de recherche ;
  • Agir comme personne-ressource auprès des services internes et externes en lien avec les études supérieures et la recherche ;
  • Effectuer toute autre tâche connexe demandée dans le cadre de ses fonctions.
Qualifications

EXIGENCES :

  • Détenir un diplôme postsecondaire en techniques de bureau et une expérience pertinente au poste. Une combinaison de formation et expérience sera considérée;
  • Justifier d'un minimum de quatre (4) années d'expérience dans une fonction similaire ;
  • Faire preuve d'initiative, de jugement, de discrétion et d'un excellent sens de l'organisation ;
  • Démontrer du tact, de la diplomatie et un bon sens des relations interpersonnelles ;
  • Posséder une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau ;
  • Travailler de manière autonome et en collaboration, selon les besoins, dans un environnement axé sur le service à la communauté universitaire des trois campus ;
  • Gérer efficacement un ensemble de tâches variées à échéance rapprochée ;
  • Justifier d'une expérience en gestion, planification et organisation d'activités et d'événements ;
  • Connaître les règlements universitaires et les processus de gestion des dossiers étudiants;
  • Savoir prioriser les dossiers, travailler sous pression tout en faisant preuve de rigueur et d'attention aux détails ;
  • Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) ;
  • Démontrer une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et une bonne connaissance de l'anglais à l'oral et à l'écrit.

ATOUTS :

  • Avoir une bonne connaissance des systèmes Socrate, Maniweb et Argos;

AUTRE :

  • La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
Competition Number: UM25-OUR096_M03535-00
Company Website: http://www.umoncton.ca

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About Université de Moncton

About Université de Moncton

L'Université de Moncton est un établissement d'enseignement postsecondaire formé de trois campus exclusivement de langue française. Les trois campus sont situés dans les trois principales régions francophones du Nouveau-Brunswick, soit :

  • Le Sud-Est (Moncton) : Un campus à l’image d’une université vibrante et diversifiée. Situé dans une région trépidante de culture et de divertissement, Moncton est un véritable centre urbain avec des plages et des parcs naturels à proximité.
  • Le Nord-Est (Shippagan) : Un campus situé près de la mer, dans la belle Péninsule acadienne. Un campus invitant et dynamique!
  • Le Nord-Ouest (Edmundston) : Un campus qui se distingue grâce à des installations conviviales et à la disponibilité de son corps professoral. Ses bâtiments ancestraux, qui rappellent son riche patrimoine, sont animés d’une ambiance cordiale qui témoigne de la dimension humaine d’une communauté résolument ouverte sur le monde.

VISION

Par son influence, l’Université de Moncton veut être la référence en matière de transformation des sociétés dans une perspective d’inclusion, d’innovation et d’écoresponsabilité.

MISSION

Acadienne et de langue française, l’Université de Moncton se consacre à l’avancement des connaissances et à la formation de personnes créatives et engagées.

VALEURS

Respect

L’Université de Moncton s’engage à être intègre, bienveillante et à l’écoute afin d’entretenir un climat de confiance qui encourage la libre expression et qui mène à l’engagement citoyen et à l’épanouissement personnel et professionnel.

Inclusion

L’Université de Moncton assure l’équité, célèbre la diversité et offre un milieu inclusif. Les membres de la communauté universitaire sont solidaires des personnes et des groupes en quête de justice.

Accessibilité

Forte de son réseau, l’Université de Moncton met ses savoirs et son enseignement à la disposition des personnes souhaitant étudier en français.

Engagement

À la recherche du bien commun, grâce à son leadership, l’Université de Moncton est engagée avec ses communautés à trouver des solutions viables aux enjeux contemporains.

Fondé en 1963, l'établissement compte aujourd'hui près de 5 500 étudiantes et étudiants. Elle offre près de 200 programmes aux trois cycles d'études dans diverses disciplines. Dans la plupart des programmes, les deux premières années sont offertes aux trois campus, les autres années s'effectuant au campus de Moncton. L'Université de Moncton offre une variété de cours et de programmes en ligne tels que des programmes liés aux domaines de l'administration, de l'éducation, des sciences humaines et sociales et des langues secondes (p. ex. Certificat en gestion de la sécurité de l'information des entreprises, la Maîtrise en administration des affaires et la Maîtrise en éducation).

Abritant une infrastructure de recherche d'importance croissante, l'Université de Moncton a développé des axes de recherche majeurs en études acadiennes et milieux minoritaires, en santé, en environnement, en technologies de l'information et de la communication, ainsi qu'en optique et en matériaux de pointe.

L'Université de Moncton est fière d'avoir le plus bas ratio corps professoral/population étudiante au pays ; avec un ratio d'un professeur pour 14 étudiants, une réelle proximité se crée dans ses classes. L'Université a également un excellent taux de placement au premier cycle de 97 pour cent, alors que la plupart des diplômées et diplômés restent dans la province du Nouveau-Brunswick à la suite de l'obtention de leur diplôme.

L'Université de Moncton croit fermement que la qualité de la formation repose sur une base solide sur le plan académique et l'apprentissage pratique en milieu de stage. En optant pour le régime coopératif, l'étudiante ou l'étudiant a la chance de faire plus d'un stage au cours de ses études afin d'acquérir de l'expérience professionnelle.

Pour de plus amples informations au sujet de l’Université de Moncton, prière de visiter notre site Web.

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