Assistante administrative ou Assistant administratif XI
Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR) et programmes de deuxième cycle en environnement (MÉE+)
(Poste régulier)
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La personne titulaire de ce poste apporte un soutien administratif essentiel au décanat et au vice-décanat de la Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR), ainsi qu'à la direction des programmes de cycles supérieurs en études de l'environnement (MPÉE, MÉE, MÉE-JD, DÉSÉE et CÉE). Elle est responsable de la coordination et de l'exécution des tâches administratives liées aux activités quotidiennes du secrétariat, contribuant ainsi au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations facultaires et des programmes.
- TAUX HORAIRE : 29,38 $
- TEMPS PLEIN : 35 heures/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Le 2 septembre 2025
- DATE DE FERMETURE : Le 29 juillet 2025
- Répondre et filtrer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et fournir les renseignements demandés ;
- Rédiger et faire approuver divers documents (rapports, procès-verbaux, comptes rendu, programmes de réunions, correspondance, horaires de cours et d'examens, documents liés à l'administration des programmes, invitations, notes de service, etc.) ;
- Remplir des formulaires administratifs, coordonner le cheminement de dossiers et assurer les suivis requis ;
- Gérer les dossiers administratifs des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs;
- Assister la présidence du comité des études supérieures (environnement) dans la gestion des programmes ;
- Contribuer à la coordination des stages en milieu professionnel du programme de MPÉE;
- Rencontrer les personnes étudiantes inscrites aux 5 programmes de la MÉE+ pour les accompagner dans leurs démarches administratives ;
- Effectuer les vérifications techniques des thèses de doctorat avant leur dépôt final ;
- Rechercher des informations et des données pertinentes, préparer divers rapports et compiler des statistiques ;
- Participer à la gestion des bourses d'études ou d'assistanat, ainsi qu'à la préparation des contrats de travail temporaires ;
- Soutenir la direction dans l'application des règlements universitaires et des directives institutionnelles ;
- Mettre à jour le site web des programmes et de la FESR, l'intranet et les médias sociaux ;
- Participer à l'administration de certains budgets, au contrôle des dépenses, à la commande et à la gestion du matériel de bureau et des services requis ;
- Organiser, coordonner et assurer le suivi des réunions de comités et des diverses activités ;
- Coordonner la remise de prix, recevoir les candidatures et préparer les dossiers pour les comités de sélection ;
- Gère les demandes adressées au Comité de protection des animaux et effectuer les suivis nécessaires ;
- Offrir un soutien logistique et administratif au corps professoral, à la FESR et au Bureau de soutien à l'innovation ;
- Contribuer à la préparation du matériel promotionnel des programmes ;
- Diffuser l'information relative aux programmes de bourses d'études supérieures et aux subventions de recherche ;
- Agir comme personne-ressource auprès des services internes et externes en lien avec les études supérieures et la recherche ;
- Effectuer toute autre tâche connexe demandée dans le cadre de ses fonctions.
EXIGENCES :
- Détenir un diplôme postsecondaire en techniques de bureau et une expérience pertinente au poste. Une combinaison de formation et expérience sera considérée;
- Justifier d'un minimum de quatre (4) années d'expérience dans une fonction similaire ;
- Faire preuve d'initiative, de jugement, de discrétion et d'un excellent sens de l'organisation ;
- Démontrer du tact, de la diplomatie et un bon sens des relations interpersonnelles ;
- Posséder une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau ;
- Travailler de manière autonome et en collaboration, selon les besoins, dans un environnement axé sur le service à la communauté universitaire des trois campus ;
- Gérer efficacement un ensemble de tâches variées à échéance rapprochée ;
- Justifier d'une expérience en gestion, planification et organisation d'activités et d'événements ;
- Connaître les règlements universitaires et les processus de gestion des dossiers étudiants;
- Savoir prioriser les dossiers, travailler sous pression tout en faisant preuve de rigueur et d'attention aux détails ;
- Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) ;
- Démontrer une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et une bonne connaissance de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
ATOUTS :
- Avoir une bonne connaissance des systèmes Socrate, Maniweb et Argos;
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche