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Directeur adjoint, Exploitation, Bureaux satellites

Scotiabank - 826 Jobs
Montreal, QC
In-person
Full-time
Experienced
Posted 4 days ago

Numéro de la demande: 202756
Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Objectif

Le directeur adjoint contribue au succès global du modèle d'exploitation centralisée en dirigeant une équipe de responsables, Exploitation du lieu de travail dans un bureau satellite. Le titulaire du poste collabore avec le directeur pour assurer la conception, la prestation et l'amélioration continue de l'expérience de service, définie dans le modèle. Il veille à ce que les objectifs, initiatives et plans individuels soient réalisés de façon à soutenir les stratégies et objectifs d'affaires de l'équipe, et à ce que toutes les activités soient menées conformément à la réglementation ainsi qu'aux politiques et procédures internes.

Responsabilités

Soutien sur place et soutien virtuel :

  • Procurer du soutien sur place aux employés.
  • Soutenir tous les aspects virtuels grâce à la maîtrise de plusieurs plateformes, dont MS Teams, Viva Engage, SharePoint et le système de gestion des visiteurs.
  • Gérer la capacité des étages et produire les rapports à ce sujet à l'aide d'outils centralisés, comme OfficeSpace.

Coaching et perfectionnement :

  • Diriger l'équipe Exploitation et se concentrer sur l'excellence opérationnelle et les normes de service.
  • Assurer et favoriser le perfectionnement des membres de l'équipe en recourant à diverses techniques de coaching et de formation.
  • Participer à l'élaboration des plans et des objectifs à court et à long terme de l'équipe de responsables, Exploitation, en veillant à ce qu'ils soient conformes à la vision et à la stratégie de l'Exploitation et du programme Transformation du lieu de travail en fonction des activités.
  • Surveiller le rendement de l'équipe en fonction des paramètres établis et à la fréquence prévue.

Direction :

  • Insuffler et favoriser une culture axée sur les clients dans l'équipe des responsables, Exploitation, pour approfondir les relations avec la clientèle et mettre à profit les relations, les connaissances et les systèmes de toute la Banque.
  • Diriger les responsables, Exploitation, et veiller à ce que le soutien apporté aux partenaires d'affaires et aux cadres soit conforme au modèle opérationnel et aux besoins des partenaires concernés.
  • Fournir un soutien direct au directeur, Exploitation, Bureaux satellites, dans le cadre de l'exécution des tâches quotidiennes.
  • Surveiller et analyser la charge de travail des responsables, Exploitation, et trouver des occasions, à tous les étages, de créer de la capacité pour offrir d'autres services à valeur ajoutée.
  • Gérer tous les processus de bout en bout et s'assurer de respecter les normes de service.
  • Traiter et régler les demandes, les préoccupations, les plaintes et les problèmes transmis par les responsables portant sur l'entretien, les fournitures, le courrier, les installations, la technologie, etc.
  • Faire le suivi des volumes et des tendances en matière de service et en rendre compte au directeur; recommander des mesures, au besoin.
  • Assurer la cohésion entre les équipes liées en vue de l'atteinte des résultats, soutenir les employés et réaliser les objectifs opérationnels.
  • Traiter les courriels communs de l'équipe Exploitation en répondant rapidement à toutes les préoccupations et questions transmises par les responsables.

Expérience employé :

  • Utiliser sa connaissance approfondie et son expérience des normes professionnelles, de l'exploitation et du service à la clientèle pour guider le personnel de soutien dans l'élaboration de lignes directrices qui régissent les bureaux satellites.
  • Comprendre, hiérarchiser et présenter les défis et les réussites de l'exploitation, et contribuer à l'élaboration de solutions, au besoin.
  • Se servir de son jugement pour repérer et régler des problèmes fonctionnels et opérationnels.
  • Résoudre des problèmes divers par une analyse qui tient compte de multiples sources de renseignements en vue de découvrir la cause principale et d'y remédier.
  • Superviser la base de données relative aux accès de sécurité, aux casiers et aux clés des employés.
  • Veiller à ce que les registres des accès de sécurité, des clés et des casiers soient tenus à jour.
  • Transmettre rapidement à l'équipe Sécurité tout problème ou toute préoccupation en matière de sécurité et gérer l'organisation et la saisie des renseignements relatifs à l'accès de sécurité des employés.
  • Se tenir en contact régulier avec le service de sécurité de l'immeuble et s'assurer que les principes d'accès de sécurité sont respectés.

Gestion des exigences en matière d'hygiène et sécurité au travail, et de sécurité incendie :

  • Veiller au respect du programme HST dans tous les écosystèmes.
  • Rédiger les communications sur l'hygiène et la sécurité au travail, et la sécurité incendie.
  • Tenir à jour les bases de données sur les préposés aux premiers soins, les membres du comité HST et l'équipe de sécurité incendie pour tous les écosystèmes.
  • Assurer que les préposés aux premiers soins et les équipes de sécurité incendie sont formés conformément aux normes de la Banque.

Administration et finances :

  • Examiner et approuver toutes les factures par l'entremise de l'application Payment Request Centre (PRC).
  • Traiter toutes les dépenses en respectant l'entente de niveau de service.
  • Assurer le contrôle du budget et rechercher activement les économies.
  • Assurer le suivi des IRC et en faire rapport mensuellement.
  • Responsabilités RH : demandes de vacances, feuilles de temps, formations en ligne obligatoires, calibrage relatif au programme de Rajustement du salaire de base (RSB) et au Programme d'intéressement annuel (PIA), etc.

Gestion du changement et amélioration continue :

  • Utiliser diverses techniques de collecte de données, accompagnées d'analyses, afin de mieux étayer les décisions relatives aux processus et aux protocoles.
  • Soutenir le modèle opérationnel et fournir des commentaires aux employés et à la direction sur les possibilités de renforcer le changement.
  • Élaborer et tenir à jour des procédures et des processus écrits pour l'immeuble.
  • Élaborer des processus et des procédures pour les activités courantes et les consigner par écrit.
  • Appliquer une approche d'amélioration continue. Contribuer à créer et à appliquer le processus de rétroaction des utilisateurs et s'assurer que

Cadre de travail

  • La Tour Scotia est un campus de neuf étages, situé à Montréal, où près de 600 employés travaillent.
  • Le poste exige un niveau élevé d'indépendance, un très bon sens de l'organisation et d'excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
  • Nous offrons un environnement de travail axé sur l'inclusion et la collaboration, qui encourage la créativité et la curiosité; nous avons à cœur de célébrer les réussites.
  • Le titulaire du poste doit faire preuve de flexibilité et d'adaptation, afin de gérer des priorités multiples et sa propre charge de travail au sein d'un environnement dynamique.

  • Le titulaire aura l'occasion de travailler avec des leaders de divers secteurs d'activité, et d'apprendre d'eux.
  • Nous vous embauchons en raison de votre talent – pas seulement parce que nous avons un poste à pourvoir – afin que vous puissiez évoluer avec nous. Nous vous donnerons les moyens de réussir à votre poste et durant toute votre carrière.
  • Notre réseau virtuel propose des événements sociaux et des occasions d'apprentissage; c'est un endroit pour raconter ses expériences actuelles et faire la promotion du bien-être dans le nouveau contexte de travail à distance.
  • Accès à des milliers de cours en ligne et en personne pour parfaire ses compétences et en acquérir de nouvelles.
Ce poste requiert les compétences et l'expérience suivantes :
  • Diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires ou en gestion des opérations.
  • Cinq ans d'expérience de travail pertinente à la tête d'une équipe dans le secteur des services financiers.
  • Capacité de gérer simultanément plusieurs priorités.
  • Connaissance pratique des contrôles comptables, de l'organisation et de la structure de la Banque.
  • Connaissance du plan de continuité des activités et des rapports de conformité.
  • Connaissance approfondie des applications de la suite Microsoft Office, de Power BI, OfficeSpace et du logiciel de gestion des visiteurs.
  • Bilinguisme (français-anglais)
  • Conformément à l'évaluation des besoins linguistiques effectuée par la Banque Scotia, le candidat retenu doit pouvoir communiquer en anglais et en français pour les raisons suivantes: il devra collaborer étroitement avec d'autres groupes du siège social qui travaillent principalement en anglais, il servira une clientèle anglophone.

Emplacement(s): Canada : Québec : Montreal
La Banque Scotia compte parmi les chefs de file du secteur bancaire au Canada et des fournisseurs de services financiers dans les Amériques. Nous sommes là pour l'avenir de tous. Nous contribuons à la réussite de nos clients, de leur famille et de leur collectivité en offrant des conseils et une vaste gamme de produits et de services, dont des services bancaires aux particuliers, aux entreprises et aux sociétés, des services bancaires privés, d'investissement et de gestion de patrimoine ainsi que des services liés aux marchés des capitaux.
Nous valorisons les compétences et les expériences uniques que chacun apporte à la Banque et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible pour tous. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement et de sélection (p. ex. un lieu d'entrevue accessible, des documents dans un autre format, un interprète de la langue des signes ou une technologie d'assistance), veuillez en informer notre équipe de recrutement. Pour obtenir du soutien technique, cliquez ici. Les candidats doivent postuler directement en ligne. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour la Banque Scotia; cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Competition Number: 582669617
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