Coordonnateur(-trice), Mobilisation
in Ottawa, ON

Ottawa, ON
Full-time - Permanent
Experienced
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Competition Number: 10823_fr
Company Website: http://www.redcross.ca
Titre : Coordonnateur(-trice), Mobilisation
Lieu : N'importe où au Canada (télétravail)
Type d'emploi : Poste occasionnel
Taux horaire : 28,05 $
La Croix-Rouge canadienne (CRC), organisme sans but lucratif des plus réputés et inspirants au monde, est à la recherche d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur, Mobilisation.
Toutes les actions de la CRC sont guidées par sept Principes fondamentaux, soit l'humanité, l'impartialité, l'indépendance, la neutralité, le volontariat, l'universalité et l'unité. Nous aidons les personnes et les communautés dans le besoin au Canada et à l'étranger et contribuons à renforcer leur résilience.
Dès le processus d'embauche, nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle dans lequel tout le monde peut s'épanouir. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées ainsi que toute autre personne souhaitant contribuer à bâtir un environnement de travail inclusif et diversifié à postuler.
Au sein d'une équipe à haut rendement, la personne retenue devra respecter les processus établis pour sélectionner le personnel, planifier ses horaires et le déployer en vue de répondre aux priorités en matière de main-d'œuvre lors d'opérations d'urgence, tout en portant une attention particulière aux détails et en offrant un service à la clientèle exceptionnel. L'environnement de travail, au sein duquel les besoins peuvent changer rapidement, est dynamique et exigeant. La personne retenue devra demeurer concentrée sous pression, gérer simultanément de multiples priorités et adopter une approche collaborative.
Tâches et responsabilités
  • Repérage des effectifs - Recherche, sélection et documentation
  • Générer des listes de personnes dont l'admissibilité a été confirmée et communiquer avec celles dont le profil, la formation et la disponibilité permettront de répondre aux objectifs de planification des effectifs.
  • Vérifier la disponibilité de chaque personne, ses préférences en matière de déplacements et tout autre élément pertinent, et saisir les nouveaux renseignements dans les outils de suivi appropriés.
  • Transmettre rapidement des renseignements sur l'intervention aux personnes sélectionnées en vue d'un déploiement, et approuver ou refuser le déploiement de ces personnes en fonction de considérations relatives à la santé et à la sécurité, au consentement éclairé, à une situation particulière ou à tout autre aspect de l'intervention.
  • Assurer un suivi précis et rigoureux des renseignements et des données en matière de santé, de sécurité et d'établissement de rapports, et ce, en respectant les normes de la répartition des appels de Telus 360 et en classant les formulaires de consentements signés, les ententes et autres documents.
  • Gérer les messages (messages vocaux et courriels) en utilisant les systèmes appropriés, saisir les renseignements dans les outils de suivi et les tenir à jour.
  • Procédures administratives liées aux déploiements - planification des horaires, achèvement des préparatifs des déplacements et communication de la confirmation du déploiement
  • Offrir des services exhaustifs, du début à la fin du déploiement, aux personnes prêtes à être déployées, notamment en établissant les horaires, en tenant à jour les dossiers, en réglant les préparatifs de déplacement et en assurant la communication efficace entre l'équipe de mobilisation, l'équipe des Ressources humaines attitrée aux interventions d'urgence, l'équipe de préparation et la personne déployée.
  • Confirmer les plans de transport et les réservations de vols, de trains, d'hôtels et de voitures de location en respectant les processus des fournisseurs de services de déplacements de la CRC ainsi qu'en s'assurant de l'exactitude des codes et des renseignements personnels.
  • Préparer les trousses d'accueil et les remettre aux personnes déployées et à d'autres personnes si nécessaire, y compris aux membres de l'équipe des Ressources humaines attitrée aux interventions d'urgence.
  • Coordonner les demandes courantes et urgentes relatives aux préparatifs de déplacement, aux transferts de personnel, aux départs anticipés, aux prolongations et au personnel de relève, et apporter les changements nécessaires aux horaires et aux suivis et en informer les parties concernées.
  • Signaler tout problème ou incident grave au superviseur ou à la superviseure à la mobilisation, y compris les demandes de renseignements pour lesquelles il n'y a pas de réponse dans la foire aux questions.
  • Indicateurs de qualité et de rendement - Suivi de données et gestion de dossiers
  • Présenter tous les jours (ou plus souvent) des rapports sur les objectifs de planification des effectifs, les priorités, les réalisations ainsi que sur les lacunes et les obstacles.
  • Transmettre des mises à jour et prévoir la communication, en temps opportun, des défis liés aux priorités fixées et acheminer l'information au superviseur ou à la superviseure à la mobilisation.
  • S'assurer que toutes les communications avec le personnel sont consignées et classées selon les processus normalisés, comme les processus de traitement du courrier électronique, les processus téléphoniques de Telus, les dossiers des intervenants(e)s et les suivis pour les employé(e)s et les bénévoles.

Profil recherché
  • Posséder une combinaison pertinente d'études et d'expérience, comme un diplôme ou un grade dans un domaine connexe (ressources humaines, ressources bénévoles, administration des affaires, service à la clientèle) ou une à deux années d'expérience en service à la clientèle, préférablement dans un centre de recrutement ou de service à la clientèle.
  • Avoir déjà travaillé auprès de clientèles internes et externes, savoir respecter les normes de qualité en matière de service à la clientèle et pouvoir mesurer la satisfaction de cette dernière.
  • Avoir déjà travaillé en équipe dans un environnement virtuel ou dans un centre d'appel constitue un atout.
  • Avoir déjà collaboré avec des bénévoles est considéré comme un atout.
  • Maîtriser l'anglais et le français (à l'oral et à l'écrit).
  • Maîtriser l'utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Skype, Teams); avoir déjà utilisé SmartSheet ainsi que les technologies de centres d'appel constitue un atout.
  • Posséder de solides compétences en gestion du temps, faire preuve de diligence dans l'exécution des processus et démontrer de bonnes capacités organisationnelles afin de gérer des priorités et communications multiples.
  • Faire preuve de professionnalisme, d'un grand sens des responsabilités et de compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles en vue de travailler efficacement au sein d'une équipe dans un environnement virtuel ainsi que d'établir et de gérer des relations internes et externes productives.
  • Démontrer d'excellentes compétences en communication et être en mesure de véhiculer des messages de façon claire et précise, et ce, malgré un volume important d'appels et de courriels.
  • Compétences en désamorçage - faire preuve d'une écoute active, être doué(e) pour la médiation et la négociation, trouver des solutions et des options qui conviennent à tout le monde, avoir confiance en soi en vue de régler des problèmes et savoir gérer ses émotions.

Conditions de travail
  • La majorité des tâches s'effectuent en télétravail, dans un environnement de bureau virtuel; c'est pourquoi la personne retenue devra avoir un accès continu à un ordinateur muni d'une connexion internet fiable. Certaines activités, réunions ou formations pourraient avoir lieu dans les bureaux de la CRC ou à d'autres endroits.
  • La personne retenue doit pouvoir assumer des tours de garde et travailler selon un horaire non conventionnel, à court préavis, y compris en soirée, la fin de semaine et lors de jours fériés.
  • Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature. Les personnes qui ne sont pas citoyennes ou résidentes permanentes du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d'occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions.
  • Si votre candidature est retenue pour ce rôle, vous devrez réussir le processus de présélection et vous soumettre notamment à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.
  • La CRC peut exiger qu'une personne soit entièrement vaccinée contre la COVID-19 pour participer à une activité en personne.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation au cours du processus d'embauche, veuillez-nous en informer dès que possible. Nous traiterons en toute confidentialité l'information reçue au sujet des demandes d'adaptation.
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