OFFICER EXECUTIVE OFFICE & OPERATIONS

JOB POSTING: OFFICER, EXECUTIVE OFFICE & OPERATIONS

About the Canadian Paralympic Committee

The Canadian Paralympic Committee is a non-profit, private organization in collaboration with 28-member sport organizations. We are deeply committed to harnessing the transformative power and impact of Paralympic sport.

With a vision of fostering an inclusive world through Paralympic sport, our mission emphasizes both the excellence in games preparation and the promotion of inclusive communities. By celebrating the stories and successes of high-performance athletes with disabilities, the Canadian Paralympic Committee aims to inspire all Canadians to embrace inclusivity and actively engage in sports.

Job Summary:

The Officer, Executive Office and Operations, provides dedicated support to the executive team while ensuring the efficient management of day-to-day operations. This role demands excellent communication skills, sound judgment, and the ability to manage multiple priorities simultaneously. The successful candidate will be proactive in anticipating needs, optimizing workflows, and fostering a productive and positive work environment.

Type: Full-time.

Salary: $60,000-$68,000 annually based on experience, plus benefits

Reports to: Manager, Governance & Engagement

Location: Ottawa.
The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is required to be in the office for a minimum of 3 days per week, with flexibility for additional days as needed based on job demands.

Duties and Responsibilities:

Executive Office Support

• Provide administrative and operational support to the CEO and Executive Leadership Team, including calendar management, preparation of briefing materials, coordination of correspondence, and assistance with travel planning and logistics.
• Manage confidential information and materials with discretion and integrity
• Support special projects undertaken by the CEO or ELT, including coordination, research, and communications

Operations

• Oversee office and physical space management, including inventory and asset tracking, as well as the development and maintenance of organizational systems and processes that support efficient workflows and team collaboration.
• Act as the office lead for reception, facilities, and meeting space coordination and logistics
• Manage travel platform implementation for staff, leadership, and key stakeholders, while also providing support with expense reconciliation and reimbursement tracking.

Games & Major Event Support

• Provide operational and logistic support during the Paralympic Games and other major events, assisting the Executive Office with scheduling, coordination, and partner engagemen
• Lead CPCs gifting and recognition program, overseeing the planning, sourcing, and distribution of official gifts and recognition items that support executive initiatives, Games-related activities, and partner engagement.

Communications and Member/Partner Engagement

• Support effective communication and engagement with CPC sport members and partners.

Requirements:

• Minimum 3-5 years of experience in administrative support and/or other relevant experience.
• Proven ability to support senior leadership team members
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Outstanding written and verbal communication skills
• Bilingualism in French is considered a strong asset
• Exceptional attention to detail and effective time management
• Ability to work both independently and collaboratively, with a strong sense of accountability
• Resourceful and proactive in identifying and resolving issues
• Strong organizational and prioritization skills

Working Conditions

The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is required to be in the office a minimum of 3 days per week, with flexibility for additional days as needed based on job demands

Successful candidates must reside in the Ottawa region or be willing to relocate to the Ottawa region.

Occasional overnight travel and off-site work required

Will be required to work evenings and weekends during busy periods, including Games and other unique events.

Application Process:

If you share our passion for sports and are committed to the CPC values,please submit a cover letter and your resume.

Please apply through BambooHR using the following link:

https://paralympic.bamboohr.com/careers/115?source=aWQ9Nw%3D%3D

Deadline to apply: November 24th, 2025, at 5 pm EST

Please note that only those selected for an interview will be contacted.

CPC is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal-opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, record of offenses, age, marital status, family status, or disability. We strongly encourage people from underrepresented or marginalized groups to apply.

CPC welcomes and encourages applications from First Nations, Metis, and Inuit peoples, racialized persons, persons with disabilities, women, and/or 2SLGBTQ+. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

___________________________________________________________

OFFRE DEMPLOI: AGENT(E), SERVICE ADMINISTRATIF ET OPRATIONS

propos du Comit paralympique canadien

Le Comit paralympique canadien est un organisme priv sans but lucratif qui collabore avec 28organismes de sport membres. Nous sommes absolument dtermins exploiter le pouvoir de transformation et limpact du sport paralympique.

Notre vision est de promouvoir le sport paralympique comme tremplin vers un monde inclusif. Notre mission met laccent sur lexcellence lors de la prparation pour les Jeux, ainsi que sur la promotion de collectivits inclusives. En clbrant les rcits et les russites des athltes de haut niveau ayant un handicap, le Comit paralympique canadien souhaite inciter les Canadiennes et les Canadiens adopter linclusion et sengager activement dans le sport.

Rsum des fonctions:

LAgent(e) Services administratifs et Oprations, apporte un soutien ddi lquipe de direction tout en veillant assurer la gestion efficace des activits quotidiennes. Ce poste requiert une excellente aptitude communiquer, un jugement clair et la capacit grer plusieurs priorits en mme temps. Le ou la candidat(e) retenu(e) adoptera une attitude proactive en anticipant les besoins, en optimisant les flux et en favorisant un environnement de travail productif et positif.

Type: Temps plein

Salaire: De 60000 68000$ par anne, selon lexprience, plus avantages sociaux

Relve de: Responsable, Gouvernance et Engagement

Lieu: Ottawa. Le travail seffectuera principalement dans les bureaux du Comit paralympique canadien situ Ottawa. Le ou la titulaire du poste oprera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra tre prsent(e) au bureau au moins trois jours par semaine, avec la possibilit dajouter des jours supplmentaires selon les exigences du poste.

Tches et responsabilits:

Soutien au service administratif

• Apporter une assistance administrative et oprationnelle directe la cheffe de la direction et lquipe dirigeante, en assurant notamment la gestion des calendriers, la prparation de documents dinformation, la coordination de la correspondance, et une aide en matire de dplacement et de logistique.
• Grer les informations et les documents confidentiels avec discrtion et intgrit
• Soutenir les projets spciaux entrepris par le PDG ou l'quipe de direction, y compris la coordination, la recherche et les communications

Oprations

• Superviser la gestion des bureaux et des espaces physiques, y compris le suivi des stocks et des actifs, ainsi que le dveloppement et la maintenance des systmes et processus organisationnels favorisant l'efficacit des flux de travail et la collaboration au sein des quipes.
• Agir en tant que responsable du bureau pour l'accueil, les installations et la coordination/logistique des espaces de runion
• Grer la mise en uvre de la plateforme de voyages pour le personnel, la direction et les principales parties prenantes, tout en apportant un soutien au rapprochement des dpenses et au suivi des remboursements.

Soutien en lien avec les jeux et les vnements importants

• Assurer un soutien oprationnel pendant les Jeux paralympiques et les vnements importants, en aidant le service administratif avec les calendriers, la logistique et lengagement des parties prenantes.
• Piloter le programme de dons du CPC, notamment la planification, lapprovisionnement et la distribution des dons officiels et des articles de reconnaissance, afin dappuyer les activits dengagement de la direction, des Jeux et des parties prenantes.

Communication et engagement des membres/partenaires

• Soutenir la communication et lengagement avec les sports membres du CPC et les partenaires sportifs.

Exigences:

• Minimum de 3 5 ans d'exprience en support administratif et/ou autre exprience pertinente
• Capacit prouve soutenir les membres de l'quipe de direction
• Matrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Excellentes capacits de communication, lcrit comme loral
• Le bilinguisme (anglais-franais) constitue un atout de poids.
• Souci exceptionnel du dtail et gestion efficace du temps
• Capacit travailler de manire autonome et en quipe, avec un sens aigu des responsabilits
• Ingniosit et proactivit dans lidentification et la rsolution des problmes
• Solides comptences en matire dorganisation et de hirarchisation des priorits

Conditions de travail

Le travail seffectuera principalement dans les bureaux du Comit paralympique canadien situ Ottawa. Le ou la titulaire du poste oprera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra tre prsent(e) au bureau au moins trois jours par semaine, avec la possibilit dajouter des jours supplmentaires selon les exigences du poste.

Le ou la candidat(e) retenu(e) doit rsider ou tre prt(e) dmnager dans la rgion dOttawa.

Le ou la candidat(e) retenu(e) devra effectuer, loccasion, des voyages de plus de 24h et des activits en dehors des locaux

Il sera ncessaire de travailler les soirs et les fins de semaine lors des priodes charges, notamment pendant les Jeux et lors dautres vnements uniques.

Processus de dpt des candidatures:

Si vous partagez notre passion pour le sport et si vous adhrez aux valeurs du CPC, veuillez envoyer une lettre daccompagnement et votre CV.

Veuillez dposer votre candidature par lentremise de BambooHR en utilisant le lien suivant:

https://paralympic.bamboohr.com/careers/115?source=aWQ9Nw%3D%3D

Date limite de candidature: Le 24 novembre 2025 17 h HNE

Veuillez noter que nous ne communiquerons quavec les personnes slectionnes pour une entrevue.

Le CPC sengage crer un environnement de travail inclusif et diversifi, et se targue dtre un employeur prnant lgalit des chances. La candidature de tous les requrants qualifis sera envisage, indpendamment de leur race, ascendance, lieu dorigine, couleur, origine ethnique, citoyennet, croyance, sexe, orientation sexuelle, identit de genre, expression de genre, casier judiciaire, ge, tat civil, situation familiale ou handicap. Nous encourageons vivement les personnes issues de groupes sous-reprsents ou marginaliss postuler.

Le CPC accueille et encourage les candidatures des Premires Nations, des Mtis et des Inuits, des personnes racialises, des personnes ayant un handicap, des femmes ou des personnes2SLGBTQ+. Des mesures dadaptation seront proposes sur demande aux candidats qui prendront part toutes les tapes du processus de slection.