Classification: Exempt

Job Summary:
The Office Manager is responsible to the General Manager in making certain that all functions of the front office are performed in a productive, proactive, and professional manner. All office personnel report to the Office Manager.

Essential Functions:
- Organize and supervise all branch office staff and functions, having overall responsibility of the office.
- Ensure backup personnel are in place to perform office functions as needed.
- Perform tasks such as reconciliations, auditing, daily deposits, Customer master maintenance, daily revenue calculation, daily branch journal, Branch item maintenance, bank statements, fixed asset reports, accrual reconciliations, property and sales tax reporting.
- Calculate commissions, process payroll, oversee HR functions and compliance with federal and state law.
- Financial analysis, forecasting and Month-end closing steps.

Additional Functions:
- Daily computer backups, hardware setups, routine computer maintenance (with assistance from IT department).
- Maintain and rotate, according to Company purging guidelines, boxed and stored company documentation (i.e., payroll records, employee records, banking records, COD records, sales tax records, etc.)
Qualifications:
- Excellent verbal and written communication skills in English, ability to comprehend and follow direction, as well as strong time management skills.
- Three years minimum broad office experience. (Preferably in the capacity of full charge bookkeeper or similar role).
- Prior supervisory experience is preferred, but not required.
- Have a valid driver's license and maintain a driving record free of chargeable accidents, speeding, safety or other violations.
- Solid understanding of accounting functions and principles. (Obtained through formal training, education or on the job training.)
- Good working knowledge of office equipment, including skills in operating and troubleshooting computers, ten key calculator, reprographic equipment, and other office equipment.

Education:
- Associates degree in business or similar experience.

Typical Physical Activity:
- Standing, walking, sitting, talking, hearing, speaking, pulling, pushing, occasional lifting of boxes up to 15 lbs., occasional moving or lifting office equipment of up to 50 pounds, driving, filing, stooping, fine dexterity, operating office equipment.

Typical Environmental Conditions:
- Primary job requirements will be performed indoors, in a typical office environment (i.e., desks, file cabinets, office equipment).
- Separate computer room (computer servers are kept in a locked cabinet within a temperature controlled environment).

Travel Requirements:
- Occasionally, driving to Post Office, office supply stores, remote service locations. May be required to attend annual or bi-annual Office Manager's meetings.

Revised: 11/19/2021

Directeur de bureau

Classification : Exempté

Résumé des fonctions :

Le directeur de bureau relève du directeur général et il est responsable de s'assurer que toutes les fonctions de première ligne sont exécutées de manière productive, proactive et professionnelle. Tout le personnel de bureau relève du directeur de bureau.

Fonctions principales :
– Organise et supervise tout le personnel et toutes les fonctions du bureau de la succursale, ayant la responsabilité générale du bureau.
– S'assure que le personnel de remplacement est en place pour effectuer les tâches de bureau, au besoin.
– Effectue des tâches comme les rapprochements, la vérification, les dépôts quotidiens, la tenue à jour des données de base sur les clients, le calcul des revenus quotidiens, tenir le journal quotidien de la succursale, la tenue des éléments de la succursale, les relevés bancaires, les rapports sur les immobilisations corporelles, les rapprochements de charges à payer, les rapports sur les biens et les taxes de vente.
– Calcule les commissions, traite la paie, supervise les fonctions des RH et se conforme aux lois fédérales et provinciales/de l'État.
– Prépare les analyses financières, les prévisions et les étapes de la clôture de fin de mois.

Fonctions additionnelles :
– Sauvegarde informatiques quotidiennes, configuration du matériel, entretien régulier de l'ordinateur (avec l'aide du service informatique).
– Tient à jour et effectue une rotation selon les directives de l'entreprise en matière d'élimination, les documents en boîte et entreposés de l'entreprise (p. ex., dossiers de paie, dossiers des employés, dossiers bancaires, dossiers de commande, contre remboursements, dossiers de taxe de vente, etc.).
Compétences :
– Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en anglais, capacité à comprendre et à suivre les directives, ainsi que d'excellentes aptitudes pour la gestion du temps.
– Minimum de trois ans d'expérience dans un grand bureau. (De préférence en tant que commis comptable à charge complète ou poste similaire).
– Une expérience en supervision préalable est préférable, mais non obligatoire.
– Détient un permis de conduire valide et conserve un dossier de conduite exempt d'accidents, d'excès de vitesse, de sécurité ou d'autres infractions.
– Excellente compréhension des fonctions et des principes comptables. (Obtenus par une formation officielle, l'éducation ou une formation en milieu de travail).
– Bonne connaissance pratique de l'équipement de bureau, y compris des compétences en matière d'utilisation et de dépannage des ordinateurs, d'un bloc numérique, de l'équipement de reprographie et d'autres équipements de bureau.

Éducation :
– Degré d'associé en affaires ou une expérience similaire.

Activité physique reliée à l'emploi :
– Se tenir debout, marcher, s'asseoir, parler, écouter, parler, tirer, pousser, soulever occasionnellement des boîtes de 15 lb maximum, déplacer ou soulever occasionnellement de l'équipement de bureau de 50 lb maximum, conduire, classer, s'accroupir, bonne dextérité, utiliser de l'équipement de bureau.

Conditions environnementales typiques :
– Les exigences principales du poste seront exécutées à l'intérieur, dans un environnement de bureau typique (bureaux, classeurs, équipement de bureau).
– Salle d'ordinateur séparée (les serveurs informatiques sont conservés dans une armoire verrouillée dans un environnement à température contrôlée).

Exigences relatives aux déplacements :
– À l'occasion, conduire jusqu'au bureau de poste, aux magasins de fournitures de bureau et aux centres de service à distance. Peut être appelé à assister aux réunions annuelles ou semestrielles du directeur de bureau.

Révisé le : 19/11/2021