Nous recherchons un coordonnateur administratif pour rejoindre notre équipe électrique ! Vous jouerez un rôle clé en aidant nos équipes de projet à réaliser des travaux qui façonnent les communautés et stimulent l'innovation. En gérant les tâches administratives quotidiennes, en coordonnant la communication et en traitant les documents importants liés aux projets, vous contribuerez à maintenir les projets sur la bonne voie. Si vous êtes organisé, proactif et à l'aise avec les outils de projet, c'est une excellente occasion de bâtir votre carrière au sein d'une entreprise qui valorise la collaboration et la qualité.

Ce poste est basé à Ottawa, en Ontario, et sur le site du Centre d'accueil du Parlement (PWC).

En tant que coordonnateur administratif, vous serez chargé de :

• Fournir un soutien administratif quotidien aux chefs de projet et aux équipes de chantier.
• Organiser des réunions, mettre à jour les calendriers des projets, suivre les livrables clés et rédiger les comptes rendus de réunion.
• Gérer les documents liés aux projets, tels que les demandes d'informations, les soumissions, les ordres de modification et les instructions de chantier.
• Maintenir les systèmes de classement numérique (tels que Procore et SharePoint) organisés et à jour, en veillant à ce que les documents soient correctement partagés et contrôlés.
• Gérer la communication quotidienne avec les équipes internes, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants ; surveiller les boîtes de réception partagées et assurer le suivi si nécessaire.
• Aider à l'achat en préparant les bons de commande, en coordonnant avec les fournisseurs, en assurant le suivi des stocks et en enregistrant les marchandises reçues.
• Travailler avec les fournisseurs pour confirmer les livraisons et s'assurer qu'elles respectent les règles d'accès au site et de conformité.
• Aider à la gestion du temps, à la facturation et au suivi des dépenses.
• Tenir à jour les registres de sécurité, aider à planifier les réunions de sécurité et s'assurer que les exigences du site sont respectées.
• Soutenir l'intégration et le départ des membres de l'équipe ; tenir à jour les dossiers du personnel et aider à organiser les formations.
• Utiliser les outils du projet (par exemple, Procore, SharePoint, Excel) pour gérer les données, suivre les indicateurs et résoudre les problèmes système de base.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, coordonner les besoins en équipement et aider à la signalisation du site et à la planification des événements.

Qualifications

• Au moins 2 ans d'expérience dans des fonctions administratives ou de coordination de projets, de préférence dans le secteur de la construction ou dans des secteurs connexes.
• Être éligible et à l'aise pour obtenir une habilitation de sécurité de niveau III (Secret).
• Solides compétences organisationnelles, capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement dynamique.
• Expérience dans les domaines de l'approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et des approvisionnements, et de l'aide à la planification d'événements.
• Maîtrise de Microsoft Office et connaissance des outils de gestion de projet tels que Procore et SharePoint.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ; souci du détail et solides compétences en matière de tenue de dossiers.
• Compréhension de base des processus de facturation, de suivi des dépenses et de gestion du temps.
• La connaissance de la documentation et de la conformité en matière de sécurité est un atout.
• Capacité à travailler de manière indépendante et collaborative, avec professionnalisme dans le traitement des informations sensibles.
• Une expérience dans le soutien du personnel de terrain et de bureau est préférable.