Intake Coordinator

Contract: 9 months

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 65,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an organized and detail-oriented team player skilled at receiving, processing and triaging incoming information related to professional regulation matters. This position will also be communicating with impacted parties, advising on the statutory authority of the College, following-up to obtain clarification and assisting in identifying risk.

Reporting to the Manager, Intake and Resolutions, the key areas of responsibility are to:

• Receive, process and triage incoming information related to RECEs.
• Review information in accordance with Unit protocols. Identify risk, situations requiring the attention of the Manager to consider interim actions, and matters for file closure at intake.
• Follow-up with employers, complainants, the Ministry of Education, Police, Childrens Aid Societies, courts and other parties to obtain necessary information.
• Prepare a clear and concise summary of the initiating documents for the Managers review and consideration.
• Draft required correspondence and notifications.
• Address inquiries involving professional regulation matters from various parties.
• Perform case management activities including: opening and closing files, managing receipt of case documents, creating and organizing electronic files, updating the case management system and preparing reporting on trends and emerging issues.
• Receive, process, triage and collect information related to unauthorized practice.

Qualifications

• 2-year college diploma.
• 1-3 years experience performing similar duties, ideally in a regulatory environment.
• Knowledge of theEarly Childhood Educators Act, 2007, the Ontario childcare system and/or education.
• Flexibility to work well independently and in a team in an environment with changing priorities.
• Written communication skills to prepare detailed and accurate case summaries and documentation.
• Listening, verbal communication and relationship building skills to communicate with a variety of parties to collect and provide information related to professional regulation matters.
• Resilience, tact and diplomacy to communicate with individuals on sensitive matters in a respectful and culturally appropriate manner.
• Professional judgment to ensure that information disclosed is appropriate and to maintain neutrality towards all cases/ issues encountered in the role.
• Time management and attention to detail to prepare accurate summaries of case files and ensure that all disclosure/case documentation is completed within required timelines.
• Demonstrated experience with Microsoft Office Suite and Adobe Acrobat.

The College encourages applications from members of underrepresented and equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote-first work environment, and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume by June 30, 2025.We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

Submit your resume here: Website

French version to follow below.

Coordonnateur(trice) de rception

Contrat de neuf mois

Conformment la Loi de 2007 sur les ducatrices et les ducateurs de la petite enfance, lOrdre des ducatrices et des ducateurs de la petite enfance (lOrdre) appuie la prestation de services dapprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualit en rglementant plus de 65000membres de la profession dans lintrt du public. Nous sommes lun des plus grands organismes dautorglementation en Ontario, et la diversit de nos membres - et de nos employs - reflte celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers lantiracisme guide notre faon de travailler et fait partie intgrante de la culture de lOrdre, qui poursuit sa mission de crer et de consolider un milieu de travail favorisant linclusion et lappartenance.

Nous sommes la recherche d'un collaborateur* rigoureux, capable de recevoir, de traiter et de trier l'information reue relative aux questions de rglementation professionnelle. Le titulaire de ce poste communiquera galement avec les parties concernes, les conseillera sur le pouvoir statutaire de lOrdre, effectuera un suivi pour obtenir des prcisions et les aidera cerner les risques.

Relevant du/de la chef, Rception et rsolution des plaintes, le/la titulaire assumera titulaire du poste assumera les principales responsabilits suivantes :

• Recevoir, traiter et trier l'information reue concernant les EPEI.
• Examiner l'information conformment aux protocoles de l'unit. Dterminer les risques, les situations ncessitant l'attention du chef pour qu'il envisage des mesures provisoires, et traiter les questions relatives la fermeture du dossier au stade de la rception.
• Assurer le suivi auprs des employeurs, des plaignants, du ministre de l'ducation, de la police, des socits d'aide l'enfance, des tribunaux et des autres parties pour obtenir les renseignements ncessaires.
• Prparer un rsum clair et concis des documents initiaux aux fins d'examen et de considration par le chef dquipe.
• Rdiger la correspondance et les avis requis.
• Rpondre aux demandes de renseignements relatives aux dossiers de rglementation professionnelle provenant de diverses parties.
• Effectuer des activits de gestion des cas, notamment : ouvrir et fermer les dossiers, grer la rception des documents, crer et organiser des fichiers lectroniques, mettre jour le systme de gestion des cas et prparer des rapports sur les tendances et les nouveaux enjeux.
• Recevoir, traiter, trier et collecter des informations relatives lexercice non autoris de la profession.

Qualifications

• Diplme collgial de deux ans.
• De une deux annes dexprience dans des fonctions similaires, idalement dans le domaine rglementaire
• Connaissance de la Loi de 2007 sur les ducatrices et les ducateurs de la petite enfance et du systme de garde/ducatif de lOntario.
• Flexibilit pour bien travailler de faon autonome et en quipe dans un environnement aux priorits changeantes.
• Aptitudes la communication crite pour prparer des rsums de cas et des documents dtaills et exacts.
• Aptitudes l'coute, la communication orale, et comptences relationnelles pour communiquer avec diverses parties afin de recueillir et fournir des renseignements relatifs la rglementation professionnelle.
• Rsilience, tact et diplomatie pour communiquer avec les autres de manire respectueuse et culturellement approprie sur des questions dlicates.
• Jugement professionnel pour s'assurer que l'information divulgue est approprie et pour respecter la neutralit de tous les cas et enjeux traits dans l'exercice de ses fonctions.
• Gestion du temps et sens du dtail pour prparer des rsums prcis des dossiers et s'assurer que toute la documentation lappui est prte dans les dlais requis.
• Exprience confirme de la suite Microsoft Office et Adobe Acrobat.

LOrdre encourage les membres des groupes dignes d'quit prsenter leur candidature.

LOrdre sengage prendre des mesures dadaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail distance et une rmunration comptitive avec des avantages sociaux.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web avant le 30 juin 2025.Nous remercions tous les candidats de leur intrt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois quavec ceux ayant t retenus pour une entrevue.

*Remarque : Dans ce texte, le masculin gnrique englobe tous les genres.