L'assistant(e) de direction fournira un soutien administratif de haut niveau aux dirigeants, en veillant à ce que leurs activités quotidiennes se déroulent de manière harmonieuse et efficace. Cette fonction implique la gestion d'agendas complexes, la coordination des déplacements, le traitement d'informations confidentielles et le soutien à la coordination de projets départementaux. Le candidat idéal est très organisé, proactif et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution.

Principales responsabilités :

• Soutien aux cadres : Fournir une assistance directe aux cadres en gérant leur agenda, en programmant des réunions et en coordonnant l'organisation des voyages nationaux et internationaux. Faire preuve de discrétion en gérant le temps des cadres et en hiérarchisant les tâches.
• Gestion des calendriers et des réunions : Organiser et maintenir l'emploi du temps des cadres, en veillant à une gestion optimale du temps. Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et distribuer les documents de réunion. Assister aux réunions selon les besoins, prendre des notes et rédiger les procès-verbaux.
• Coordination des voyages : Coordonner tous les aspects des voyages des cadres, y compris les vols, l'hébergement, le transport et la gestion des itinéraires. Veiller à ce que tous les arrangements soient efficaces et rentables.
• Coordination de projets : Participer à la gestion de projets départementaux, en veillant à ce que les délais soient respectés et les tâches accomplies. Contrôler les progrès, communiquer avec les parties prenantes et fournir des mises à jour si nécessaire.
• Gestion des documents : Préparer et rapprocher les notes de frais, rassembler les documents nécessaires à l'établissement des rapports financiers, etc.
• Confidentialité et discrétion : Protéger les informations sensibles et confidentielles liées aux activités de la direction et aux opérations de l'organisation.
• Collaboration et soutien à l'équipe : Assurer la liaison avec les autres départements et le personnel afin de garantir une coordination sans faille des activités. Participer à des projets interdépartementaux et soutenir d'autres cadres si nécessaire.
• Projets spéciaux : Aider à la préparation de présentations, de rapports et de feuilles de calcul financières. Diriger ou soutenir des projets spéciaux selon les besoins, en contribuant au succès global de l'organisation.
• Coordination d'événements : Organiser et participer aux événements de l'entreprise, y compris les activités de renforcement de l'esprit d'équipe, les assemblées générales et les événements externes à l'entreprise tels que les conférences, les séminaires ou les rencontres sociales.
• Gestion de la communication : Dans certains cas, trier le courrier entrant. Répondre en temps utile aux communications internes et externes.

Responsabilités et outils :1. Maîtrise des logiciels de bureautique

• Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Capacité à créer, modifier et mettre en forme des documents professionnels, des feuilles de calcul et des présentations.
  • Solides compétences organisationnelles à l'aide d'outils tels qu'Excel pour le suivi et la programmation de projets.
  • Gestion et organisation efficaces de la communication par courrier électronique à l'aide d'Outlook.

2. Outils de calendrier et de programmation

• Calendrier Outlook
  • Gestion de calendriers complexes pour les cadres, coordination de réunions et programmation d'événements.
  • Compréhension de la gestion des fuseaux horaires et de la programmation sur différentes plates-formes.

3. Outils de collaboration

• Microsoft Teams
  • A l'aise avec les plateformes de chat, de vidéo et de communication vocale pour faciliter les réunions à distance, la communication d'équipe et la collaboration.

4. Systèmes de gestion de documents

• SharePoint, Google Drive, Dropbox, OneDrive
  • Connaissance des plateformes de stockage en nuage et de partage de documents pour l'organisation et la gestion des fichiers et des données.
  • Maintien de l'intégrité des documents et contrôle des versions.

5. Logiciel de gestion de projet

• Monday.com ou Procor
  • Coordonner et suivre les projets, les échéances et les tâches à l'aide d'outils de gestion de projet.
  • Collaborer avec les équipes pour s'assurer que les échéances et les produits livrables sont respectés.

6. Logiciel de gestion de la relation client (CRM)

• Salesforce
  • Expérience des outils de gestion de la relation client (CRM) pour soutenir le suivi et la gestion des relations avec les clients ou les partenaires, ainsi que le suivi des cadres.

7. Logiciel de gestion des dépenses

• CONCUR et le futur Mobilexpense (MXP)
  • Gestion et traitement des dépenses, remboursements et suivi du budget pour les cadres.

8. Plateformes de réunions virtuelles

• Microsoft Team
  • Mise en place et gestion de réunions virtuelles et de webinaires, y compris la gestion de la logistique telle que les invitations, le matériel et le dépannage technique.

9. Outils de conception graphique de base

• Canva, Powerpoint
  • Conception de matériel de marketing ou de présentation de base, d'invitations à des événements ou de documents internes.

10. Sensibilisation à la sécurité

• Familiarité avec les VPN, l'authentification à deux facteurs (2FA) et les protocoles de sécurité des données
  • Assurer la confidentialité et la sécurité dans la gestion des informations sensibles de l'entreprise et des clients.

11. Logiciel de gestion des voyages

• Egencia
  • Réserver et gérer les arrangements de voyage (vols, hébergement, location de voiture) tout en maintenant un bon rapport coût-efficacité.

12. Compétences de base en matière de dépannage informatique

• Familiarité avec le dépannage de base des logiciels de bureautique, du matériel informatique et des outils numériques.
  • Capacité à aider à résoudre des problèmes informatiques mineurs ou à faire remonter l'information si nécessaire.

Qualifications :

• Expérience confirmée en tant qu'assistant de direction ou dans une fonction administrative similaire.
• Solides capacités d'organisation et d'exécution de tâches multiples.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite que verbale.
• Grande maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office Suite).
• Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de discrétion dans tous les domaines.
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe dans un environnement dynamique.
• Flexibilité et capacité d'adaptation pour faire face à des priorités changeantes et à de nouvelles responsabilités
• Un diplôme de fin d'études secondaires est requis ; une licence ou une expérience équivalente est préférable.
• Avoir une excellente attitude « CAN-DO » pour apprendre et évoluer dans le rôle.

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