Title: Assistant, Volunteer Services (Summer Employment Program for Students)

Reports To: Manager, Volunteer Services & Accreditation

Anticipated Start Date: May 26, 2025

Contract End Date: August 29, 2025

Working with a Canada Games Host Society will be one of the most exciting, rewarding and exhilarating times of your career. A role with the St. Johns 2025 Canada Games will provide all that in a collaborative team environment. In a place like no other, St. Johns will host a Canada Games like no other. Join us.

Overview of the Position

The Assistant, Volunteer Services will provide project and day-to-day operational support for various volunteer services and administrative initiatives for the St. Johns 2025 Canada Games.

This project is funded by the Summer Employment Program for Students (SEPS). To be eligible for this job, you must be:

• Entering or returning to post-secondary training in the upcoming academic year, or currently enrolled in high school Level I, II or III or moving from the intermediate level (Gr. 9) to Level I in September 2025, and;
• Legally entitled to work in Canada.

Key Responsibilities

This role will be responsible for, but not limited to:

• Supporting the Volunteer Services Team as required with the screening and scheduling of volunteers and other related tasks;
• Providing administrative support as needed to members of the Finance, People, and Administration Team;
• Supporting the department in file maintenance, evaluation and report development;
• Being a fully engaged team member with a goal of positive and healthy relationships in the workplace
• Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the St. Johns 2025 Canada Games, and;
• Fulfilling all other duties as reasonably required.

Qualifications

• Proficiency in working with large spreadsheets and/or databases with varying complexities;
• Strong writing and editing skills and attention to detail;
• Creative, results-oriented, able to deliver on deadlines and deliverables;
• Experience with Googles G Suite programs (e.g. Gmail, Docs, Slides, Forms, Calendar, etc.).

Other

• Bilingualism (English and French) is an asset.

Conditions of Employment

• Office hours are 40 hours per week;
• Royal Newfoundland Constabulary (RNC) Certificate of Conduct and Vulnerable Sector Check are required for all positions.

Applying for this Position

Apply online by 4:00 p.m. NT, Wednesday, May 14, 2025. Please note only applications submitted through our careers page will be considered.

The St. Johns 2025 Canada Games is committed to employing a qualified workforce, reflecting the belief that diversity and inclusion contribute to a better workplace and skilled team.

Applicants have the right to request an accommodation during the recruitment phase and if invited to progress to an assessment or interview.

We thank all who apply. However, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. No phone calls or emails, please. For more information about the Canada Games, please refer to https://www.canadagames.ca.

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Titre: Assistant(e), Services des bnvoles (Programme demploi dt pour tudiants et lves)

Suprieur immdiat: Gestionnaire, Services aux bnvoles

Date dentre en fonction prvue: le 26 mai 2025

Date de fin de contrat: le 29 aot 2025

Travailler avec la Socit htesse des Jeux du Canada sera parmi vos expriences professionnelles les plus palpitantes, gratifiantes et exaltantes. Un emploi aux Jeux dt du Canada2025 St. Johns cest tout a, dans un environnement ax sur la collaboration. St. Johns est une ville pas comme les autres; attendez-vous des Jeux pas comme les autres. Rejoignez-nous!

Aperu du poste

L'assistant(e) des services de bnvolat fournira un soutien oprationnel quotidien pour divers services de bnvolat et initiatives administratives pour les Jeux du Canada de 2025 St Johns.

Ce projet est financ par le Programme demploi dt pour tudiants et lves. Pour tre ligible cet emploi, vous devez tre :

• entamer ou reprendre une formation postsecondaire au cours de la prochaine anne scolaire, ou tre actuellement inscrit(e) l'cole secondaire - niveau I, II ou III ou passer du niveau intermdiaire (9e anne) au niveau I en septembre 2025, et ;
• tre lgalement autoris(e) travailler au Canada.

Principales responsabilits

Vos responsabilits seront notamment les suivantes:

• Soutenir l'quipe du service des bnvoles, le cas chant, dans la slection et la programmation des bnvoles ainsi que dans d'autres tches connexes ;
• Fournir un soutien administratif, selon les besoins, aux membres de l'quipe charge des finances, du personnel et de l'administration ;
• Soutenir le dpartement dans la tenue des dossiers, l'valuation et l'laboration des rapports ;
• Travailler en quipe en vue dentretenir des relations professionnelles saines et positives.
• Exercer ses fonctions conformment la mission, la vision et aux valeurs des Jeux dt du Canada2025.
• Effectuer dautres tches selon les besoins raisonnables.

Exigences

• Aptitude travailler avec de grandes feuilles de calcul et/ou des bases de donnes plus ou moins complexes ;
• Solides comptences en matire de rdaction et d'dition et souci du dtail ;
• Crativit, approche axe sur les rsultats et capacit respecter des dlais.
• Exprience des programmes de la G Suite de Google (Gmail, Docs, Slides, Agenda, etc.), un atout.

Autre

• Bilinguisme (anglais et franais) loral et lcrit, un atout.
• Disposition travailler les soirs, la fin de semaine et les jours fris.

Conditions demploi

• Les heures de bureau sont de 40 heures par semaine ;
• Le certificat de conduite de la Royal Newfoundland Constabulary (RNC) et la vrification du secteur vulnrable sont exigs pour tous les postes.

Remarque sur le recrutement

Postulez en ligne avant 16 h (HNT) mercredi le 14 mai 2025. Nous nvaluerons aucune candidature soumise dune autre faon.

La Socit htesse des Jeux dt du Canada2025 entend employer une quipe qualifie, qui reflte lide selon laquelle la diversit et linclusion mnent au recrutement de personnes comptentes qui volueront dans un milieu de travail harmonieux.

Les candidates et candidats ont le droit de demander une mesure daccommodement ltape du recrutement et, le cas chant, au moment de leur valuation ou de leur entrevue.

Nous remercions tous ceux et celles qui postuleront. Cependant, nous ne communiquerons quavec les personnes retenues pour la prochaine tape du processus de recrutement. Veuillez ne pas nous appeler ou nous crire par courriel. Pour en savoir plus propos des Jeux du Canada: https://www.canadagames.ca.

Remarque importante

La Socit htesse se rserve le droit de modifier, de mettre jour ou de retirer cette description de poste tout moment. Le prsent document a pour objectif de fournir un aperu des responsabilits et des exigences associes au poste.