Responsable des inscriptions OU Coordonnateur /Coordonnatrice des inscriptions – Expérience client et design

Bilingue Français/Anglais

FONCTIONS ESSENTIELLES:

Client:

• Comprendre les intérêts, les défis, les attentes et les priorités des clients/participants
• Respecter les politiques de Creative Group en ce qui concerne l'établissement de relations adéquates et professionnels avec les clients et les participants.
• Participer et prodiguer des conseils lors des réunions de présentation du client et collaborer avec le gestionnaire de programme et le gestionnaire de projet en technologie événementielle afin de traduire les besoins spécifiques du client quant aux exigences liées au processus d'inscription.
• Participe activement aux appels de planification avec les clients en contribuant aux discussions sur l'inscription.

Processus d'inscription : 

• Gérer la base de données du système d'inscription afin de maintenir l'intégrité des données
• Produire et tenir à jour des rapports selon les besoins, en comprenant la façon dont ces données affectent la réalisation du programme.
• Collaborer étroitement avec le gestionnaire de programme et d'autres membres de l'équipe interne pour s'assurer que les données sont continuellement alignées sur les besoins du programme.
• Travaille en partenariat avec les services internes afin de fournir tous les élément requis pour la création du site d'inscription et l'émission des billets d'avion.
• Travaille en partenariat avec le gestionnaire de programme afin de préparer des documents personnalisés sur la base des données d'inscription.
• Lorsque le responsable des inscriptions est appelé à accompagner un groupe en déplacement, s'assurer que l'expérience des participants soit positive.
• Interagir directement avec les participants sur les questions relatives au programme, en s'assurant que chaque participant bénéficie d'une expérience positive.
• Agir en tant que contact principal pour les besoins en chambres d'hôtel et gérer tous les aspects du bloc de chambres d'hôtel, y compris les délais de réduction du bloc de chambre, les demandes spéciales, etc.
• Établir des échéanciers incluant les tâches reliées à l'inscription en collaboration avec le gestionnaire de programme.
• Veiller à la qualité, à la synchronisation et à la livraison dans les délais de tous les produits livrables du programme.

Gestion financière:

• Est capable d'interpréter et de gérer les clauses contractuelles portant sur les conditions du programme (transport, attrition, activités, etc.).
• Travaille en tandem avec le gestionnaire de programme sur la gestion du budget et le champ d'application des inscriptions.
• Réconcilie la portion de la facture finale de l'hôtel portant sur les réservations de chambre et toute autre facture de fournisseur avec lequel le responsable travaille directement.
• En mesure de bien comprendre la relation entre les heures de travail et la rentabilité du programme.

Leadership:

• Est un partenaire recherché qui est en mesure d'instaurer un climat de confiance avec les clients, les participants, l'équipe interne et les partenaires externes.
• Dirige les équipes d'inscription à l'interne.
• Dirige, guide et consulte les partenaires internes sur les discussions relatives à l'inscription.
• S'efforce de développer des processus efficaces.
• Établit de solides relations de travail avec les membres des équipes interne et externe.
• Est à la recherche d'opportunités de croissance et de développement.
• Facilite l'intégration, le cas échéant, des nouveaux employés afin de s'assurer que les procédures de fonctionnement sont respectées.
• Sollicite de la rétroaction, intègre les commentaires et agit dans un esprit de développement personnel continu.
• Recueille, partage et applique les apprentissages tirés de ses expériences dans une optique d'amélioration continue des processus.
• Peut s'adapter et travailler avec succès avec n'importe quel client, partenaire et programme

Conditions De Travail

• Capacité et volonté de travailler des jours prolongés et éventuellement des week-ends
• Accessibilité pendant les heures de bureau
• Utilisation fréquente d'un ordinateur et d'autres équipements de bureau
• Capacité à soulever des charges de 20 livres.
• Poste en position assise, debout et avec déplacements fréquents
• Capacité à voyager au besoin

Effectue toutes autres tâches qui lui sont confiées.

EXIGENCES MINIMALES / QUALIFICATIONS :

• Un diplôme universitaire en gestion hôtelière, en administration ou dans un domaine connexe; une combinaison de formation et d'expérience est requise.
• Un minimum de deux ans d'expérience dans la gestion de données/le service à la clientèle est requis, ou une expérience comparable.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, One Drive, Zoom et d'autres outils de collaboration
• Maîtrise des outils de gestion de bases de données
• Bilingue français et anglais requis

CRITÈRES D'EMBAUCHE NON NÉGOCIABLES:

• Adopte un comportement qui reflète la vision et les valeurs de notre organisation.
• Possède d'excellentes compétences interpersonnelles afin de travailler de manière transversale, développe des relations de qualité avec les clients internes et externes, fournit un service à la clientèle de qualité supérieure basé sur un esprit de collaboration et aide à la formation d'autres employés.
• Adopte une approche positive et axée sur la recherche de solutions, fait preuve de souplesse et d'ouverture au changement afin de s'adapter aux clients, aux partenaires et aux autres membres de l'équipe.
• Possède une bonne connaissance de soi qui permet de comprendre ses points forts et ce qui doit être amélioré, ainsi que l'impact de son comportement et de ses paroles sur les autres.
• Est capable de travailler de manière autonome, tout en s'épanouissant dans un environnement d'équipe.
• Possède de solides compétences en communication orale et écrite pour transmettre et exprimer ses idées et pour rédiger des courriels professionnels.
• Est organisé de manière à pouvoir travailler simultanément plusieurs projets et tâches, dans différentes phases, tout en respectant les délais et en établissant des priorités. .
• Possède un esprit analytique afin d'accroître et d'améliorer l'efficacité des processus.
• Prend des initiatives, fait preuve d'ingéniosité et est capable de travailler de façon autonome avec les clients.
• Fait preuve d'une écoute active et perspicace afin d'identifier les besoins des participants.
• Respecte la confidentialité des clients

Les déclarations ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par les personnes affectées à cet emploi. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive de toutes les tâches et responsabilités associées à ce poste. Comme pour tous les postes, les responsabilités et les tâches de ce poste peuvent changer. L'entreprise peut, à sa discrétion, modifier cette description de poste à tout moment, avec ou sans préavis.

Creative Group est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et qui s'engage à diversifier sa main-d'œuvre. Il offre des opportunités d'emploi égales à tous les employés et candidats à l'emploi, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité sexuelle, d'origine nationale, d'âge, d'orientation sexuelle, de statut matrimonial ou de partenariat civil, de grossesse, de handicap, d'ancien combattant ou d'hérédité. Outre les exigences de la loi fédérale, Creative Group se conforme aux lois locales et d'État régissant la non-discrimination en matière d'emploi dans tous les lieux où la société possède des installations. une société de Direct Travel