Coordonnateur(trice), Groupes

Le Coordonnateur, Groupes ou la Coordonnatrice, Groupes est responsable de la coordination de toutes les activités afférentes aux prises de réservations de groupe et participe à l’exécution des tâches quotidiennes.

• Appliquer toutes les procédures aux réservations de groupe et aux activités y étant reliées;
• Préparer et assurer le suivi des soumissions de groupe et réaliser les réservations de groupes;
• S’assurer de répondre aux besoins évolutifs et de les communiquer. S’assurer que les échéances sont respectées au cours du processus, de la soumission originale à la réservation finale, y compris le processus de paiement aux comptes créditeurs et débiteurs;
• Effectuer la liaison entre les différents départements impliqués dans le processus de réservation;
• Communiquer les changements d’horaire aux clients : aviser de tout changement dans la partie aérienne ou terrestre qui concernerait leurs réservations;
• Gérer tous les dossiers préenregistrement de groupes une fois le produit créé dans le système;
• Préparer et envoyer les ententes ou contrats de groupe aux agences de voyages;
• Transmettre toutes les demandes spéciales et tous les documents spéciaux aux intervenants appropriés;
• S’assurer que la documentation appropriée est transmise aux agences de voyages;
• Préparer et soumettre les rapports demandés à la direction et aux fournisseurs;
• Promouvoir les services de Vacances Air Canada auprès des agences de voyages;
• Fournir des détails et de l’information justes concernant les produits de groupe aux les agents de voyages;
• Maintenir à jour les connaissances sur les produits de groupe, sur les procédures et politiques de réservation ainsi que de s’assurer de leur exactitude;
• Fournir et maintenir un haut niveau de service à la clientèle et de professionnalisme au téléphone et avec le public;
• Les responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas nécessairement complètes. Effectuer d’autres tâches confiées par le ou la gestionnaire.

Qualifications et compétences requises :

• Diplôme collégial en tourisme;
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps;
• Capacité à établir des priorités et à résoudre des problèmes;
• Fortes compétences en vente et en communication combinées au sens de l’initiative, à la flexibilité et au bon jugement;
• Être à l’aise avec Excel et Word, un atout;
• Bonne connaissance de la gamme de produits de Vacances Air Canada;
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit et ce dans les deux langues officielles (anglais et français);
• Capacité à travailler sur rotation.

Exigences linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues, afin d’offrir un service de qualité dans la langue de préférence du client.