ADJOINT(E) DE DIRECTON

Relève de : Chef de l'exploitation

Lieu : Montréal, QC

Sous la supervision du Chef de l'exploitation, l'adjoint(e) de direction assistera et soutiendra de manière proactive les activités administratives quotidiennes de l'équipe de direction de Devmont. La personne que nous recherchons possède de solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et linguistiques, ainsi qu'une attitude positive et professionnelle.

RESPONSABILITÉS

Gestion du calendrier et des rendez-vous

• Planifier et coordonner des rendez-vous, des réunions (sur site et hors site) et des évènements des membres de la direction
• Envoyer des convocations et des rappels
• Gestion des agendas et des déplacements

Préparation et suivi des documents

• Coordonner les documents à signer
• Rédiger des courriels, lettres et rapports
• Effectuer le classement, la numérisation et la gestion des documents administratifs

Tâches spécifiques pour les membres de la direction

• Traiter les notes de frais au nom du Président et du Chef de l'exploitation
• Payer les factures
• Suivi des budgets et des projets spéciaux

Autres

• Appuyer l'organisation logistique de projets spéciaux ou événements organisés par l'organisation (réservation de salles, traiteurs, etc.)

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Diplôme en secrétariat, administration ou tout autre diplôme équivalent.
• Au moins 5 ans d'expérience professionnelle en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) auprès de cadres supérieurs.
• Expérience dans le domaine de la construction souhaitée.
• Excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler avec des collègues, des partenaires et des parties prenantes à tous les niveaux.
• Solides compétences en matière d'organisation et de planification, avec des capacités à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais.
• Éthique de travail indépendante et proactive
• Esprit d'équipe dévoué avec un sens aigu de l'appropriation et des compétences en matière de suivi.
• Ponctualité et flexibilité.
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Bilingue à l'oral et à l'écrit: la personne assistera des membres anglophones de l'exécutif.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Un salaire compétitif.
• Un régime d'assurances collectives (médicale, optique, dentaire) ainsi que la télémédecine.
• 4 semaines de vacances.
• Programme de bien-être pour les employés.
• Possibilités de formation et soutien.
• Environnement de travail favorable et dynamique.
• Parking intérieur gratuit.
• Abonnement gratuit à une salle de sport sur place.

Rejoignez l'équipe Devmont!

Tous les candidats doivent faire preuve des valeurs de l'entreprise Devmont :

Travail d'équipe, Responsabilité, Orientation vers les résultats et acceptation de l'innovation et du changement.

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EXECUTIVE ASSISTANT (CONSTRUCTION)

Reporting to : COO

Location: Montreal, QC

Under the supervision of the COO, the Executive Assistant will proactively assist and support the daily administrative activities of our Executive team at Devmont. The person we are looking for has strong organization, interpersonal and linguistic skills, as well as a positive and professional attitude.

JOB RESPONSIBILITIES

Calendar and appointment management

• Plan and coordinate appointments, meetings (on-site and off-site) and manage events
• Send invitations and reminders
• Agendas and travel management

Document preparation and follow-up

• Coordinate documents for signature
• Draft e-mails, letters and reports
• Filing, scanning and managing administrative documents

Specific tasks for members of management

• Process expense reports on behalf of President, VP and COO
• Pay invoices
• Follow-up on budgets and special projects

Other duties

• Support the logistical organization of special projects or events organized by the organization (room reservations, caterers, etc.)

QUALIFICATIONS

• Diploma in Secretarial Studies, Administration or any other equivalent degree.
• At least 5 years of work experience as an Administrative Assistant supporting senior management.
• Experience in construction is preferred.
• Excellent interpersonal skills, with the ability to deal with colleagues, partners, and stakeholders at all levels.
• Strong organizational and planning skills with prioritizing and multi-tasking abilities to meet deadlines.
• Independent and proactive work ethic; dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills.
• Punctual and flexible.
• Solid Microsoft Office skills (Outlook, Word, Excel and PowerPoint).
• Bilingual spoken and written: The person will assist English speaking executive members

WHAT WE OFFER:

• Competitive salary.
• Group Insurance Plan (Medical, Vision, Dental) as well as Telemedicine.
• 4 weeks vacation.
• Employee Wellness Program.
• Training Opportunities and Support.
• Supportive and dynamic work environment.
• Free indoor parking.
• Free gym membership on-site.

Come join our team!

All candidates must demonstrate the Devmont Corporate Values :

Teamwork, Accountability, Results-focused and embracing Innovation and Change.