Investment Planning Counsel (IPC) is one of the fastest growing independent wealth management companies in Canada. We are a diverse group of people all driven towards one goal: helping advisors build a better business through a remarkable client experience. Each member of our team plays a specific role in meeting this objective.

The role of the Client Experience Specialist is to assist and support the Advisor and team with administration so that their time is best spent working directly with clients. The role of CES is to work closely with the team and create an experience for new and existing clients with a 'life planning' mindset that delivers peace of mind while encouraging clients to Live Their Dream.

What is the role of the Client Experience Specialist?

• Professionally respond to client inquiries via telephone, email, video conference and in person.
• Manage the office calendar, client appointments and events, participating and documenting key information where required. Coordinate and implement our comprehensive, pro-active, and highly personalized client experience.
• Prepare, in advance, all meeting documentation for client and prospect meetings for Advisor.
• Coordinate client account/trade instructions for creation and completion with instruction from Advisor.
• Ensure the accuracy of account/trade paperwork, financial plans, and follow up on account and transaction workflow and client meeting documentation.
• Optimize our CRM and software to fully support our business.
• Coordinate the client onboarding process ensuring our new clients have an exceptional experience.
• Work collaboratively and maintain excellent relationships with branch support staff, IPC Head Office and other key stakeholders (marketing, operations, compliance) to support best in class office and client management.
• Escalate all client matters in a timely manner, as warranted by the situation.
• Proactively seek ways to improve client service, new client onboarding, and operations and provides feedback to ensure all opportunities for business improvements are captured.

What are the preferred qualifications for a Client Experience Specialist?

• 2-5 years in an Administrative Assistant or Advisor support role, preferably in a financial advisory firm.
• Outstanding communication and interpersonal skills with the ability to communicate and work collaboratively with everyone.
• Exceptional organizational and time management skills with the ability to multi-task, prioritize and create and follow systems.
• Ability to provide a remarkable Client experience with the ability to anticipate client needs.
• Proficient in Microsoft Office365, Outlook, Excel, Word, Teams, and SharePoint as well as CRM software (Salesforce, UVC).
• Knowledge of Univeris, FundServ would be an asset.
• Basic insurance knowledge would be an asset.
• Completion of or working towards completion of the IFIC, CSC and/or CPH would be an asset.
• Post secondary diploma or degree in business, finance, economics, or other related discipline would be an asset.

What is #lifeatIPC?

• Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
• Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
• Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
• Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
• Awesome Leadership teams that know your name

If someone you know sounds like a great fit for this role, send them this job posting and encourage them to apply!

If you continue in the selection process, please notify us of any accommodations you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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Investment Planning Counsel (IPC) est l'une des entreprises indépendantes de gestion de patrimoine qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. Nous sommes des gens provenant de divers horizons, mais qui travaillent tous à un même objectif : aider des conseillers et des conseillères à bâtir leur entreprise grâce à une expérience client exceptionnelle.

En tant que spécialiste de l'expérience client, vous serez la personne clé qui harmonise l'ensemble des relations client, vous serez la première voix que les gens entendront lorsqu'ils téléphoneront, et la première personne qu'ils verront lorsqu'ils nous rendront visite. Les principales responsabilités comprennent le service à la clientèle, la coordination des rencontres avec les clients, l'examen et le suivi des communications et des documents destinés à la clientèle, le soutien administratif aux conseillers et conseillères et d'autres tâches qui pourront vous être assignées. Le candidat idéal sera un courtier agréé en fonds communs de placement, ou sera disposé à entreprendre les démarches pour satisfaire aux exigences de formation continue afin d'obtenir un permis.

Le candidat ou la candidate idéal(e) doit également posséder d'excellentes habiletés de communication, faire preuve d'empathie, être optimiste et accorder une grande importance au développement personnel et professionnel.

NOTRE ÉQUIPE GAGNANTE VOUS ATTEND!

Principales responsabilités de spécialiste de l'expérience client?

• Viser l'excellence dans chaque interaction pour fournir une expérience homogène aux clients actuels et potentiels.
• Organiser et gérer des rencontres et des événements conseiller(ère)-clients, y participer et fournir de l'information clé au besoin.
• Gérer toutes les demandes des clients avec les conseillers ou l'équipe conformément aux ententes sur les niveaux de service.
• Répondre aux demandes de renseignements des clients par téléphone, courriel, vidéoconférence ou en personne.
• Filtrer et acheminer les appels. Prendre efficacement les messages et les relayer dans les meilleurs délais aux personnes appropriées.
• Répondre aux demandes de renseignements, diffuser ou expliquer de l'information aux demandeurs et aux visiteurs internes et externes, selon les besoins.
• Contribuer à l'atteinte collective (équipe) des cibles préétablies en matière de rétention et de satisfaction de la clientèle, et de croissance pour IPC.
• Au besoin, assurer l'exactitude des documents relatifs aux comptes/opérations, des plans financiers et tous les documents relatifs aux rencontres avec les clients.
• Fournir une rétroaction continue à l'équipe pour s'assurer qu'on décèle et examine toutes les possibilités d'amélioration opérationnelle.

Quelles sont les qualifications souhaitables pour le poste de spécialiste de l'expérience client?

• Expérience professionnelle – Minimum de trois à cinq ans d'expérience dans un poste de conseiller(ère) ou de responsable du service à la clientèle dans une entreprise de services financiers. Expérience en assurance vie requise. Une expérience équivalente sera prise en considération.
• Exigences relatives à la formation et à la connaissance du secteur – Diplôme d'études postsecondaires ou diplôme en administration des affaires, en finance, en économie ou dans une discipline connexe. Avoir réussi ou suivre le cours donné par l'Institut des fonds d'investissement du Canada (IFIC), le Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM) et/ou le Cours relatif au Manuel sur les normes de conduite (Canadian Practitioners Handbook), constitue un atout. Le titulaire de ce poste devra offrir du soutien aux conseillers(ères) et à la clientèle sur les plateforme de courtier en fonds communs de placement.
• Relations – Être capable d'entretenir d'excellentes relations avec la clientèle, les conseillers et conseillères, le personnel de soutien des succursales, le personnel du siège social d'IPC et les autres intervenants clés.
• Communication – D'excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle sont requises. On s'attend à ce que le candidat ou la candidate soit en mesure de prévoir les besoins des clients et d'assurer les suivis dans les meilleurs délais.
• Compétences organisationnelles et gestion du temps – Le candidat ou la candidate doit être capable de gérer de multiples tâches à la fois et d'établir des priorités ainsi que se sentir à l'aise dans un dans un environnement de travail dynamique.
• Connaissances informatiques – Le candidat doit avoir une connaissance intermédiaire de Office365, d'Univeris, de Fundserv, d'UVC, d'iMost, de NetRep, du portail BNRI ou de Compass constitue un atout.

Ce qui vous attend à IPC (# lifeatIPC)

• Un soutien de premier ordre en matière de formation pour vous aider à réussir dans le rôle qui vous sera confié
• Des belles occasions de contribuer au bien-être de votre collectivité grâce à IPC Cares
• De formidables atouts : des avantages sociaux répondant à vos besoins, un régime de retraite, un régime d'achat d'actions, des rabais d'entreprise, des événements sociaux, un horaire de travail estival et de la convivialité
• De fabuleux programmes pour souligner votre réussite
• Des équipes de direction accessibles, qui prendront le temps de bien vous connaître

Si vous connaissez une personne à qui ce rôle conviendrait, faites-lui parvenir cet avis de poste à pourvoir et encouragez-la à postuler!

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous fournirez demeureront absolument confidentiels.

Job Types: Part-time, Permanent

Expected hours: 22.5 per week

Benefits:

• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Employee stock purchase plan
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Tuition reimbursement
• Vision care

Supplemental pay types:

• Bonus pay

Work Location: In person

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