Adecco est à la recherche d'un adjoint administratif de bureau permanent, temps plein pour notre client situé à Montréal.

L'adjoint administratif de bureau forme et supervise le personnel de la réception ainsi que les autres employés de soutien administratif. Il coordonne les relèves de la réception et collabore avec l'administration du bâtiment pour résoudre les problèmes d'entretien. Il gère les clés, coordonne les services, traite les factures et participe à diverses tâches de gestion administrative.

**Ce poste nécessite de répondre aux clients (ou collègues) francophones et anglophones, donc le bilinguisme est préférable.

Explorez cette opportunité professionnelle exceptionnelle et postulez dès aujourd'hui pour rejoindre notre équipe !

• Lieu: Montréal, QC

• Horaire : Lundi – vendredi | 8h00 – 17h00 ** Travail occasionnel en dehors des heures de travail pour soutenir les entrepreneurs sur place.

• Type de poste: Permanent | Temps plein

Tâches et responsabilités:

• Former et superviser le personnel de la réception et les autres employés de soutien administratif.

• Coordonner et, à l'occasion, assurer la relève de la réception pendant les pauses du personnel, les pauses déjeuner, les vacances et autres absences.

• Collaborer avec l'administration du bâtiment pour résoudre les problèmes d'entretien et d'installations (réglage de la température, éclairage, propreté, etc.).

• Porter et gérer les clés des bureaux fermés et d'autres zones.

• Effectuer des appels de service pour les imprimantes, les machines à eau, les machines à café, etc.

• Coordonner la relocalisation du mobilier, ainsi que les petits et grands déménagements.

• Demander des tickets de parking et des abonnements mensuels pour les directeurs et les vice-présidents ; fournir les informations de facturation au service de la paie.

• Obtenir des devis, des approbations et créer des bons de commande pour la papeterie et d'autres fournitures de bureau.

• Initier des demandes pour des projets de rénovation ou de construction et coordonner la prestation de services.

• Assister les entrepreneurs sur place en dehors des heures de travail afin de respecter les réglementations en matière de construction.

• Traiter les factures des fournisseurs, produire des rapports sur les dépenses et gérer les coûts.

• Expédier et suivre les documents, les colis et le matériel informatique. Confirmer les livraisons.

• Réceptionner, déballer et distribuer les fournitures, l'équipement et toute autre correspondance.

• Participer au processus d'intégration des nouveaux employés (envoyer des kits de bienvenue, du matériel, organiser des rencontres, etc.)

• En collaboration avec le service d'assistance, configurer et surveiller le système de contrôle d'accès (caméras de sécurité, lecteurs de cartes).

• Travailler en partenariat avec les RH pour développer et maintenir les politiques de bureau et les procédures d'urgence.

• Planifier les activités et les événements internes et externes (restauration, lieux, installation, divertissements, etc.)

• Participer à la préparation des réunions du conseil d'administration, notamment en ce qui concerne la préparation des salles et la sécurité.

• Identifier les possibilités d'amélioration des processus et de la gestion du bureau.

Exigences :

• Être autorisé à travailler et à résider au Canada.

• Excellentes compétences interpersonnelles ; esprit orienté vers le client.

• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

• Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes.

• Communication écrite et orale efficace.

• Capacité à travailler efficacement sous pression et à faire face aux changements et aux interruptions.

• Maîtrise de MS Office (Outlook, Word et Excel en particulier).

• Bilinguisme : français et anglais.

• Une formation de premier répondant est un atout.

• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'administrateur de bureau ou dans une fonction similaire

• Ce poste exige la maîtrise d'une langue autre que le français pour soutenir les clients, les employés ou les marchés situés à l'extérieur de la province de Québec ou nécessitant des services dans une langue autre que le français - principalement l'anglais.

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**Ce poste nécessite de répondre aux clients (ou collègues) francophones et anglophones, donc le bilinguisme est préférable.

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