Titre d'emploi à l'interne

Poste(s) à combler

Postuler avant

Principales fonctions

Description
Sous l'autorité du directeur du service, le technicien administratif collabore et assiste ce dernier dans son travail, le soutien dans l'organisation et le suivi des dossiers administratifs et effectue les divers travaux de secrétariat du service. À ce titre, il:

- reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques ainsi que le courrier du directeur et des cadres du Service des finances, joint les dossiers aux lettres qui demandent une réponse, traite les questions mineures en donnant divers renseignements concernant les activités du service et prend les messages s'il y a lieu;
- rédige différents textes, documents, rapports, procès-verbaux, mémos, listes et autres documents, les communiqués aux employés pour la paie, ainsi que toute la correspondance avec les citoyens en lien avec la taxation;
- prépare et achemine toute la documentation relative au comité finances, budget et développement économique et tient à jour son agenda et fixe les rendez-vous au besoin, assiste aux différentes réunions ou rencontres et rédige les comptes rendus;
- assure les suivis de contrôle budgétaire; prépare les demandes d'approvisionnement et les demandes d'émission de chèques aux fournisseurs du service;
- recueille, compile et vérifie diverses données et statistiques, prépare des rapports pour le service, suggère et présente au directeur des formulaires et procéduriers visant à améliorer l'efficacité du service;
- tient à jour les systèmes de classement nécessaires à l'opération et au bon fonctionnement de la direction du service, procède à l'archivage annuel des documents budgétaires ainsi que des documents relatifs aux partis politiques selon le calendrier de conservation;
- assure le suivi du calendrier des activités annuelles des partis politiques, prépare les documents pour approbation et fait le suivi de la correspondance;
- effectue la saisie des données lors de la préparation du budget de base et assure le soutien auprès des autres services sur le processus de préparation budgétaire en ce qui concerne les logiciels appropriés;
- procède à l'ouverture des profils usagers dans les logiciels appropriés pour les nouveaux employés et procède aux modifications de profils existants lorsque requis. Effectue de la recherche d'informations sur Internet pour des systèmes de gestion;
- reçoit et répond aux demandes d'information (copie d'états financiers, de budget, etc.) en provenance d'autres municipalités, des organismes, des citoyens et autres, reçues par l'intermédiaire du site Web;
- voit au respect du calendrier des activités annuelles de vérification comptable de fin d'année et voit à rassembler tous les documents pertinents à remettre aux vérificateurs;
- effectue le suivi de la facturation des régimes de retraite et fait la mise à jour des fichiers informatiques, suivi de la correspondance avec les différents intervenants des régimes de retraite;
- reçoit, achemine pour vérification et approbation et transmet toute documentation en relation avec la caisse canadienne de dépôt (CDS);
- répare les bilans finaux des contrats déclarés sur SEAO;
- procède aux demandes de transfert bancaire des fonds requis au paiement des réclamations à l'assurance responsabilité civile (BFL), effectue les demandes de paiements après avoir fait les vérifications d'usage aux dossiers et effectue la mise à jour des fichiers informatiques;
- donne du soutien aux employés lorsque requis, pour le classement, la mise sous enveloppe des comptes d'impôts fonciers, de T4, appariement, classement et distribution des chèques, etc.;
- fait le suivi des rapports à la direction générale dans la Docuthèque pour tous les services requérants;
- procède aux demandes pour les nouveaux terminaux auprès de Desjardins et s'assure que tous les liens informatiques sont faits;
- effectue la gestion et le suivi des factures à payer reçues, compile les données des caisses recettes dans un tableau servant à la conciliation bancaire et vérifie les dépôts de tous les services;
- met à jour, en continu, le cahier des charges pour le renouvellement du portefeuille d'assurances pour les protections en assurance de dommages, responsabilité civile et municipale et obtient les certificats d'assurances auprès des courtiers pour les différentes activités de la Ville;
- exécute du travail général de bureau, tel que : ouverture de dossiers, photocopies, classement, etc;

Pour tous les détails et pour postuler, consulter le site internet: blainville.ca/emplois

Lieu de travail

1000, Chemin du Plan-Bouchard
Blainville, Québec, J7C 3S9

#J-18808-Ljbffr