La candidate, le candidat :

Nous recherchons une personne organisée, responsable, minutieuse, ayant de l'entregent et de l'initiative tout en étant capable de se conformer aux règles de l'entreprise et ayant à cœur la bonne marche de l'entreprise.

La ou le candidat doit avoir une bonne connaissance en informatique et technologique et une maitrise avancée de l'outil Microsoft EXCEL et WORD.

Ses tâches seront principalement les suivantes :

Volet administratif :

• Responsable de la prise des appels, des rendez-vous;
• Communication avec les clients potentiels des divers services offerts par le bureau;
• Préparation des offres de services et suivi auprès des clients potentiels;
• Révision des feuilles de temps des employés du bureau;
• Préparation des factures mensuelles ;
• Suivi de la perception;
• Assistance aux tâches du chef comptable
• Soutien à l'équipe et au client en ce qui concerne les problèmes informatiques
• Achat de fournitures de bureau;
• Autres tâches connexes reliées au bon fonctionnement du bureau;

Volet coordination aux formations :

• Préparation des salles de cours en présentiel et sur ZOOM et du matériel requis à fournir aux participants;
• Communication avec les participants et s'assurer que le tout soit fonctionnel pour eux avant les formations;
• Mettre à jour les bases de données de Sage50 - fichiers d'exercices;
• Préparation de l'envoi des informations et documentations aux participants;

Volet marketing et communication :

• Apporter les modifications sur les sites internet de la société;
• Préparation et envoi des infolettres;
• Mettre à jour les informations sur nos divers réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook;
• Mettre à jour les données dans Google AdWords;
• Faire le suivi de la performance des sites web par Google Analytics et offrir un compte rendu à la direction;
• Optimisation du positionnement des site web dans les moteurs de recherche.

Volet informatique et technologie :

• Support à l'équipe lors de problème technique informatique;
• Communication avec nos fournisseurs TI;
• Responsable de la création de profile Windows;
• Responsable de tenir à jour la liste du matériel informatique;
• Offrir un support aux clients et à l'équipe sur l'utilisation du Portail virtuel et Sharepoint;

Volet Comptable :

• Tenir les livres comptables du bureau
• Préparation des paies
• Tenir les dossiers des employés

Exigences du poste :

• Bonne maîtrise du Français parlé et écrit

• Anglais langage des affaires : parlé et écrit

• Études: détenir un DEP au minimum (équivalent) dans le domaine de l'administration, secrétariat, marketing ou informatique

• 3 années et plus d'expériences dans un des domaines en lien avec le poste

• Connaissance avancé du logiciel Microsoft EXCEL

• Excellente connaissance des logiciels suivants : Word, Outlook, Power Point

• Bon sens de la gestion du temps et des priorités

• Être confortable à communiquer avec divers intervants

• Être orienté sur le service à la clientèle

  Être en mesure de travailler dans un environnement francophone, mais pouvoir discuter en anglais tout en étant confortable à écrire dans les deux langues.