Adjoint.e administratif.ve aux ventes

(English version below)

A Spice Affair, une entreprise fièrement canadienne et en pleine croissance dans le domaine des épices, est à la recherche d'un.e Adjoint.e administratif.ve aux ventes motivé.e pour soutenir son équipe des ventes!

Tu veux avoir un impact concret au sein d'une petite équipe dynamique (35 personnes)? Tu excelles dans un environnement multitâche, tu es reconnu.e pour ta rigueur, ton autonomie et ta rapidité d'exécution? Ce poste est pour toi!

Ton rôle

Tu joueras un rôle clé dans la coordination des activités administratives et dans la gestion des communications avec nos clients. Ton objectif : offrir un service exceptionnel, tout en soutenant activement les ventes à travers un suivi rigoureux des commandes, des données et des processus. Tu travailleras en étroite collaboration avec plusieurs départements (ventes, marketing, logistique, opérations) et tu devras démontrer une excellente gestion du temps et des priorités.

Tes responsabilités

• Gérer les demandes clients avec rapidité, courtoisie et professionnalisme (appels, courriels, messages web) ;
• Traiter les commandes clients (téléphone, courriel, web, EDI), vérifier la disponibilité, créer les factures et bons de commande, et assurer le suivi complet jusqu'à la livraison ;
• Préparer les soumissions pour les clients ;
• Participer à l'élaboration des coûts pour les nouveaux projets (produits, formats, initiatives spéciales, etc.) ;
• Coordonner les échanges, retours, rabais, étiquettes d'expédition et remboursements, au besoin ;
• Maintenir et organiser la base de données clients et prospects (entrées de données, historique des interactions, suivi des contacts, etc.) ;
• Veiller au bon fonctionnement des outils utilisés pour la gestion des demandes (ERP, plateforme web, CRM, etc.) ;
• Suivre et mettre à jour le calendrier des activités de développement de marché (promotions, lancements, EDLP, présentoirs, thématiques, etc.) ;
• Participer à la coordination des promotions circulaires, activités EDLP, concours, événements, salons, etc. ;
• Compiler et générer des rapports périodiques sur les performances de vente pour soutenir la prise de décision ;
• Gérer les listes de prix, fiches produits, créations de nouveaux produits et mises à jour dans le système ERP ;
• Collaborer avec d'autres départements pour assurer une exécution fluide et efficace des opérations de vente.

Ce qu'on recherche

• Formation en administration ou expérience équivalente ;
• Excellente capacité à travailler de manière autonome, gérer son temps et ses priorités ;
• Fortes aptitudes en communication écrite et orale, en français et en anglais ;
• Maîtrise d'Excel et des outils MS Office ;
• Esprit d'équipe, rigueur, sens du service client et souci du détail.

Ce qu'on t'offre

• Salaire compétitif et programme d'assurances ;
• Poste stimulant avec de vraies responsabilités ;
• Équipe loyale, mobilisée et passionnée ;
• Environnement en croissance où chaque contribution compte.

Sales Administrative Assistant

A Spice Affair, a proudly Canadian and fast-growing spice company, is looking for a driven and detail-oriented Sales Administrative Assistant to support our Sales team!

Are you looking to make a real impact within a tight-knit, dynamic team (35 people)? Do you thrive in a fast-paced environment, juggle multiple tasks with ease, and pride yourself on being organized, proactive, and service-driven? This role might be perfect for you!

Your Role

As the Administrative Coordinator, you'll be the central point of contact for customer service while also providing essential administrative and operational support to the Sales team. You'll handle orders, data, and communications quickly and efficiently, working across departments (sales, marketing, logistics, operations) and ensuring that no detail slips through the cracks. You'll be expected to self-manage, stay ahead of deadlines, and contribute to both customer satisfaction and internal coordination.

Key Responsibilities

• Respond to customer inquiries promptly and professionally (via phone, email, and website messages)
• Enter and manage customer orders (phone, email, website, EDI), check product availability, issue invoices and purchase orders, and ensure on-time delivery
• Prepare and send quotations to customers
• Create and manage the costing of new projects, formats, and special initiatives
• Handle returns and exchanges, including issuing shipping labels, discounts, and refunds when needed
• Maintain and organize the customer and prospect database (data entry, interaction history, contact management)
• Ensure the smooth use of tools and platforms (ERP, CRM, etc.) used for customer and order management
• Keep the market development calendar up to date (promotions, product launches, display installations, EDLP, themes, etc.)
• Coordinate EDLP activities, flyer promotions, contests, events, and tradeshows
• Generate regular sales performance reports to help identify trends and support strategic decisions
• Manage and update price lists, product files, and support product creation in ERP and across platforms
• Work closely with other departments to ensure seamless execution of all sales operations

What We're Looking For

• Degree in Administration or relevant experience
• Customer-focused with a strong ability to deliver excellent service
• Highly organized with strong time management and autonomy
• Excellent communication skills in both English and French (spoken and written)
• Strong Excel and MS Office skills
• Detail-oriented, resourceful, and a collaborative team player

What We Offer

• Competitive salary and insurance benefits
• A unique opportunity to shape a new role with real responsibility
• A loyal, passionate, and dedicated team
• A fast-growing and stimulating environment where your contribution truly matters