À propos de DS Avocats

(English message will follow)

DS Avocats est un cabinet juridique international reconnu pour son excellence et son engagement envers ses client(e)s. Avec plus de 400 professionnel(le)s répartis dans 28 bureaux à travers le monde, nous offrons une expertise unique en droit des affaires, fiscalité, litige et droit du travail. Nos bureaux canadiens situés à Québec, Montréal, Ottawa, Calgary et Vancouver reflètent notre engagement à offrir des solutions adaptées et une volonté de bâtir un environnement de travail collaboratif et inspirant.

Description

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjointe administrative expérimenté(e), dynamique et organisé(e) pour se joindre à notre bureau d'Ottawa. Le poste offre l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec deux avocats d'expérience, dans un environnement professionnel stimulant et enrichissant. La personne sélectionnée devra démontrer une excellente capacité à gérer des agendas complexes, à traiter un volume élevé de dossiers et à assurer un suivi rigoureux des différentes étapes des procédures.

Mode de travail

Ce poste offre un environnement hybride, combinant 3 jours au bureau et 2 jours de télétravail par semaine, pour vous permettre de bénéficier d'un équilibre optimal entre travail et vie personnelle.

Responsabilités principales

• Rédaction de lettres et de procédures, en veillant à la clarté, à la précision et à la conformité des documents.
• Suivi et gestion des rappels d'agenda, afin d'assurer une planification efficace et de prévenir tout retard dans le traitement des affaires.
• Ouverture et gestion des dossiers, en assurant le classement rigoureux des documents papier et électroniques, le suivi de l'évolution des affaires et l'organisation optimale des informations.
• Saisie de données dans les systèmes divers, tels que la facturation, les entrées de temps, les déboursés, et autres, pour garantir une gestion précise et efficace.
• Recherche de conflits d'intérêts lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, conformément à la procédure interne, afin de préserver l'intégrité juridique et éthique des affaires traitées.
• Préparation et gestion des comptes de dépenses, avec une attention particulière aux détails et à la conformité financière.
• Préparation et communication des factures aux clients, en assurant la transparence et la précision des informations financières.
• Contribution à d'autres tâches administratives en fonction des besoins des avocats du groupe litige, en veillant à soutenir efficacement le bon déroulement des affaires en cours.

Compétences clés

• Trois (3) ans ou plus d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administrative au sein d'un cabinet d'avocat ;
• Formation de secrétaire juridique (ou équivalent) ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (de préférence Office 365) ;
• Maîtrise des concepts de base liés à la gestion d'un cabinet juridique ;
• Maîtrise des logiciels Maître ou JurisEvolution ;
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. La nature bilingue de la clientèle ainsi que la localisation du cabinet exigent une aisance dans les deux langues;
• Reconnu pour votre discrétion ;
• Connaissance des mises à jour corporatives - un atout ;
• Sens des responsabilités et de l'organisation ;
• Grand souci du détail ;
• A l'aise avec la gestion des priorités et des échéances ;
• Orienté vers les solutions.

Ce que nous offrons

• Horaire flexible et mode hybride.
• Programme d'aide aux employés (PAE).
• Salaire concurrentiel.

Envoyez votre candidature à dès aujourd'hui !

Seules les personnes retenues seront contactées. Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt.

BILINGUAL ADMINISTRATIVE ASSISTANT - OTTAWA

About DS Lawyers

DS Lawyers is an international law firm recognized for its excellence and unwavering commitment to its clients. With more than 400 professionals in 28 offices around the world, we offer a unique blend of expertise in business law, tax, litigation, and labour law. Our Canadian offices, located in Québec City, Montréal, Ottawa, Calgary, and Vancouver, reflect our commitment to delivering tailored legal solutions and fostering a collaborative and inspiring work environment.

Description

We are looking for an experienced, dynamic, and organized Administrative assistant to join our Ottawa office. This position offers the opportunity to work closely with two experienced lawyers in a stimulating and rewarding professional environment. The ideal candidate will demonstrate strong skills in managing complex calendars, handling a high volume of files, and ensuring rigorous follow-up throughout the various stages of legal proceedings.

Work Arrangement

This is a hybrid position offering 3 days in-office and 2 days of remote work per week, providing an optimal balance between work and personal life.

Key Responsibilities

• Drafting legal letters and procedural documents, ensuring clarity, accuracy, and compliance with legal requirements.
• Monitoring and management of calendar reminders, to ensure effective planning and prevent any delays in the handling of cases.
• Opening and managing files, ensuring the rigorous filing of paper and electronic documents, monitoring the progress of cases and the optimal organization of information.
• Entering data into various systems, including invoicing, time entries, disbursements, and others, to ensure accurate and efficient management.
• Conducting conflict-of-interest research when opening a new file, in accordance with the internal procedure, to uphold legal and ethical integrity.
• Preparing and managing expense accounts with close attention to detail and financial compliance.
• Preparing and communicating invoices to clients, ensuring transparency and accuracy in financial records.
• Assisting with other administrative and legal tasks as needed to support the litigation team and contribute to the smooth handling of ongoing cases.

Key Qualifications

• Three (3) or more years of experience as a legal or administrative assistant in a law firm.
• Legal secretary or paralegal training (or equivalent).
• Proficiency in Microsoft Office suite (preferably Office 365).
• Mastery of basic concepts related to managing a legal practice in a firm.
• Proficiency with Maître or Juris Evolution software.
• Bilingualism in French and English, both spoken and written. The firm's location and clientele require working in both languages.
• Due regard to confidentiality and discretion.
• Knowledge of corporate updates - an asset.
• Sense of responsibility and organization.
• Great attention to detail.
• Comfortable with managing priorities and deadlines.
• Solution driven and self-motivated.

What We Offer

• Flexible schedule with a hybrid work model.
• Employee Assistance Program (EAP).
• Competitive salary.

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Only those selected for an interview will be contacted. We thank all applicants for their interest.