Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) des services internes et installations pour notre client, un très réputé cabinet d'avocats national.

Sous la responsabilité du directeur des services informatiques et des services internes, le spécialiste des services internes et des installations exécute une série de tâches administratives pour soutenir les services internes.

Votre rôle et responsabilités

• Veiller à ce que les locaux soient entretenus de manière à assurer un environnement de travail sécuritaire et efficace, incluant: l'entretien des locaux, du mobilier et de l'équipement général du bureau; les communications avec l'édifice relativement à la gestion des horaires des ascenseurs, de la climatisation et des autorisations de sécurité, le cas échéant; la planification et la coordination des livraisons et de l'installation de mobilier et d'équipements divers, le cas échéant.
• Coordonner et superviser la mise à œuvre de toutes les activités et contrats approuvés relativement à l'entretien des locaux, du mobilier et de l'équipement et, en cas de déficiences ou de problèmes, veiller à ce que les mesures appropriées soient prises pour les résoudre.
• Coordonner avec les fournisseurs, les entrepreneurs et l'immeuble la cueillette d'informations, l'obtention de propositions de prix, la planification de travaux, la supervision de petits projets de rénovation et effectuer les contrôles de qualité sur les travaux réalisés.
• Agir en tant que principale personne-ressource pour tous les problèmes liés aux services internes/locaux (courriel, EMS, téléphone, visites et appels d'urgence). Le titulaire du poste reçoit les demandes de service, détermine la réponse, et attribue un niveau de priorité à chaque demande. Au besoin, il assure le suivi auprès du demandeur et avise/consulte le directeur des services informatiques et des services internes.
• Coordonner avec l'immeuble afin de veiller à ce que la maintenance des locaux soit faite selon les standards établis et s'occuper de résoudre les problèmes soulevés ou remarqués à cet égard.
• Coordonner les besoins liés à l'arrivée et au départ des membres du cabinet, aux déménagements nécessaires et aux membres d'autres bureaux en visite. Le titulaire du poste prépare tout le matériel nécessaire pour l'arrivée des nouveaux membres : mobilier, fournitures, plaques nominatives, cartes professionnelles et carte d'accès.
• Coordonner le programme des mesures d'urgence pour le bureau de Montréal, y compris le recrutement de nouveaux membres des équipes médicales et d'évacuation, prévoir les séances de formation, commander l'équipement requis et assurer la liaison avec le représentant de la sécurité de l'immeuble.
• Coordonner les interventions de sécurité à l'occasion des tests d'alarme incendie et des fausses alarmes; réinitialiser les réglages après une alarme et tester le bouton de panique.
• Gérer le système de cartes d'accès
• Tenir à jour des registres précis et remettre les cartes d'accès aux membres du cabinet et aux visiteurs. Les cartes d'accès de visiteurs ou les cartes d'accès temporaires qui sont préparées et distribuées doivent faire l'objet d'un suivi afin de s'assurer que ces cartes d'accès temporaires sont retournées en temps opportun.
• Soutenir les activités quotidiennes des services internes et des installations. Le titulaire du poste assure le suivi de l'état d'avancement des demandes auprès des personnes concernées. Les demandes incluent l'installation et la réinstallation des salles de conférence et du mobilier pour des événements spéciaux, diverses demandes d'entretien et de réparations générales, les déménagements de bureaux, les demandes et les plaintes en matière de sécurité, les photocopieurs du bureau et leur bon fonctionnement.
• Assister les services internes (à savoir, traiter le courrier, assurer la gestion du comptoir de service, surveiller la boîte de réception de courriels du département et répondre aux appels téléphoniques, participer à la rotation des tâches, fournir une assistance administrative, assurer une couverture en cas d'absence, etc.).
• Participer aux inspections des locaux. Le titulaire du poste prépare les rapports d'inspection et assure le suivi de manière à ce que les éléments relevés soient rectifiés.
• Coordonner les commandes de papier, de toner et de fournitures de bureau.
• Examiner et vérifier l'exactitude des factures des fournisseurs, les faire correspondre aux documents de référence, les coder à des fins de paiement et les transmettre au directeur des services informatiques et des services internes pour approbation.
• Veiller à ce que toutes les aires d'entreposage (dans nos locaux et au P2) soient organisées de manière efficace. Le titulaire du poste veille à ce que l'inventaire des articles laissés au P2 soit tenu à jour.
• Coordonner l'installation des œuvres d'art du cabinet avec le fournisseur désigné et les membres du comité gérant les œuvres d'art.
• En tant que personne-ressource principale en matière d'installations, le titulaire du poste doit être disponible pour recevoir des appels de l'immeuble afin de résoudre des situations urgentes dans nos locaux en dehors des heures de bureau, ce qui peut exiger une présence sur place.
• Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins.

Exigences

• Posséder 2 à 5 ans d'expérience au sein des services internes ou du service de gestion d'installations d'une organisation,
• Solides aptitudes en matière d'organisation et souci du détail, et capacité à établir/gérer les priorités
• Capacité à soulever fréquemment des objets de 0 à 30 livres (jusqu'à 10 kg env.) et à l'occasion de 30 à 70 livres (de 10 à 30 kg env.)
• Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes
• Solides compétences en matière de rédaction, ainsi que de création de rapports et de documents de présentation
• Solides aptitudes en matière de communication verbale et d'écoute
• Capacité éprouvée en matière de proactivité et d'initiative
• Démontrer un niveau de service à la clientèle de haut niveau tout en affichant une attitude amicale et professionnelle
• Capacité à faire preuve de bon sens et de discrétion; une attention particulière aux demandes confidentielles est requise
• Compétences informatiques intermédiaires et maîtrise de MS Office et de SharePoint considérées comme un atout
• Capacité à piloter plusieurs tâches simultanément
• Autonomie, confiance, rigueur, dynamisme, empathie et entregent.
• Nous cherchons une personne qui partage les valeurs suivantes : le respect, l'excellence, l'éthique, la collaboration et le plaisir au travail.

Les avantages

• Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;
• Assurances collectives 100% défrayée par l'employeur
• Régime de retraite
• Vacances dès l'embauche (Pas d'année de référence)
• Compte santé
• Et beaucoup plus.

Le masculin est utilisé afin d'alléger le texte