Office & HR Assistant - Logix ITS

Logix ITS is an innovative technology conglomerate dedicated to addressing everyday safety and parking challenges. We are driven by our passion for saving lives, preventing speeding, and simplifying parking experiences. Since our inception in 1995, we have emerged as a leading manufacturer in traffic calming, parking guidance technology, and traffic safety data software. With a global presence, our offices are strategically located in the US, Canada, Mexico, and India.

At Logix ITS, our commitment to enhancing well-being extends not only to millions of drivers worldwide but also to our valued employees. We empower our team members to invest in their personal growth, knowledge, and skills.

We are looking for a reliable and detail-oriented Office & HR Assistant to support both administrative office functions and human resources activities. This role will involve assisting with executive support, office management, recruitment, onboarding, health and safety initiatives, and internal communications. The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, is highly organized, and excels at multitasking while maintaining confidentiality and professionalism.

Key Responsibilities:

Office

Executive and Manager Support:

• Coordinate travel arrangements for executive team and assist in expense report submission.
• Assist executive team and managers with setting up team meetings and off/on-site events.
• Assist with various tasks and ad hoc assignments as needed.

Office Administration:

• Greet guests at front door in a welcoming professional manner.
• Answer general phone line.
• Assist in organization, cleanliness & safety of office space, and coordinate moves, purchases and deliveries of office supplies and equipment.
• Manage office supplies & snacks.
• Coordinate office lunches or events as needed.
• Organize office operations and procedures such as information management, filing systems, requisition of supplies, and other clerical services.
• Finance document scanning.
• Postal duties, including handling in-office incoming and outgoing mail/packages, and mailing of product warranty documentation.
• Data entry, database clean-up & special projects for Human Resources and/or Finance.
• Oversee the handling and replenishment of petty cash in accordance with company procedures.
• Run general office errands as needed.

HR

Recruiting:

• Assist HR with preliminary recruitment tasks.

Onboarding:

• Assist with onboarding by preparing welcome packages, setting up workstations, and other onboarding tasks as needed.

Health & Safety Committee:

• Manage the Health & Safety Committee: coordinate inspections, training, update policies/procedures, report incidents, promote workplace safety and compliance, and other tasks as needed.
• Coordinate and run regular health and safety meetings.
• Manage fire/escape planning and drills.

Newsletter:

• Manage all aspects of the company newsletter, including meetings, content coordination, and editing.

Miscellaneous HR Tasks:

• Assist HR with maintaining and updating employee records.
• Assist HR with employee morale initiatives.
• Assist other departments with data auditing and editing as needed.
• Maintain strict confidentiality of employee information.
• Create/update company policies, procedures, and organizational charts as needed.
• Provide support to company committees by assisting with various tasks as needed.

Qualifications:

• 1+ years of admin/HR experience
• Post-secondary education in Human Resources, Business Administration, or a related field
• Bilingual in French and English, both written and spoken
• English communication skills are essential for this role as it involves frequent written and verbal interactions with the executive team & employees in both Canada & the United States, and as well as preparing documentation and reports in English.
• Friendly, engaging and active listener
• Proven ability to juggle multiple priorities
• Professional behavior
• Excellent attention to detail, organization, effective time management, and team collaboration skills
• Dependable, self-directed, and able to complete projects with limited supervision

Logix ITS is an equal opportunity employer, committed to fostering a dynamic and inclusive work environment for all employees.

Assistant(e) du Bureau et RH

Logix ITS est un groupe d'entreprises qui crée des technologies innovantes et des solutions pour aider à résoudre les défis quotidiens liés à la sécurité et au stationnement. Nous sommes passionnés par la prévention de la vitesse excessive, la sauvegarde des vies et la simplification de l'expérience de stationnement. Depuis 1995, nous sommes devenus un fabricant de premier plan en matière de ralentissement du trafic, de technologie de guidage au stationnement et de logiciels de données sur la sécurité routière. Nous avons des bureaux au Canada, aux États-Unis, au Mexique et en Inde.

Chez Logix ITS, nous contribuons à améliorer le bien-être de millions de personnes qui circulent sur les routes et se garent dans les parkings du monde entier. Notre passion pour l'amélioration du bien-être s'étend naturellement à la vie de chacun de nos employés, car nous les aidons à investir en eux-mêmes, dans leurs connaissances et dans leurs compétences.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Bureau et RH fiable et axé(e) sur les détails pour soutenir à la fois les fonctions administratives du bureau et les activités des ressources humaines. Ce rôle comprend le soutien aux cadres, la gestion du bureau, le recrutement, l'intégration des nouveaux employés, les initiatives en santé et sécurité, ainsi que les communications internes. Le ou la candidat(e) idéal(e) s'épanouit dans un environnement dynamique, fait preuve d'une grande organisation et excelle dans la gestion de multiples tâches tout en maintenant la confidentialité et le professionnalisme.

Responsabilités Principales:

Bureau

Soutien aux Cadres et aux Gestionnaires:

• Coordonner les arrangements de voyage de l'équipe de direction et aider à la soumission des rapports de dépenses.
• Aider les cadres et les gestionnaires à organiser des réunions d'équipe et des événements internes/externes.
• Appuyer diverses tâches et mandats ponctuels selon les besoins.

Administration du Bureau:

• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et chaleureuse.
• Répondre à la ligne téléphonique générale.
• Participer à l'organisation, à la propreté et à la sécurité du bureau, coordonner les déménagements, les achats et les livraisons de fournitures et d'équipement.
• Gérer les fournitures et les collations de bureau.
• Coordonner les repas ou événements au bureau, au besoin.
• Organiser les opérations et les procédures du bureau, notamment la gestion de l'information, les systèmes de classement, les demandes de fournitures et les autres services administratifs.
• Numériser des documents financiers.
• Effectuer les tâches postales, y compris le traitement du courrier/colis entrant et sortant, ainsi que l'envoi de documents de garantie de produits.
• Saisir des données, nettoyer les bases de données et participer à des projets spéciaux pour les RH et/ou les finances.
• Superviser la gestion et le réapprovisionnement de la petite caisse, conformément aux procédures de l'entreprise.
• Effectuer des courses générales au besoin.

Ressources Humaines

Recrutement:

• Appuyer les RH dans les tâches préliminaires de recrutement.

Intégration:

• Aider à l'intégration des nouveaux employés en préparant les trousses de bienvenue, en installant les postes de travail et en effectuant d'autres tâches connexes.

Comité de Santé et Sécurité:

• Gérer le comité de santé et sécurité: coordonner les inspections, les formations, mettre à jour les politiques et procédures, signaler les incidents, promouvoir la sécurité et la conformité au travail, et effectuer d'autres tâches connexes.
• Coordonner et animer les réunions régulières de santé et sécurité.
• Gérer les plans et exercices d'évacuation.

Bulletin Mensuelle:

• Gérer tous les aspects du bulletin interne de l'entreprise, y compris les réunions, la coordination du contenu et la révision.

Tâches RH Diverses:

• Aider les RH à maintenir et mettre à jour les dossiers des employés.
• Appuyer les initiatives visant à renforcer le moral des employés.
• Aider les autres départements à vérifier et à corriger les données, au besoin.
• Maintenir une stricte confidentialité des renseignements sur les employés.
• Créer ou mettre à jour les politiques, procédures et organigrammes de l'entreprise, selon les besoins.
• Appuyer les comités internes de l'entreprise dans diverses tâches.

Qualifications:

• Minimum 1 an d'expérience en administration/RH
• Études postsecondaires en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe
• Bilingue français et anglais, à l'oral comme à l'écrit
• La maîtrise de l'anglais est essentielle pour ce poste, car il implique des interactions fréquentes orales et écrites avec l'équipe de direction et les employés au Canada et aux États-Unis, ainsi que la préparation de documents et rapports en anglais.

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