Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l'humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.
Le CISSSMC, c'est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l'épanouissement de ses employés et 900 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d'une quarantaine d'installations, dont l'Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l'Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d'être un milieu d'apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l'Université de Sherbrooke et son lien d'affiliation avec l'Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l'emploi pour vous.
Le CISSSMC est à la recherche de candidat(e)s afin de pourvoir un remplacement de technicien(ne) en administration au sein de la Direction générale adjointe.

Horaire: Lundi au Vendredi de jour

Port d'attache: 3141 Taschereau

Salaire: Entre 27,07 et 36,14$ de l'heure

Présentiel requis pour ce remplacement

Libellé du titre d'emploi:
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution des travaux complexes à caractères administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction:
Personne qui assiste prioritairement la Présidente-directrice générale adjointe dans ses fonctions administratives.

Elle effectue la recherche d'informations relatives aux responsabilités de la présidence-direction générale adjointe.

Elle assure les suivis auprès des gestionnaires du CSSS pour toute question relavant de sa compétence.

Elle est responsable de l'organisation du secrétariat de la présidence-direction générale adjointe et de la distribution des tâches qui s'y rattachent.

Elle collabore à la gestion du personnel administratif, participe à la sélection du nouveau personnel, à leur orientation et à l'appréciation de leur contribution.

Elle classe les documents et assure la gestion de ces derniers.

De plus, elle exécute des travaux complexes à caractère administratif en procédant à la collecte et à l'analyse de données reliées aux différents mandats confiés.

Composantes et descriptions des fonctions:
Assistance administrative et activités spécifiques:
Collaborer à la planification, à l'organisation et à la coordination d'activités techniques et de support pour les comités dont la Présidente-directrice générale adjointe fait partie, telles que la détermination des priorités, l'élaboration d'échéanciers, la répartition des tâches, la collecte, l'analyse et la synthèse de données.

Recueillir, résumer et adapter des données à caractère administratif en soutien à la Présidente-directrice générale adjointe.

Assurer le suivi des relevés de paie et des rapports de déplacement du personnel relevant de la Présidente-directrice générale adjointe.

Collaborer à la planification et à l'organisation de comités et de réunions: préparer les convocations, les ordres du jours, les dossiers administratifs, effectuer les réservations et vérifier les besoins logistique.

Recueillir et compiler tous les documents nécessaires à ces comités.

Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux ainsi que les comptes rendus.

Agir à titre de conseillère-support administratif aux employés de sa direction.

Identifier les problèmes qui nuisent à la bonne marche de l'administration, en informe la Présidente-directrice générale adjointe et émet des recommandations.

Participer au développement et à l'implantation de nouvelles procédures administratives.

Rédiger, transcrire, adapter, concevoir, mettre en page et réviser divers documents, tableaux, rapports à partir de notes, à l'aide des logiciels appropriés (Word, Excel, PowerBI, OneNote, etc) et s'Assurer de la qualité de ceux-ci.

Préparer diverses présentations PowerPoint.

Organiser le travail en fonction des priorités et des échéanciers de réalisation.

Effectuer l'ensemble des activités de secrétariat (projet de résolution, révision des règlements, etc).

Voir à diffuser au personnel de la présidence-direction générale adjointe toute documentation pertinente.

Déposer et voir à la mise à jour des documents réalisés et adoptés par la Présidente-directrice générale adjointe.

Assurer le suivi des demandes de renseignements, des sondages internes et externes et voit à procurer à la Présidente-directrice générale adjointe tous les éléments pertinents pour y répondre, et assurer les suivis auprès des personnes concernés.

Exécuter des travaux de bureautique et de secrétariat de nature complexe comportant de la cueillette de données, des statistiques et la création de tableau de bord.

Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de sa gestionnaire.

Gestion de la circulation et conservation des documents administratifs:
Élaborer des procédures pour normaliser-rationaliser-automatiser des tâches telles la production, la circulation et l'archivage de documents.

Assurer le traitement de la correspondance (papier et électronique) de la Présidente-directrice générale adjointe et le sien en faisant la recherche, la cueillette et l'agencement des renseignements nécessaires.

Assurer la suivi des dossiers, identifier les besoins et apporte des solutions.

Établir les procédures de diffusion des dossiers et documents aux fins de présentation èa différentes instances.

Recueillir, de sources internes et externes, des informations pouvant répondre à des besoins, spécifiques dans les délais requis.

Mettre à jour le contenu de dossiers et documents.

Appliquer les règles d'archivage et de conservation des documents.

Connaître et utiliser adéquatement les formulaires reliés aux activités des gestionnaires.

Accueil et relations publiques:
Afficher une attitude professionnelle, une apparence soignée et un langage approprié en tout temps.

Respecter la confidentialité des dossiers et faire preuve de discrétion.

Fixer et confirmer les rendez-vous ainsi que tenir l'agenda à jour de la Présidente-directrice générale adjointe.

Accueillir les visiteurs avec courtoisie.

Répondre au téléphone, filtrer les appels et fournir les renseignements qui relèvent de sa compétence ou les acheminer à la personne en mesure de répondre.

Faire preuve de diplomatie et de tact dans ses rapports avec les divers intervenants.

Rédaction de correspondance et documents administratifs:
Rédiger la correspondance administrative de la Présidente-directrice générale adjointe.

Préparer des projets de rapports et autres documents administratifs.

Réviser certains textes au point de vue de la composition, de la synthèse et du vocabulaire et assure la bonne présentation technique.

Exploiter les différents logiciels en usage (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Virtuo, Visio, Outlook, etc.).

Gestion de procédés nouveaux:
Participe èa l'évaluation de nouvelles versions de logiciels.

Collabore à l'implantation de nouveaux systèmes bureautique.

Apporter le support technique aux personnes utilisatrices de logiciels d'application et autres.

Proposer des normes pour assurer la sécurité et la confidentialité des documents.

Responsabilités inhérentes à la fonction:
Faire preuve de discrétion et d'un respect absolu de la confidentialité de l'information comprise dans les courriels et correspondances, appels et interactions transigeant pour et par la Présidente-directrice générale adjointe.

Faire preuve d'initiative pour résoudre les difficultés rencontrées.

Agir dans le cadre de ses compétences, sans dépasser les limites de ses fonctions.

Faire des suggestions en vue d'améliorer les politiques et procédures.

Saisir toutes les possibilités de parfaire ses connaissances.

Faire preuve d'assiduité et de ponctualité.

Avertir sa gestionnaire de toute modification apportée à son horaire de travail et s'assurer qu'elle soit informée et saisie des urgences dans les meilleurs délais.

Informer de son absence dans les plus brefs délais.

Santé et sécurité au travail:
Prendre connaissance et respecter la politique PPQVT ainsi que les procédures, programmes, directives, méthodes de travail et règles découlant de celle-ci ainsi que la législation applicable.

Prendre les mesures et les moyens nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et son intégrité physique et psychologique et s'engager à respecter les politiques et procédures en lien avec la santé et sécurité au travail.
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