Position Title:

Human Resources Assistant

Competition Number:

Administrative Unit:

Human Resources Services

Immediate Supervisor:

Associate Vice-Rector, Talent, Diversity and Culture

Position Type:

Permanent, Part-time (Non-Unionized)

Hours of Work:

17.5 hours per week

Salary Scale :

Level 4 ( to $ )

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

SUMMARY

Reporting to the Associate Vice-Rector, Talent Diversity and Culture, the incumbent is responsible for assisting activities related to human resources and providing administrative support to this group.

KEY RESPONSIBILITIES

• Assist in the staffing process for assigned positions, (scheduling interviews, hiring, contracts, follow-up and filing);
• Process the hiring and rehiring of employees in Workforce Now, the HRIS system and give employees access to the system;
• Ensure the accurate updating of human resources data in Workforce Now, the HRIS system;
• Support payroll production by entering data, and conducting searches in physical files or in the systems as needed;
• Prepare, develop and/or update various reports using the HRIS, Excel, online reporting
• Draft communications to employees or other documents related to human resources;
• Carry out administrative tasks such as filing, drafting reports, etc.;
• Respond to questions and requests for information from employees, professors and the general public in a timely manner;
• Assist with various files and/or projects related to human resources and provide follow-up as required;
• On-going monitoring of files, reports, spreadsheets and contracts, etc.

EDUCATION, EXPERIENCE, AND KNOWLEDGE

• Post-secondary education in human resources, administration or a related field, plus at least one (1) year of experience in human resources, or a combination of education and equivalent experience
• Bilingualism required (English and French)
• Experience in customer service
• Experience with ADP or any integrated human resources system would be an asset
• Experience in payroll
• Good understanding of software (Microsoft Office, Excel, email, Internet, Adobe Acrobat)
• Strong communication skills, and excellent interpersonal skills
• Availability and flexibility to be able to react to emergencies
• Ability to set priorities and excellent time management skills
• Ability to work as part of a team
• Sense of initiative, autonomy and organization
• Good judgment, and demonstrated tact and discretion
• Attention to detail
• Professionalism ability to keep employee data confidential

Interested candidates are requested to submit an online application at Job Openings (ustpaul.ca) by May 23, 2025 at 23:59.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Adjoint(e) en ressources humaines

Numéro de concours :

018 - 2025

Unité administrative :

Service des ressources humaines

Supérieur immédiat :

Vice-rectrice associée, Talent, diversité et culture

Type demploi :

Permanant, temps partiel (Non-syndiqué)

Horaire de travail :

17.5 heures par semaine

É chelle Salariale:

Niveau 4 ( $ - $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but dalléger le texte.

LUniversité Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de lUniversité dOttawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi quen théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à lépanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

RÉSUMÉ

Relevant du Vice-rectrice associée, Talent, diversité et culture, le titulaire sera chargé d'assister des activités reliées aux ressources humaines et de fournir un soutien administratif au Service.

FONCTIONS PRINCIPALES

• Appuyer le processus de dotation pour les postes assignés (sélection, embauche, contrats et suivi);
• Appuyer lembauche et la réembauche des employés dans le système Workforce Now (SIRH) et donner les accès au système aux employés;
• Assurer la mise à jour des données des ressources humaines dans le système Workforce Now (SIRH);
• Appuyer la Conseillère, rémunérations et avantages sociaux avec des réconciliations, des recherches dans les dossiers physiques ou dans les systèmes au besoin;
• Participer au développement et à la mise à jour des règlements, politiques, pratiques et procédures en matière de ressources humaines ;
• Rédiger des lettres, communications aux personnels ou autres documents liés aux ressources humaines;
• Effectuer des tâches administratives telles que le classement des dossiers, lébauche de rapports, etc.;
• Répondre aux questions et aux demandes de renseignements de la part du personnel, du corps professoral et du public en général;
• Participer à de nombreux dossiers et/ou projets variés en matière de ressources humaines et effectuer des suivis;
• Maintenir à jour différents tableaux tels que la classification des postes, les contrats, etc

FORMATION, EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES

• Formation post secondaire en administration ou similaire plus une expérience minimum dun (1) an en ressources humaines ou une combinaison de formation et dexpérience jugée équivalente
• Bilinguisme requis (français et anglais)
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience avec ADP ou tout autre système intégré de ressources humaines représente un atout considérable
• Bonne maîtrise des logiciels (Microsoft Office, Excel, courriel, Internet, logiciel Adobe Acrobat)
• Solides aptitudes en communication, dexcellentes habiletés interpersonnelles
• Disponibilité et flexibilité pour pouvoir réagir aux situations durgence
• Capacité à fixer des priorités et excellentes compétences en gestion du temps
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de linitiative, de lautonomie et de lorganisation
• Bon jugement, et faire preuve de tact et de discrétion
• Souci du détail
• Professionnalisme - capable de maintenir la confidentialité des données des employés

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 23 mai 2025 à 23h 59 .

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de léquité en matière demploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures dadaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels .

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