Adjoint.e administratif.ve affaires juridiques et professionnelles

Type de poste : Temporaire (18 mois - Remplacement de congé de maternité)

Salaire : Selon l'expérience et les compétences

À propos de l'OODQ

L'Ordre des opticiens d'ordonnances du Québec (OODQ) veille à la protection du public en encadrant la profession avec rigueur et bienveillance. Il assure des normes élevées de pratique, d'éthique et de formation continue. Situé au centre-ville de Montréal, l'OODQ offre un environnement de travail dynamique et collaboratif.

Mission du poste

Se rapportant à la direction générale, la personne, agissant à titre d'adjointe administrative - affaires juridiques et professionnelles, effectue diverses tâches de soutien administratif, crée, révise et contrôle la qualité de documents produits par l'Ordre. Elle soutient principalement les départements des affaires juridiques et professionnelles de l'Ordre. Selon les disponibilités et les besoins, elle vient en aide aussi aux autres départements de l'Ordre.

Tâches et responsabilités

Sans se limiter exclusivement à celles-ci, voici les principales responsabilités confiées :

• Rédiger, réviser et relire des documents, y compris des documents de nature juridique (correspondance, factures, présentations, brochures, rapports);
• Assurer différents suivis, dont des suivis de délais importants (préparation de rappels et de notifications), des échéances pour les dossiers juridiques et les suivis des dossiers sous sa responsabilité;
• Ouvrir et distribuer le courrier et tous autres documents reçus;
• Effectuer les envois postaux lorsque requis;
• Répondre au téléphone et aux courriels des boites électroniques sous sa responsabilité;
• Accueillir les visiteur.euse.s et les diriger vers la ou les personnes appropriées;
• Coordonner la circulation des demandes et des renseignements vers les membres de l'équipe appropriés et les autres services et organismes;
• Planifier et organiser des rendez-vous, réunions, formations et voyages; voir à en coordonner les inscriptions et les liens de connexion, et ce, pour le bureau de l'ordre ainsi que pour ses divers comités, dont le conseil d'administration ;
• Préparer les documents nécessaires pour les réunions et assurer le suivi des actions convenues;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions sous sa responsabilité;
• Effectuer des recherches dans différents systèmes, dont, entre autres, au Registre des entreprises du Québec, le Code des professions;
• Établir et gérer les systèmes de classement des dossiers physiques et électroniques (SharePoint) et voir à la conservation et/ou à l'élimination des documents, et ce, conformément aux politiques de l'organisation;
• Procéder à des validations de conformités de certains types dossiers en suivant les critères déterminés et voir à préparer les dossiers pour les soumettre aux autorités décisionnelles (demandes d'équivalences professionnelles);
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l'inventaire.

Qualifications et compétences requises

Qualifications :

• Formation collégiale en administration ou toute autre formation jugée équivalente;
• Minimum de trois (3) années d'expérience dans un poste similaire.

Compétences :

• Excellente maitrise du logiciel " SharePoint " ainsi que de l'ensemble des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
• Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit;
• Rigueur et excellent sens de l'organisation ;
• Sociable et capacité à maintenir de bonnes qualités relationnelles (esprit d'équipe et bienveillance);
• Autonomie, intégrité et confidentialité;
• Aptitudes développées pour le service à la clientèle;
• Connaissance du milieu des ordres professionnels ou du milieu associatif (un atout);
• Connaissance du portail de gestion de membres " Connexence " (un atout);
• Connaissance du milieu de l'oculovisuel (un atout).

Avantages

• 3 semaines de vacances après un an.
• Assurances collectives (50 % payé par l'employeur).
• Participation au RVER.

Cette mission vous intéresse ? Faites-nous parvenir votre candidature dès maintenant à l'attention de Marie-France Godin - Consultante stratégique en ressources humaines l'adresse suivante: