Description du poste

Relevant de la direction, la personne titulaire du poste agira comme bras droit administratif dans une variété de secteurs clés : opérations, ressources humaines, finances, développement des affaires et coordination d'événements. Elle jouera un rôle pivot dans le bon fonctionnement quotidien de l'organisation.

Responsabilités principales

Opérations et administration générale

• Soutenir le renouvellement des contrats (assurances, services, etc.)
• Rédiger, mettre à jour et organiser les procédures internes
• Structurer et maintenir les systèmes de gestion documentaire
• Préparer divers documents (lettres, manuels, rapports)
• Coordonner l'ouverture et la fermeture des mandats
• Appuyer la présentation des données au comité exécutif
• Gérer le courrier entrant et les réservations de salles

Événements et vie d'entreprise

• Organiser les événements internes : team building, souper de Noël, activités de développement d'affaires, etc.
• Contribuer à l'animation de la culture d'entreprise via le comité social

Développement des affaires

• Participer à la coordination des ententes de partenariat
• Contribuer à la préparation du matériel promotionnel et des offres de services

Ressources humaines - Gestion des talents

• Participer au processus de dotation : affichage, présélection, prise de rendez-vous, accueil
• Coordonner l'intégration et le départ des employés (comptes, matériel, communications internes)
• Rédiger les propositions de contrats d'emploi, lettres diverses (mise à pied, attestations)
• Gérer les outils RH : sondages internes, assurances collectives, matériel informatique

Finances et comptabilité

• Suivre les dépenses mensuelles d'opération, frais de représentation et de déplacement
• Gérer les rapports de dépenses et faire des suivis avec les employés
• Soutenir la préparation de demandes de subventions et les processus fiscaux
• Appuyer l'équipe de comptabilité dans le traitement et l'analyse de données

Profil recherché

• Excellente capacité d'organisation et de priorisation
• Grande rigueur, autonomie et sens de l'initiative
• Dois avoir le souci du détail, faire preuve d'une grande précision
• Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes
• Excellentes habiletés rédactionnelles et de communication (français et anglais)
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide d'une entreprise en pleine croissance;
• Expérience dans un poste similaire en coordination ou administration (un atout)

Conditions de travail

• Poste à temps partiel 20h ou temps plein 40h (disponibilité 5 jours par semaine).
• Mode de travail hybride ou flexible (présence requise 1 fois par semaine)
• Équipe humaine, dynamique et collaborative
• Accès à des événements d'entreprise et à un environnement stimulant

EXPÉRIENCES ET FORMATIONS REQUISES

• Avoir complété des études universitaires en administration des affaires (concentration ressources humaines, comptabilité ou finance) ou toutes autres expériences pertinentes;
• Détenir minimalement cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Maîtrise des outils bureautiques (MS 365, Dext, Quickbooks, Zoho, etc.)