Adjoint(e) administratif(ve)

Emplacement : Downtown

Salaire : 50k/an

Responsabilités

• Gérer les communications avec les locataires : répondre aux courriels le jour même, prendre les appels et entretenir de bonnes relations
• Tenir à jour la liste des locataires (coordonnées, courriels, téléphones)
• Gérer les dossiers des locataires, en particulier ceux nécessitant une attention soutenue
• Suivre les baux en cours et s'assurer de l'envoi des documents légaux dans les délais requis
• Vérifier les baux avant leur envoi et faire un suivi auprès des locataires qui ne les ont pas signés
• Traiter les demandes de location et gérer les dossiers des nouveaux locataires (préparation d'offres et de propositions)
• Effectuer les dépôts bancaires quotidiens (chèques, virements)
• Assurer le suivi des paiements des locataires et envoyer les rappels en cas de retard ou d'impayés
• Gérer les comptes fournisseurs : traitement des factures et paiements via des systèmes électroniques
• Maintenir la documentation fournisseurs (création, suivi des travaux, etc.)
• Assurer le classement électronique organisé des documents administratifs (baux, factures, communications, etc.)

Exigences

• Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités
• Capacité à communiquer clairement à l'oral comme à l'écrit
• Maîtrise des outils informatiques : Hopem, P Drive, Tipalti, Nethris, Word, Excel (niveau de base)
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés
• Bonnes aptitudes relationnelles, notamment avec les locataires et fournisseurs
• Discrétion et rigueur dans la gestion de documents confidentiels
• Connaissance des processus administratifs et comptables (comptes à recevoir, à payer, gestion des baux)
• Aisance avec les outils de communication modernes (Outlook, téléphone)
• Capacité à rester calme et professionnel(le) en situation de stress
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
• Une connaissance des processus de gestion des ressources humaines et de la paie est un atout