Operations and Compliance Coordinator

Job Title: Operations Specialist (60% Montreal / 40% Rest of Canada)
Location: Based in Montreal with national coordination responsibilities
Job Type: Full-Time

About us:

Strathmore is a leading provider of snow removal and commercial landscaping services in Canada. We have been delivering exceptional services for over 60 years to various clients, including businesses, universities, government agencies, and shopping centers. We pride ourselves on fostering a stimulating work environment that prioritizes employee we-being.

Strathmore has won dozens of prestigious landscaping awards over the years, setting the standard for excellence in the Canadian landscaping and snow removal industry.

We are also proud to be one of the most climate friendly, culturally diverse and employee-centric companies in Canada.

About the Role

We are looking for a detail-oriented Operations and Compliance Coordinator to play a critical behind-the-scenes role in our operational success across Canada. This role is focused on internal coordination and ensures that seasonal services run smoothly, safely, and in compliance with internal protocols. The ideal candidate is a strong communicator, highly organized, and confident navigating across departments like HR, sales, finance, and operations.

Key Responsibilities

Process Compliance & Execution (60%)

• Ensure distribution and adherence to operational processes and safety protocols nationwide
• Conduct audits to verify compliance and flag issues to leadership
• Manage seasonal readiness checklists and transitions (start/end of season)
• Document and communicate procedural changes, training staff as needed
• Act as liaison across departments to ensure proper hand-offs and rollouts
• Assist in generating job performance and customer feedback reports
• Monitor administrative compliance: permits, certifications, timesheets, equipment records
• Maintain organized digital and physical records

Reporting & Documentation (15%)

• Maintain accurate logs and records related to compliance, readiness, and performance
• Assist with internal reporting for senior leadership
• Support consistent documentation and standardization of operational processes

Proposal Prep Support for Account Managers (15%)

• Prepare and organize service contracts, estimates, site maps, and scope documents
• Finalize client-ready documents and maintain updated records in CRM (Dynamics/Aspire)
• Ensure assigned crews meet licensing and training requirements for assigned sites

Training, Licensing & Security Clearance Tracking (10%)

• Maintain a master log of employee certifications and licenses
• Track expirations and coordinate timely renewals with supervisors
• Ensure compliance with mandatory safety training (with proper documentation)
• Coordinate background checks and security clearances with HR for sensitive contracts
• Identify training gaps and support workforce readiness

Qualifications

• 3+ years of experience in operations coordination or compliance roles
• Experience with CRM systems (Microsoft Dynamics, Aspire) preferred
• Strong organizational and multitasking skills
• Excellent communication and cross-functional collaboration skills
• Bilingual English/French
• Proficient with Microsoft Office Suite and document management systems
• Background in facilities, construction, snow/landscape, or similar industries is an asset
• Availability to travel within Canada (occasionally)

What we offer:

• A dynamic and inclusive work environment with growth opportunities.
• Competitive benefits, including group insurance and wellness initiatives.
• A chance to play a key role in our company's success and expansion.
• A commitment to diversity, collaboration and employee-focused initiatives.

If you enjoy working with different stakeholders and don't mind administrative work, we would love to hear from you! Apply today to join our growing team.

Coordonnateur(trice) -Opérations et conformité

Titre du poste : Coordonnateur(trice) - Opérations et conformité (60% Montréal / 40% Reste du Canada)
Lieu : Basé à Montréal avec des responsabilités de coordination nationale
Type de poste : Temps plein

À propos de nous:

Strathmore est l'un des principaux fournisseurs de services de déneigement et d'aménagement paysager commercial au Canada. Nous fournissons des services exceptionnels depuis plus de 60 ans à divers clients, notamment des entreprises, des universités, des agences gouvernementales et des centres commerciaux. Nous sommes fiers de favoriser un environnement de travail stimulant qui donne la priorité au bien-être des employés.

Strathmore a remporté des dizaines de prix prestigieux en matière d'aménagement paysager au fil des ans, établissant la norme d'excellence dans l'industrie canadienne de l'aménagement paysager et du déneigement.

Nous sommes également fiers d'être l'une des entreprises les plus respectueuses du climat, les plus diversifiées sur le plan culturel et les plus axées sur les employés au Canada.

À propos du rôle

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) - Opérations et conformitéaxé sur les détailspour jouer un rôle essentiel dans les coulisses de notre succès opérationnel partout au Canada. Ce rôle est axé sur la coordination interne et veille à ce que les services saisonniers fonctionnent sans heurts, en toute sécurité et conformément aux protocoles internes. Le candidat idéal est un bon communicateur, très organisé et confiant qui navigue dans des départements tels que les RH, les ventes, les finances et les opérations.

Principales responsabilités:

Conformité et exécution des processus (60%)

• Assurer la distribution et le respect des processus opérationnels et des protocoles de sécurité à l'échelle nationale
• Effectuer des vérifications pour vérifier la conformité et signaler les problèmes à la direction.
• Gérer les listes de vérification et les transitions de préparation saisonnière (début et fin de saison)
• Documenter et communiquer les changements de procédure, en formant le personnel au besoin
• Assurer la liaison entre les ministères pour assurer les transferts et les déploiements appropriés
• Aider à générer des rapports sur le rendement au travail et les commentaires des clients
• Surveiller la conformité administrative : permis, certifications, feuilles de temps, dossiers d'équipement
• Tenir à jour des dossiers numériques et physiques organisés

Rapports et documentation (15%)

• Assurer l'exactitude des registres liés à la conformité, à l'état de préparation et au rendement
• Aider à la production de rapports internes pour la haute direction
• Soutenir la documentation uniforme et la normalisation des processus opérationnels

Soutien à la préparation des propositions pour les gestionnaires de comptes (15%)

• Préparer et organiser les contrats de service, les devis, les plans du site et les documents de portée
• Finaliser les documents prêts pour le client et tenir à jour les dossiers dans CRM (Dynamics/Aspire)
• S'assurer que les équipes assignées respectent les exigences en matière de permis et de formation pour les sites assignés

Formation, délivrance de permis et suivi des cotes de sécurité (10%)

• Tenir un registre principal des certifications et des licences des employés
• Suivre les expirations et coordonner les renouvellements en temps opportun avec les superviseurs
• Assurer la conformité à la formation obligatoire en matière de sécurité (avec la documentation appropriée)
• Coordonner les vérifications des antécédents et les autorisations de sécurité avec les RH pour les contrats sensibles
• Cerner les lacunes en matière de formation et soutenir la de préparation de la main-d'œuvre

Qualifications requises

• 3 ans d'expérience dans un rôle de coordination, d'opération ou de conformité
• Expérience avec les systèmes CRM (Microsoft Dynamics, Aspire) un atout
• Solides compétences organisationnelles et multitâches
• Excellentes compétences en communication et en collaboration interfonctionnelle
• Bilingue français / anglais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de gestion de documents
• Expérience dans le domaine des installations, la construction, déneigement et aménagement paysager ou des industries similaires est un atout
• Disponibilité pour voyager au Canada (occasionnellement)

Ce que nous offrons:

• Un environnement de travail dynamique et inclusif avec des possibilités de croissance.
• Avantages concurrentiels, y compris l'assurance collective et les initiatives de mieux-être.
• Une chance de jouer un rôle clé dans le succès et l'expansion de notre entreprise.
• Un engagement envers la diversité, la collaboration et les initiatives axées sur les employés.

Si vous aimez travailler avec différentes parties prenantes et faire du travail administratif, nous aimerions avoir de vos nouvelles ! Postulez dès aujourd'hui pour rejoindre notre équipe en pleine croissance.
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