Adecco is currently hiring a full-time detail-oriented and knowledgeable US Payroll & Benefits Coordinator to join our client's Human Resources team. In this role you will be responsible for administering employee benefit programs, including health insurance, retirement plans, disability, wellness initiatives, and other employee perks for US payroll for our client in Montreal, QC. This role ensures compliance with applicable regulations and provides guidance to employees on benefits-related matters. This role requires you to be bilingual in French and English. English can be your first language and French your second language. This job is open to all qualified candidates in Canada, however, would report to the company office in Montreal.

• Location: Montreal, QC
• Shift: Monday to Friday
• Job type: Permanent full-time

Responsibilities:

• Process employee updates in ADP Workforce Now, including new hires, terminations, salary changes, 401(k) and Roth contributions, garnishments, tax adjustments (federal and state), benefit enrollments and modifications, emergency contacts, direct deposit setups, leave of absence details, car allowances, and other employee data.
• Enter and validate payroll-related changes in ADP Workforce Now, such as timesheet hours, overtime revisions, PTO, benefit adjustments, and other earnings.
• Ensure accurate and timely bi-weekly/weekly payroll processing, including ADP file transmission and confirmation.
• Generate standard and customized reports in ADP; support the Compliance Manager with FMLA, STD, LTD tracking and COBRA enrollments.
• Prepare journal entries for processed payrolls.
• Serve as a point of contact for payroll-related inquiries from managers and employees, offering timely and accurate information.
• Assist employees with questions related to payroll, vacation, and company policies.
• Reconcile payroll-related general ledger accounts.
• Verify 401(k) contribution remittances.
• Reconcile benefit invoices and prepare vouchers for payment.
• Ensure alignment and data accuracy between payroll and HR systems.
• Process year-end and W-2 adjustments, including taxable fringe benefits.
• Perform additional HR/payroll-related duties as assigned.

Qualifications:

• College diploma in Administration (Accounting) or equivalent.
• Excellent command of English, both spoken and written.
• Demonstrated ability to thrive in a fast-paced, autonomous work environment while managing multiple priorities.
• Strong organizational and time-management skills with a sharp attention to detail and a commitment to following through on outstanding issues.
• High level of professionalism, discretion, and integrity.
• Team-oriented mindset with a willingness to support colleagues and supervisors with additional tasks as needed.
• Prior experience in payroll processing, ideally with ADP systems such as Workforce Now and e-Time.
• Solid background in accounting.
• Proficiency in Microsoft Excel, including pivot tables and VLOOKUP functions.
• Flexibility to travel occasionally within Canada (Montreal, Quebec) or to the U.S., depending on your location.
• Familiarity with group insurance, 401(k) plans, relevant laws and regulations, and case law.
• Certification from the American Payroll Association.
• Bilingualism (English and French) is an asset.
• Must be legally eligible to work, and reside in Canada

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Adecco est actuellement à la recherche d'un(e) Coordonnateur/Coordonnatrice de la paie et des avantages sociaux - États-Unis, soucieux(se) du détail et bien informé(e), pour se joindre à l'équipe des ressources humaines de notre client. Dans ce rôle, vous serez responsable de l'administration des programmes d'avantages sociaux des employés, y compris l'assurance maladie, les régimes de retraite, l'invalidité, les initiatives de bien-être et d'autres avantages sociaux pour la paie américaine de notre client à Montréal, au Québec. Ce rôle assure la conformité avec les règlements applicables et fournit des conseils aux employés sur les questions liées aux avantages sociaux. Ce poste exige que vous soyez bilingue en français et en anglais. L'anglais peut être votre première langue et le français votre deuxième langue. Ce poste est ouvert à tous les candidats qualifiés au Canada, mais le titulaire relèvera du bureau de l'entreprise à Montréal.

• Lieu de travail : Montréal, QC
• Poste de travail : Lundi à vendredi
• Type d'emploi : Permanent temps plein

Responsabilités :

• Traiter les mises à jour des employés dans ADP Workforce Now, y compris les nouvelles embauches, les cessations d'emploi, les changements de salaire, les contributions 401(k) et Roth, les saisies-arrêts, les ajustements fiscaux (fédéraux et d'État), les inscriptions aux avantages sociaux et les modifications, les contacts d'urgence, les configurations de dépôt direct, les détails des congés, les indemnités de voiture et d'autres données relatives aux employés.
• Saisir et valider les changements liés à la paie dans ADP Workforce Now, tels que les heures des feuilles de temps, les révisions d'heures supplémentaires, les PTO, les ajustements de prestations et autres gains.
• Assurer un traitement précis et opportun de la paie bihebdomadaire/hebdomadaire, y compris la transmission et la confirmation des fichiers ADP.
• Générer des rapports standards et personnalisés dans ADP ; soutenir le Compliance Manager avec FMLA, STD, LTD tracking et COBRA enrollments.
• Préparer les écritures de journal pour les paies traitées.
• Servir de point de contact pour les demandes de renseignements relatives à la paie émanant des responsables et des employés, en fournissant des informations opportunes et exactes.
• Aider les employés à répondre aux questions relatives à la paie, aux congés et aux politiques de l'entreprise.
• Rapprocher les comptes du grand livre liés à la paie.
• Vérifier les versements des cotisations 401(k).
• Rapproche les factures de prestations et prépare les pièces justificatives pour le paiement.
• Assurer l'alignement et l'exactitude des données entre les systèmes de paie et de ressources humaines.
• Traiter les ajustements de fin d'année et les ajustements W-2, y compris les avantages sociaux imposables.
• Effectuer d'autres tâches liées aux ressources humaines et à la paie, selon les besoins.

Compétences :

• Diplôme d'études supérieures en administration (comptabilité) ou équivalent.
• Excellente maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capacité avérée à s'épanouir dans un environnement de travail rapide et autonome tout en gérant des priorités multiples.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec un grand souci du détail et un engagement à assurer le suivi des questions en suspens.
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d'intégrité.
• Esprit d'équipe et volonté d'aider les collègues et les superviseurs en leur confiant des tâches supplémentaires, le cas échéant.
• Expérience préalable du traitement des salaires, idéalement avec les systèmes ADP tels que Workforce Now et e-Time.
• Solides connaissances en comptabilité.
• Maîtrise de Microsoft Excel, y compris des tableaux croisés dynamiques et des fonctions VLOOKUP.
• Flexibilité pour voyager occasionnellement au Canada (Montréal, Québec) ou aux États-Unis, en fonction de votre lieu de travail.
• Connaissance des assurances collectives, des plans 401(k), des lois et règlements pertinents et de la jurisprudence.
• Certification de l'American Payroll Association.
• Le bilinguisme (anglais et français) est un atout.
• Vous devez être légalement autorisé à travailler et à résider au Canada.

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