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Souhaitez-vous faire partie d'une équipe audacieuse et ambitieuse qui aide les organisations à prendre de meilleures décisions grâce à de bonnes données?

Description du poste

En tant que Gestionnaire des opérations, vous êtes responsable de superviser et de gérer les activités quotidiennes de l'équipe des opérations, incluant la gestion de projets, les opérations de vente, les ressources humaines, les installations, la technologie de l'information et l'administration. Ce rôle nécessite une personne dynamique, dotée d'une attitude positive, capable de résoudre des problèmes avec rigueur et de faire preuve d'un grand souci du détail.

Profil recherché

Vous aimez diriger des projets complexes et êtes responsable de la qualité globale du travail et des projets. Vous offrez un service à la clientèle exceptionnel, car vous adorez aider les gens à résoudre leurs problèmes. Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches à la fois, tout en établissant les bonnes priorités. Votre gestion du temps est excellente et vous avez l'œil pour les détails. Si cela vous ressemble, nous vous invitons à postuler!

Responsabilités principalesGestion de projets opérationnels

• Diriger le logiciel de suivi du temps de Data Sciences et faire rapport sur l'avancement des projets et leur rentabilité, en coordination avec le contrôleur financier et les gestionnaires de comptes.
• Superviser les projets opérationnels et les demandes des employés, en s'assurant que les délais sont respectés et en éliminant les obstacles.
• Gérer le tableau des projets des opérations afin d'assurer la responsabilité et le respect des échéances.
• Communiquer les mises à jour opérationnelles lors des assemblées générales, sur Slack et par courriel.
• Préparer les réunions du conseil d'administration, les présentations lors des assemblées générales et autres rencontres de direction.
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations opérationnelles pour optimiser les flux de travail.

Opérations générales de bureau

• Gérer les relations avec les fournisseurs externes (p. ex. : fournisseurs de technologie, pigistes, entretien) pour garantir la qualité et les délais.
• Assurer le lien avec la société de gestion de l'immeuble et superviser les installations.
• Collaborer avec le service des finances pour optimiser les coûts et maintenir à jour la liste des dépenses opérationnelles.
• Gérer l'espace de bureau à Montréal afin de favoriser la productivité (propreté, nourriture et boissons, réseau Wi-Fi et VPN, assignation des bureaux, gestion d'Officely, etc.).
• Organiser les événements de DS, incluant la fête annuelle et les activités du comité social.
• Réduire les risques en développant et en mettant à jour les politiques et procédures chaque année.
• Gérer les outils technologiques : Google Workspace, Wi-Fi, VPN, Apple Business Manager, gestion des appareils mobiles, gestion des actifs, cartes d'accès, et applications opérationnelles.
• Être le lien avec les fournisseurs externes en TI, cybersécurité et représentants Apple.

Ressources humaines

• Superviser les processus d'accueil et de départ des employés et gérer le système RH.
• Être la personne-ressource pour les questions des employés concernant les politiques RH et les avantages sociaux.
• Promouvoir une culture de travail saine grâce à des activités de mobilisation, des programmes de reconnaissance et des sondages de satisfaction.
• Aider les employés pour les questions liées aux assurances et communiquer avec les fournisseurs.
• Gérer la plateforme Remote pour les employés internationaux et la relation avec

Compétences et expériences recherchées

• Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion de projet, ressources humaines, communications ou équivalent.
• Excellentes compétences en gestion de projet et en organisation, avec une capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais serrés.
• Excellente communication orale et écrite.
• Maîtrise des outils Google Workspace, Slack, Trello, Toggl, et des technologies TI.
• Jugement solide et capacité de prise de décision avec un minimum de supervision.
• Expérience en organisation d'événements, incluant la logistique et les déplacements, est un atout.
• Permis de conduire et véhicule personnel sont des atouts.
• Le bilinguisme (français/anglais) est fortement souhaité.
• Ce poste requiert à l'occasion des tâches physiques légères, telles que soulever et déplacer de l'équipement ou du matériel, aménager des espaces de travail ou rester debout pendant de courtes périodes.

Ce que nous offrons

• Joignez-vous à une équipe mondiale de premier plan reconnue pour son excellence.
• Assurances collectives généreuses incluant soins de santé, dentaires et télémédecine.
• Environnement de travail hybride depuis notre siège social de Montréal, Québec.
• Opportunités de développement personnel et professionnel.
• Trois (3) semaines de vacances payées.

Ce poste à temps plein est basé dans nos bureaux à Montréal. Le salaire est établi en fonction de l'expérience. Seuls les candidats retenus seront contactés.

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Do you want to be part of a bold and ambitious team that helps organizations make better decisions with good data?

Job Description

As the Operations Manager, you are responsible for overseeing and managing the day-to-day activities of the operations team, encompassing project management, sales operations, human resources, facilities, information technology, and administration. This role requires a dynamic individual with a positive attitude who can solve problems rigorously and approach challenges with attention to detail.

Who You Are

You enjoy leading large / complex projects autonomously and are responsible for overall work and project quality. Your customer service is exceptional because you love to help people solve their problems. A lot of things can be thrown at you but you're experienced enough to prioritize properly and manage expectations. Your time management is excellent and you have an eye for detail. If this sounds like you, please apply!

Key Responsibilities

Operations Project Management

• Lead Data Sciences' Time Tracking software and report on progress to completion of projects and project profitability in coordination with the financial controller and account managers.
• Oversee operations projects and employee requests, ensuring deadlines are met and removing obstacles.
• Run the Operations project board to track accountability and timelines.
• Provide operational updates through town halls, slack, and email.
• Lead the preparation of board meetings, town hall presentations and other leadership meetings.
• Identify and implement operational improvements to streamline workflows.

General Office Operations

• Manage relationships with external vendors (e.g., facilities, tech providers, freelancers) to ensure quality and timeliness.
• Oversee relationship with building management company and facilities
• Collaborate with finance on cost optimization and profitability, maintaining an updated list of operating costs.
• Manage office space in Montreal to support staff productivity (office cleanliness and order, food and beverage, wifi and VPN operations, desk assignment and officely management, etc ).
• Organize DS events and manage their smooth execution which includes the DS yearly party and fun committee events
• Mitigate risks by developing and updating policies and procedures annually.
• Responsible for the management of our information technology: google workspace, WIFI, VPN, apple business manager, mobile device management, asset management, FOBs and all operating applications.
• Liaise with external suppliers including IT management, cybersecurity and apple representatives

Human Resources

• Oversee onboarding/offboarding processes and manage the HRIS system.
• Serve as the point of contact for employee HR concerns, policies, and benefits.
• Promote a healthy work culture through team-building, recognition programs, and satisfaction surveys.
• Assist employees with benefits inquiries and liaise with insurance providers.
• Maintain employee handbooks and enforce company policies consistently.
• Manage the Remote platform for international employees and relationship with

Desired Skills and Experience

• University degree in a related field such as business administration, project management, human resources and communications or equivalent.
• Strong project management and organizational skills including time management and the ability to juggle multiple priorities to tight deadlines.
• Excellent communication skills, both verbal and written.
• Proficiency with Google Workspace, Slack, Trello, Toggl, IT tools and technology
• Strong interpersonal skills and ability to develop productive working relationships with a wide-range of peers and stakeholders.
• Strong judgment and decision making skills and ability to work with limited supervision.
• Event management experience is beneficial including logistics and travel.
• Bilingualism (French/English) is strongly preferred.
• This role occasionally requires light physical tasks, such as lifting and moving equipment or materials, setting up workspaces, or being on your feet for short periods.

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