Directrice ou directeur des services administratifs

Tâches et responsabilités :

• Conseille la vice-rectrice et les autres directeurs et directrices sur toute question relative à la gestion financière et administrative du campus.
• Assure l'ensemble de la gestion des services financiers et administratifs adéquats au soutien des services du campus. À cette fin, planifie, organise, dirige, coordonne et contrôle les activités requises du service administratif et la gestion financière du campus.
• Planifie, organise, dirige, coordonne et contrôle les activités requises du service administratif et la gestion des ressources physiques et matérielles du campus.
• Supervise et réalise des projets de construction, d'aménagement, de réaménagement des terrains et des bâtiments du campus ainsi que de la gestion nécessaire à l'utilisation et à la conservation de ces biens.

Fonctions - Comptabilité et finances :

• Assure et dirige la préparation des budgets de l'établissement en étroite collaboration avec la vice-rectrice et en collaboration avec les autres services (services pédagogiques, services à la vie étudiante et recrutement, bibliothèque, services administratifs, etc.).
• Assure le maintien d'un système de comptabilité et des contrôles internes et financiers couvrant toutes les opérations comptables et les transactions financières du campus, et ce, dans le respect des normes comptables et des statuts et règlements de l'Université de Moncton.
• Assure, avec la collaboration des différents services, le respect des cadres budgétaires tels qu'ils ont été approuvés par le Conseil de l'Université.
• Signe les chèques, approuve et effectue le transfert auprès des institutions bancaires des informations nécessaires au dépôt de la paie et du paiement des comptes fournisseurs.
• Prépare les états financiers, les états des résultats, les bilans, les états des revenus et des dépenses et tout autre rapport statistique ou comptable qu'il ou elle soumet à la vice-rectrice et aux différents services pertinents aux fins de gestion comptable et financière.
• Supervise et contrôle les activités relativement au traitement des factures des fournisseurs, vérifie l'émission des chèques et des traites bancaires.
• Supervise et contrôle la facturation aux clients, la préparation de l'âge des comptes, leurs collections et les opérations de la caisse-recettes.
• Supervise la conciliation bancaire et la conciliation des états de compte des fournisseurs, vérifie l'état des comptes bancaires et effectue, le cas échéant, les transferts de fonds requis.
• Supervise et contrôle le relevé des caisses, la vérification des relevés et à l'occasion effectue lui-même ces différentes activités.
• Supervise et contrôle la saisie des données relatives aux comptes à payer et à recevoir dans les livres comptables.
• Effectue les opérations relatives à l'émission de la paie : mise à jour des dossiers de paie des employés, vérification des diverses listes avant l'impression des chèques, des transferts bancaires et s'assure des modifications à apporter, s'il y a lieu, aux tables de calcul de paies.
• Assure la supervision, la coordination et la gestion des ressources humaines du service des finances et du service de la librairie.
• Gère les opérations relatives aux services de la librairie et au service de reprographie (achat, vente, etc.).
• Gère les opérations relatives au service des achats (demande de soumission, appels d'offres). Applique les politiques d'achat en vigueur à l'Université de Moncton. Développe et maintient une relation d'affaires avec les fournisseurs.
• Assure la vérification des entrées et sorties de fonds et du recouvrement des sommes dues à l'établissement en s'assurant que tous les documents comptables sont conformes aux normes et procédures établies quant aux autorisations, à l'exactitude des calculs, à la présence des pièces justificatives.
• Vérifie et approuve les réquisitions, les virements de dépenses et les demandes de dépenses additionnelles.
• Voit à l'investissement (placement) à court terme des surplus occasionnels, des soldes de fonds des fiducies, des fonds de dotations.
• Complète certains rapports pour divers organismes tels que : Statistiques Canada, Revenu Canada, Travail sécuritaire NB, Assomption Vie.
• Participe à des réunions ou à des comités (du campus ou réseau) traitant de questions diverses et reliées à la gestion administrative, comptable, financière et fiscale des fonds et de projets de l'Université.
• Participe à diverses activités administratives spéciales à l'unité et à des projets spéciaux tels que colloques et congrès.
• Prépare et transmet aux équipes de vérificateurs internes et externes les informations qu'ils ou elles requièrent aux fins de vérification annuelle et effectue la fermeture des registres comptables à la fin de l'année financière et au traitement de tous les soldes budgétaires.
• Maintient des liaisons harmonieuses avec les autres campus de l'Université en vue de favoriser la consultation et l'échange d'information.

Fonctions - Bâtiments et terrains :

• Gère les opérations relatives à l'entretien et aux réparations en vue d'assurer la salubrité, la sécurité, la diminution des risques d'accident et la préservation des bâtiments du campus.
• Assure la supervision, la coordination et la gestion des ressources humaines du service d'entretien et de maintenance des bâtiments et terrains.
• Voit à la planification des besoins du campus en équipement, en mobilier et en fournitures et s'assure de l'acquisition, de l'utilisation, de l'entretien et du remplacement appropriés de ceux-ci.
• Planifie et identifie les besoins en ressources externes, participe au processus de sélection et assure la coordination et le suivi des contrats de service.
• Participe à la planification et voit à la réalisation des projets de construction et d'aménagement du campus. Collabore à définir les caractéristiques des projets à soumettre aux architectes et aux ingénieurs.
• Voit à l'application des règles et des normes dans l'élaboration des programmes de construction.
• Voit à la gestion des contrats de construction selon les lois et règlements qui s'appliquent.
• Procède aux inspections régulières de l'état des travaux exécutés par des frimes extérieures et participe à l'acceptation finale des travaux.
• Participe à des réunions ou des comités (du campus ou réseau) traitant de questions diverses et reliées à des projets d'aménagement, de rénovation et de construction (comité de construction, de chantier, de sécurité, etc.).
• Voit à la protection et l'opération des terrains et bâtiments du campus.
• Voit à l'utilisation efficace des propriétés de l'Université.
• Voit à la gestion du mobilier utilisé dans l'ensemble des bâtiments du campus.
• Maintient des liaisons harmonieuses avec les autres campus de l'Université en vue de favoriser la consultation et l'échange d'information.

Autres fonctions :

• Assure la fonction de gestion des ressources humaines au sein du campus (supervision des embauches et départs, de la rémunération, etc.).

• Participe aux négociations des conventions collectives du personnel non-enseignant en collaboration avec la vice-rectrice.
• Administration les échelles de salaires et certains bénéfices des employés.
• Assure la liaison entre le bureau (UMCS) et les assureurs, fiduciaires, organismes gouvernementaux et autres organismes, en ce qui a trait aux avantages sociaux.
• Participe à des réunions ou des comités (du campus ou réseau) traitant de questions diverses et reliées à la gestion des ressources humaines de l'Université (régime de rente, assurance, comité de santé et de sécurité au travail, etc.).
• Maintient des liaisons harmonieuses avec les autres campus de l'Université en vue de favoriser la consultation et l'échange d'information.