SECRÉTAIRE DE DIRECTION, Service des ressources humaines
Université de Moncton - 5 Jobs
Moncton, NB
Closed
Job Details:
Benefits:
SECRÉTAIRE DE DIRECTION
Service des ressources humaines
(Poste régulier)
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Sous la supervision de la direction des ressources humaines, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif, la coordination et la gestion efficace des activités et dossiers du bureau, tout en veillant à la rigueur, la confidentialité et la qualité de l'information. Elle contribue à la fluidité des opérations RH, à la bonne organisation des réunions stratégiques, des événements internes et externes, ainsi qu'au suivi des dossiers liés aux relations de travail, négociations collectives, griefs, arbitrages, retraites et régimes de pension. Son rôle est central pour assurer la continuité, la cohérence et la qualité des services administratifs et opérationnels du service des ressources humaines.
- SALAIRE ANNUEL : De 62 417 $ à 73 112 $ (sur base de 35h/sem)
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- TEMPS PLEIN : 40hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Jusqu'à ce que le poste soit comblé
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
- Coordination, gestion de bureau et soutien administratif
- Assurer le soutien administratif à la direction des ressources humaines, incluant la gestion des agendas, la planification des réunions stratégiques et la coordination des réunions avec les intervenants internes et externes.
- Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme la documentation administrative, juridique et institutionnelle, ainsi qu'assurer le suivi des décisions et des échéanciers;
- Gérer et structurer les dossiers électroniques et papier, mettre à jour les tableaux de suivi RH et veiller au respect des exigences de confidentialité.
- Planifier et coordonner la logistique des activités internes et externes du service, incluant les événements, formations et rencontres institutionnelles.
- Assurer la gestion des fournitures de bureau, l'envoi de documents liés aux assurances et aux cessations d'emploi, ainsi que certaines démarches de reconnaissance institutionnelle.
- Effectuer toute autre tâche connexe en soutien aux activités du Service des ressources humaines.
- Coordination et gestion des dossiers RH et relations de travail
- Soutenir la direction RH dans la gestion des relations de travail et assurer le suivi administratif des dossiers de plaintes, griefs et arbitrages.
- Rédiger les projets de correspondance officielle liée aux relations de travail ;
- Coordonner la logistique des négociations collectives, rencontres syndicales et arbitrages.
- Assurer l'assemblage, la signature, la diffusion et la mise à jour des conventions collectives et documents connexes.
- Gestion des comités de retraite et régimes de pension
- Coordonner l'organisation des réunions des comités de retraite et de pension, incluant les convocations, ordres du jour et documentation.
- Rédiger les procès-verbaux, assurer le suivi des décisions et coordonner les échanges avec les experts-conseils et le vérificateur externe.
- Veiller à la diffusion et à la mise à jour de l'information pertinente.
- Gestion budgétaire, achats et suivi financier
- Contribuer à la préparation budgétaire annuelle du secteur et assurer le suivi administratif des dépenses et de la reddition de comptes.
- Effectuer les achats, coder et valider les factures, assurer leur suivi jusqu'au paiement et à l'archivage.
- Produire les rapports requis et compléter les formulaires liés aux dépenses, aux achats et aux déplacements.
EXIGENCES :
Détenir un diplôme postsecondaire en gestion de bureau ou en ressources humaines, jumelé avec une expérience significative en soutien administratif et gestion de bureau auprès d'une direction des ressources humaines ; toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée ;
Justifier d'un minimum de sept (7) à dix (10) années d'expérience dans un rôle administratif de soutien ou à titre de secrétaire de direction, idéalement en milieu de ressources humaines;
Maîtriser les procédures et pratiques administratives propres aux ressources humaines, incluant la gestion de dossiers légaux et syndicaux ;
- Démontrer une expérience dans un environnement syndiqué, notamment en matière de suivi de griefs, d'arbitrages et de négociations collectives ;
- Avoir de l'expérience en milieu universitaire ou institutionnel, et en comprendre les structures hiérarchiques ainsi que les processus organisationnels internes ;
- Savoir rédiger, préparer et réviser avec rigueur la correspondance, les rapports et les documents officiels, en assurant exactitude, clarté et cohérence ;
- Être capable d'assurer le suivi rigoureux de multiples dossiers et échéanciers, tout en respectant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité ;
- Faire preuve d'initiative et être en mesure de travailler de façon autonome ;
- Démontrer des habiletés à collaborer efficacement au sein d'une équipe et à entretenir des relations professionnelles harmonieuses ;
- Pouvoir accueillir, informer et communiquer avec les personnes de manière courtoise, professionnelle et efficace ;
- Exercer un bon jugement, un esprit d'analyse et un souci constant de l'exactitude
- Adopter une éthique de travail exemplaire et démontrer de l'entregent.
- Maîtriser le français et l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
