ASSISTANTE ou ASSISTANT AUX COMMUNICATIONS
Université de Moncton - 7 Jobs
Moncton, NB
Job Details:
Benefits:
CONCOURS
ASSISTANTE ou ASSISTANT AUX COMMUNICATIONS
Direction des communications
(Poste régulier)
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Sous la supervision de la directrice ou du directeur des communications, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, logistique et opérationnel à l'ensemble de la Direction. Polyvalente et dotée d'un excellent sens de l'organisation, elle contribue au fonctionnement efficace du service, à la planification des activités et à la coordination interne. Elle agit également comme personne‑ressource pour certaines fonctions de communication en cas d'absence ou de congé, garantissant la continuité, la stabilité et la réactivité du service.
- SALAIRE ANNUEL : De 59 290$ à 69 444$
- POSTE À TEMPS PLEIN : 35 h/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 3 mars 2026
Soutien à la planification et à la coordination
- Tenir à jour le calendrier global de production et des événements.
- Coordonner les échéanciers et veiller au respect des délais inter‑pôles.
- Gérer les réservations nécessaires (salles, équipements, services techniques).
- Appuyer l'organisation logistique des réunions et activités de la Direction.
- Préparer les ordres du jour, convocations et comptes rendus, et assurer le suivi des décisions.
Gestion de la boîte courriel générale
- Trier, répartir et prioriser les courriels entrants selon les pôles concernés.
- Assurer un suivi rigoureux des demandes et produire un rapport synthèse hebdomadaire.
- Garantir des réponses rapides et de qualité aux partenaires internes et externes.
Gestion interne et continuité opérationnelle
- Mettre à jour le registre des absences, congés et disponibilités de l'équipe.
- Soutenir la gestion des agendas partagés et la planification des remplacements.
- Servir de personne‑ressource pour la logistique interne (accès aux plateformes, matériel, documentation).
- Assurer un rôle de relève pour certaines fonctions administratives ou de communication en cas d'absence.
- Contribuer à la mise à jour et à l'organisation documentaire (procédures, modèles, dossiers).
Logistique et approvisionnement
- Coordonner la réception, l'entreposage et la distribution du matériel promotionnel.
- Gérer les inventaires de fournitures et d'équipements.
- Soutenir la logistique des activités de communication (commandes, livraisons, réservations).
Gestion administrative et budgétaire
- Suivre le budget de la Direction et préparer les rapports de dépenses.
- Effectuer le traitement des achats, factures et bons de commande.
- Mettre à jour les tableaux de bord financiers et logistiques.
- Assurer la liaison avec les services internes (finances, approvisionnement, RH, TI) pour les dossiers administratifs.
EXIGENCES:
1. Formation:
- Certificat, diplôme collégial ou baccalauréat en communication, administration ou domaine connexe
- Combinaison équivalente études expérience acceptée
2. Expérience:
- Deux ans en soutien administratif, coordination ou communication
- Expérience en milieu institutionnel ou service de communication (atout)
3. Compétences techniques:
- Excellentes habiletés interpersonnelles
- Très bonne rédaction en français
- Aisance avec la Suite 365, outils numériques, CMS Web et graphisme de base
- Français et anglais requis
4. Compétences comportementales:
- Organisation, gestion des priorités, autonomie
- Initiative, collaboration, transmission claire de l'information
- Sens du service, rigueur et polyvalence
ATOUTS:
- Communication institutionnelle
- Logistique d'événements
- Outils numériques de communication interne ou gestion de projets
AUTRES:
- Déplacements occasionnels selon les besoins.
- Possibilité de soutien ponctuel lors d'événements (soirs ou fins de semaine). • Manutention légère possible (matériel promotionnel).
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
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