ADJOINT(E) ADMINISTRATIVE(TIF), Bureau de l'Ombud
Adjoint(e) Administratif(ve)
Bureau de l'Ombud
(Poste temporaire de 3 ans, avec possibilité de reconduction, à raison de 20h/semaine)
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Le Bureau de l'Ombud de l'Université de Moncton est à la recherche d'un poste d'adjoint(e) administratif(ve). Il s'agit d'un poste temporaire d'une durée de 3 ans, avec possibilité de reconduction, à temps partiel (20 heures par semaine).
Le Bureau de l'Ombud est une ressource indépendante, confidentielle et impartiale qui s'assure du traitement juste et équitable de toute situation vécue par les membres de la communauté universitaire. Le Bureau de l'Ombud dessert les trois (3) campus de l'Université (Moncton, Edmundston et Shippagan).
Le mandat de l'Ombud consiste à intervenir dans des situations ou tout membre de la communauté universitaire, après avoir épuisé ses recours internes, se dit victime d'injustice ; d'aider à la résolution de situations conflictuelles ; de gérer les plaintes d'inconduite ; de sensibiliser la communauté aux questions de diversité, inclusion et équipe ; et de faire des recommandations pour l'amélioration de processus et de politiques.
- SALAIRE ANNUEL : De 56 314 $ à 65 968 $ (sur base de 35h/sem.)
- POSTE TEMPORAIRE : 3 ans, avec possibilité de reconduction
- TEMPS PARTIEL : 20hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 9 septembre 2025
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
L'adjoint(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir un soutien administratif à l'Ombud et, à ce titre, il/elle est le principal point de contact pour la coordination et l'organisation des réunions et de l'information nécessitant la participation de l'Ombud.
L'adjoint(e) administratif(ve) sera chargé(e) de :
- Gérer efficacement le calendrier de l'Ombud, incluant la planification des réunions et des rendez-vous, ainsi que la réservation des salles de réunion ;
- Assurer le suivi des engagements et des échéances, en collaboration avec l'Ombud, afin de prévoir du temps pour la préparation et la révision des documents ;
- Coordonner la logistique des réunions, notamment en préparant les dossiers, les ordres du jour et tout autre document requis ;
- Organiser les déplacements professionnels de l'Ombud, incluant la réservation des transports et de l'hébergement ;
- Préparer les demandes de remboursement de dépenses liées aux activités de l'Ombud ;
- Rédiger et préparer les correspondances nécessaires dans les différents dossiers, pour révision et signature par l'Ombud ;
- Assurer la gestion et le classement des dossiers, tout en veillant à leur confidentialité ;
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe, selon les besoins du bureau de l'Ombud.
EXIGENCES :
Les candidat(e)s doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation qu'ils/elles possèdent les qualifications suivantes pour que leur candidature soit prise en considération :
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente pourrait, le cas échéant, être prise en considération ;
- Justifier d'un minimum de trois (3) années d'expérience dans la prestation de soutien administratif ;
- Utiliser efficacement la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) ;
- Faire preuve de souci du détail dans l'examen et la préparation de documents écrits ;
- Gérer efficacement le temps et les priorités ;
- Préserver la confidentialité des renseignements avec discrétion ;
- Offrir un service à la clientèle de qualité et adopter une attitude respectueuse et empathique dans toutes les interactions ;
- Communiquer de manière claire et efficace, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
- Faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité ;
- Respecter la diversité et promouvoir l'inclusion ;
- Collaborer activement au sein d'une équipe ;
- Maîtriser le français oral et écrit.
ATOUTS
- Posséder une bonne connaissance de l'anglais ;
- Connaître le rôle, les responsabilités et les mandats du Bureau de l'Ombud de l'Université de Moncton ;
- Connaître les pratiques et procédures de bureau ainsi que l'utilisation de logiciels pour aider à organiser le travail, les horaires et les échéanciers ;
- Détenir une bonne connaissance des politiques administratives de l'Université de Moncton relatives aux voyages, aux congés et à la gestion de l'information.
AUTRES :
- Se soumettre à une vérification des antécédents criminels et de sécurité avant l'entrée en fonction ;
- Prêter le serment d'entrée en fonction lié aux obligations spécifiques du Bureau de l'Ombud, notamment en matière d'impartialité et de confidentialité ;
- Signer une entente de non-divulgation lors de l'entrée en poste.
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