Athlete Services Coordinator Coordonnatrice ou coordonnateur des services aux athlètes

Athlete Services Coordinator

The Athlete Services Coordinator plays an integral role in supporting high-performance sport across Atlantic Canada and nationally. Reporting to the Director of Performance Pathways, the Athlete Services Coordinator is the key point of contact for athletes, helping them navigate and access CSI Atlantic's programs, services, and resources.

The position coordinates athlete intakes, ongoing service access and administration, and provides oversight of athlete support in Nova Scotia, New Brunswick, Newfoundland and Labrador, and Prince Edward Island through regional staff and service providers.

What is the Canadian Sport Institute Atlantic?
The Canadian Sport Institute Atlantic (CSI Atlantic) develops partnerships and delivers programs that help to grow high-performance sport in Atlantic Canada. We provide performance and personal management services to athletes on a pathway leading to the Olympic and Paralympic Games as well as employment and educational opportunities for coaches.

Description of Employment

Job Title: Athlete Services Coordinator

Employment Status:

• Full-time, 35 hours per week
• The nature of sport means that some activities take place evenings and weekends

Working Locations:

• Halifax, NS
• 26 Thomas Raddall Drive, Halifax, NS
• In office with some off-site work required
• Flexible work from home arrangement up to one day per week
• Local travel and occasional travel within Atlantic Canada may be required.

Required Qualifications:
An undergraduate degree in Sport Management, Kinesiology, Recreation and Sport Studies, Business Administration, or other relevant discipline

Other Criteria:

Essential Skills/Traits:

• Understanding of the Canadian sport system and the needs of athletes pursuing national and international performance
• French/English bilingualism is considered an asset
• A graduate degree in a relevant discipline
• Experience working in the Atlantic Canadian sport system
• Experience coordinating fee-for-service programs, practitioner bookings or individual and group training services
• Strong organizational skills and data management
• Excellent verbal and written communication skills
• Proven success with relationship building and networking
• Ability to manage competing priorities, follow through on requests and maintain accurate records
• Sound judgment and discretion when handling confidential athlete and service information
• Ability to work independently and collaboratively with athletes, coaches, regional staff and service providers
• Proficiency with digital tools for scheduling, registration, spreadsheets and database management

Role Highlights

Job Components:

• Serve as the primary contact for athlete-service inquiries, explaining eligibility, available support and how to access services
• Coordinate athlete intake and annual renewals, including eligibility confirmation, needs identification, athlete agreements and required waivers. Consult with athletes, coaches and NSOs as appropriate
• Connect eligible athletes with Integrated Support needs in accordance with CSI Atlantic's service policies and available resources
• Maintain regular contact with athletes and follow up on service requests, referrals and barriers to access
• Provide oversight and coordination of athlete support in New Brunswick, Newfoundland and Labrador, and Prince Edward Island, working with regional staff and providers to maintain consistent communication and service processes
• Coordinate athlete insurance enrolment, communicate coverage and reimbursement procedures, and process related documentation and invoices within approved policies and budgets
• Participate and contribute to CSI Atlantic projects, activities and events
• Tracking athlete results and sharing results when applicable
• Administer athlete surveys and summarize feedback to inform service improvements
• Oversight of Game Plan athlete program

The salary range for this position is between $55,000 and $70,000 and will be commensurate with
experience, qualifications and expertise.Interested candidates should submit their resume and cover letter prior to October 30th at 4PM ADT.

The Canadian Sport Institute Atlantic is located on the traditional territory of the Mi'kmaq and Wolastoqiyik People. We value diversity and inclusion and are committed to employment equity. We encourage applications from all qualified candidates including Aboriginal/Indigenous Persons, members of racially visible communities, persons with disabilities, persons of a minority sexual orientation, gender identity and/or expression, and women. Applicants from these communities are encouraged to self-identify.

We thank all those who apply; however, only those selected for further consideration will be contacted.

Coordonnatrice ou coordonnateur des services aux athlètes

La coordonnatrice ou le coordonnateur des services aux athlètes joue un rôle essentiel dans le soutien au sport de haut niveau dans le Canada atlantique et à l'échelle nationale. Relevant du directeur des parcours de performance, la ou le titulaire du poste est le principal point de contact pour les athlètes. Elle ou il aide ces derniers à s'orienter et à accéder aux programmes, aux services et aux ressources de l'ICS Atlantique.

La ou le titulaire du poste coordonne l'accueil des athlètes, l'accès aux services et leur administration,
et supervise le soutien aux athlètes en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-
Labrador et à l'Île-du-Prince-Édouard par l'intermédiaire du personnel régional et des fournisseurs de
services.

Qu'est-ce que l'Institut canadien du sport Atlantique?
L'Institut canadien du sport Atlantique (ICS Atlantique) établit des partenariats et offre des programmes qui contribuent au développement du sport de haut niveau dans le Canada atlantique. L'organisme fournit des services de gestion de la performance et de développement personnel aux athlètes qui suivent un parcours menant aux Jeux olympiques et paralympiques, ainsi que des possibilités d'emploi et de formation pour les entraîneures et entraîneurs.

Description du poste

Titre du poste : Coordonnatrice ou coordonnateur des services aux athlètes

Situation d'emploi :

• Temps plein, 35 heures par semaine;
• En raison de la nature même du sport, certaines activités se déroulent en soirée et la fin de semaine.

Lieux de travail :

• Halifax (N.-É.);
• 26, promenade Thomas Raddall, à Halifax (N.-É.);
• Au bureau, avec quelques tâches à effectuer à l'extérieur;
• Entente de travail à domicile adaptable pouvant aller jusqu'à un jour par semaine;
• Des déplacements locaux et, à l'occasion, dans le Canada atlantique peuvent être requis.

Qualifications requises :

Un baccalauréat en gestion du sport, en kinésiologie, en loisirs et études sportives, en administration des affaires ou dans une autre discipline pertinente;

Autres critères :

Compétences et qualités essentielles :

• Une bonne compréhension du système sportif canadien et des besoins des athlètes visant des performances à l'échelle nationale et internationale.
• Bilinguisme français-anglais, un atout;
• Diplôme d'études supérieures dans une discipline pertinente;
• Expérience de travail au sein du système sportif du Canada atlantique;
• Expérience en coordination de programmes à frais de service, de la gestion des réservations de praticiennes et praticiens ou de services d'entraînement individuels et en groupe.
• Avoir de solides compétences en organisation et en gestion des données.
• Détenir d'excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Avoir de l'expérience démontrée en matière d'établissement de relations et de réseautage.
• Avoir la capacité à gérer des priorités concurrentes, à donner suite aux demandes et à tenir des dossiers précis.
• Faire preuve de bon jugement et de discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels concernant les athlètes et les services.
• Avoir la capacité à travailler de façon autonome et en collaboration avec les athlètes, les entraîneures et entraîneurs, le personnel régional et les fournisseurs de services.
• Maîtriser les outils numériques pour la planification, l'inscription, la gestion de feuilles de calcul et de bases de données.

Points saillants du poste:

Composantes du poste:

• Agir à titre de point de contact principal pour les demandes relatives aux services aux athlètes, en expliquant les critères d'admissibilité, le soutien offert et la façon d'accéder aux services.
• Coordonner l'inscription des athlètes et les renouvellements annuels, dont la confirmation de l'admissibilité, la détermination des besoins, les ententes avec les athlètes et les dérogations requises. Consulter les athlètes, les entraîneures et entraîneurs ainsi que les organismes de
  sport nationaux (OSN), au besoin.
• Mettre en relation les athlètes admissibles ayant des besoins en matière de soutien intégré, conformément aux politiques de service de l'ICS Atlantique aux ressources offertes.
• Maintenir un contact régulier avec les athlètes et assurer le suivi des demandes de services, des aiguillages et des obstacles à l'accès.
• Assurer la supervision et la coordination du soutien aux athlètes au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador et à l'Île-du-Prince-Édouard, en collaboration avec le personnel régional et les fournisseurs de services pour assurer l'uniformité des processus de communication et de
  prestation de services.
• Coordonner l'inscription des athlètes à l'assurance, communiquer les modalités de couverture et de remboursement, et traiter la documentation et les factures connexes dans le respect des politiques et des budgets approuvés.
• Participer et contribuer aux projets, activités et événements de l'ICS Atlantique.
• Suivre les résultats des athlètes et les diffuser, le cas échéant.
• Mener des sondages auprès des athlètes et résumer les commentaires reçus pour orienter l'amélioration des services.
• Supervision du program pour athlètes « Game Plan »

L'échelle salariale pour ce poste se situe entre 55 000 $ et 70 000 $ et sera déterminée en fonction de l'expérience, des qualifications et de l'expertise de la personne choisie pour le poste.
Les personnes candidates qui ont de l'intérêt pour ce poste sont priées d'envoyer leur curriculum vitae et leur lettre d'accompagnement avant le 30 octobre à 16 h (HAA).

L'Institut canadien du sport de l'Atlantique est situé sur le territoire traditionnel des peuples mi'kmaq et
wolastoqiyik. Nous valorisons la diversité et l'inclusion et nous nous engageons à assurer l'équité en matière d'emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature, dont les Autochtones; les membres de communautés racialement visibles; les personnes ayant un handicap; les personnes ayant une orientation sexuelle, une identité de genre ou une expression de genre minoritaires; et les femmes. Les personnes candidates issues de ces communautés sont encouragées à s'identifier comme telles.

Nous remercions toutes les personnes qui postulent. Seules celles retenues pour une évaluation plus
approfondie seront contactées.