Clinical Vendor Manager

Job DescriptionJob Description: Titre du poste: Gestionnaire de fournisseurs cliniques Description du poste Le ou la gestionnaire de fournisseurs cliniques est responsable d'établir et de gérer la portée, les échéanciers et les coûts des fournisseurs et sous-traitants pour les projets cliniques tout au long du cycle de vie des études. Cette personne agit comme principal point de contact pour les fournisseurs, assure la supervision opérationnelle et financière continue, gère les risques et les enjeux, et collabore étroitement avec l'équipe de projet globale afin de garantir la qualité de la prestation des services des fournisseurs. ResponsabilitésSuperviser et gérer les fournisseurs spécifiques aux études à toutes les étapes du cycle de vie des projets (démarrage, conduite et clôture).Revoir les contrats de fournisseurs et s'assurer que toutes les exigences de l'étude sont correctement reflétées dans la documentation contractuelle.Gérer et surveiller la conformité contractuelle des fournisseurs, préparer les bons de commande et les avenants pour les services hors portée, les renouvellements, les prolongations d'ententes et les nouveaux services.Gérer et contrôler le budget, la portée et les échéanciers des projets fournisseurs en partenariat avec le ou la chef de projet.Collaborer avec les experts internes pour clarifier et préciser les spécifications à communiquer aux fournisseurs.Développer et maintenir le plan de gestion des fournisseurs de projet en collaboration avec les parties prenantes pertinentes.Analyser les écarts entre les résultats planifiés et les résultats réels, et participer à l'élaboration des actions correctives nécessaires.Diriger les réunions de fournisseurs propres aux projets et participer activement aux réunions internes et aux réunions avec les clients.Gérer la qualité du travail réalisé par les fournisseurs et contribuer aux évaluations de performance des fournisseurs.Effectuer des activités continues de gestion des risques, et collaborer avec les unités d'affaires concernées pour faciliter la résolution des enjeux avec les fournisseurs.Superviser et gérer les non-conformités spécifiques aux projets et les actions correctives et préventives (CAPA) liées aux fournisseurs, en consultant l'assurance qualité au besoin.Résoudre les plaintes et escalades provenant des fournisseurs, de l'équipe de projet et des commanditaires.Maintenir des contrôles de service en appliquant les leçons apprises et les évaluations de performance afin de s'assurer que les fournisseurs respectent les standards du projet.Revoir, gérer et vérifier les factures des fournisseurs pour s'assurer que la facturation est conforme aux conditions des bons de travail et des avenants de chaque projet.Gérer les systèmes technologiques des fournisseurs qui suivent l'expédition, l'inventaire et l'approvisionnement en matériel de projet et/ou en données.Recueillir, revoir et analyser les indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques aux projets, lorsque applicable.Veiller à la pertinence et à la ponctualité du classement des documents liés aux fournisseurs dans le eTMF de l'étude. Compétences EssentiellesExpérience en gestion de fournisseurs dans un environnement d'études cliniques.Expérience en gestion de catégories et en gestion de partenariats avec des fournisseurs cliniques.Expérience au sein d'organisations de recherche sous contrat (CRO).Connaissance des activités de laboratoires centraux et de leur mise en place dans le cadre d'études cliniques.Compétences démontrées en négociation avec les fournisseurs, incluant la négociation de contrats et d'avenants.Capacité à gérer les relations avec les fournisseurs et à maintenir des partenariats durables.Aptitude à gérer les budgets, les portées de projet et les échéanciers pour des fournisseurs multiples.Compétences en gestion des risques, en suivi des enjeux et en résolution de problèmes liés aux fournisseurs.Capacité à analyser des écarts de performance et à définir des actions correctives.Expérience dans la revue et la vérification de factures de fournisseurs, incluant la validation de la conformité à la portée contractuelle.Aisance à travailler en interface avec des équipes de projet globales et des clients externes. Compétences Supplémentaires & qualificationsExpérience spécifique en recherche clinique, incluant la collaboration avec des laboratoires centraux.Expérience dans l'élaboration et la mise à jour de plans de gestion des fournisseurs.Expérience dans l'utilisation ou la supervision de systèmes technologiques de suivi des expéditions, des inventaires et des fournitures d'étude.Expérience dans la collecte, l'analyse et la présentation de KPI liés à la performance des fournisseurs.Familiarité avec les processus de gestion des non-conformités et des CAPA en contexte qualité.Capacité à travailler dans un environnement client et à représenter l'équipe de projet auprès des fournisseurs.Excellentes compétences en communication écrite et verbale pour coordonner efficacement les fournisseurs, l'équipe interne et les clients. Environnement De Travail Ce poste s'exerce en télétravail, dans un environnement principalement à distance. La personne occupe un rôle fortement collaboratif avec des équipes de projet globales et des fournisseurs externes. Le travail implique une utilisation intensive d'outils numériques de gestion de projets, de systèmes de suivi des fournisseurs et de plateformes de documentation électronique, notamment pour la tenue du eTMF. Les interactions se font principalement par vidéoconférence, téléphone et courriel, avec des réunions régulières avec les fournisseurs et les clients. L'horaire de travail est typiquement aligné sur un environnement de bureau virtuel, avec la flexibilité nécessaire pour participer à des réunions avec des parties prenantes situées dans différents fuseaux horaires. Job Title: Clinical Vendor Manager Job Description The Clinical Vendor Manager is responsible for establishing and managing supplier and vendor scope, timelines, and costs for clinical projects throughout the entire study life cycle. This person serves as the primary point of contact for vendors, provides ongoing operational and financial oversight, manages risks and issues, and works closely with the global project team to ensure high-quality delivery of vendor services in a client-facing environment. ResponsibilitiesOversee and manage study-specific vendors across all phases of the project life cycle, including start-up, conduct, and closeout.Review vendor contracts and ensure that all study requirements are accurately captured and reflected in contractual documentation.Manage and monitor vendor contract compliance, and prepare work orders and change orders for out-of-scope services, renewals, agreement extensions, and new services.Manage and control vendor project budgets, scope, and timelines in partnership with the Project Manager.Collaborate with internal subject matter experts to clarify and define specifications for vendors.Develop and maintain the project Vendor Management Plan in collaboration with relevant stakeholders.Analyze discrepancies between planned and actual results and contribute to the development of appropriate corrective actions.Lead project-specific vendor meetings and actively attend and participate in internal and client-facing project meetings.Manage the quality of work performed by vendors and support vendor performance assessments.Perform ongoing risk management activities and work with relevant business units to facilitate issue resolution with vendors.Oversee and manage vendor-related non-conformances and CAPAs for specific projects, consulting with Quality Assurance as needed.Resolve complaints and escalations from vendors, project teams, and sponsors.Maintain service controls by applying lessons learned and vendor performance assessments to ensure vendors meet project standards.Review, manage, and verify vendor invoices to ensure billing aligns with the terms of work orders and change orders for each project.Manage vendor technological systems that track shipment, inventory, and supply of project materials and/or data.Collect, review, and analyze project-specific KPIs, as applicable.Ensure appropriate and timely filing of vendor-related documents in the study eTMF. Essential SkillsExperience in vendor management within a clinical research environment.Experience in category management and clinical vendor partnership management.Experience working within a Contract Research Organization (CRO) or similar setting.Knowledge of central lab operations and central lab set-up in clinical studies.Proven vendor negotiation skills, including contract and change order negotiation.Ability to manage vendor relationships and maintain strong, long-term partnerships.Ability to manage budgets, project scope, and timelines across multiple vendors.Strong risk management skills and experience in issue tracking and resolution related to vendors.Ability to analyze performance variances and define corrective actions.Experience reviewing and verifying vendor invoices for alignment with contractual scope.Comfort working in a client-facing role and collaborating with global project teams. Additional Skills and QualificationsHands-on experience in clinical research, including collaboration with central laboratories.Experience developing and maintaining vendor management plans.Experience using or overseeing technological systems that track shipments, inventory, and study supplies.Experience collecting, analyzing, and presenting vendor-related KPIs.Familiarity with non-conformance and CAPA processes in a quality-focused environment.Ability to represent the project team professionally in discussions with vendors and clients.Strong written and verbal communication skills to coordinate effectively with vendors, internal teams, and sponsors. Work Environment This role is fully remote and performed in a virtual work environment. The position involves close collaboration with global project teams and external vendors, primarily through digital tools. Daily work includes extensive use of project management systems, vendor tracking technologies, and electronic documentation platforms, including the study eTMF. Communication occurs mainly via videoconference, phone, and email, with regular meetings involving vendors and clients. Working hours follow a typical office schedule, with flexibility to accommodate meetings across different time zones. Job Type & Location This is a Contract position based out of Mississauga, ON.Pay and Benefits The pay range for this position is $38.50 - $43.00/hr.Workplace Type This is a fully remote position. À propos d'Actalent Actalent est un chef de file mondial des services d'ingénierie et de sciences et des solutions de talents. Nous aidons les entreprises visionnaires à faire progresser leurs initiatives en matière d'ingénierie et de science en leur donnant accès à des experts spécialisés qui favorisent la mise à l'échelle, l'innovation et la mise en marché rapide. Avec un réseau de près de 30 000 consultants et plus de 4 500 clients aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Actalent est au service d'un grand nombre d'entreprises du classement Fortune 500. Actalent est un employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l'âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d'ancien combattant, d'un handicap, de l'orientation sexuelle, de l'identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d'accommodement raisonnable, tel que la modification ou l'ajustement du processus de demande d'emploi ou d'entrevue à cause d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected] pour connaître d'autres options d'accommodement. Ordonnance sur l'égalité des chances de San Francisco: Conformément à l'Ordonnance sur l'égalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels. Utilisation de l'intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d'embauche, notamment la recherche, la présélection et l'évaluation des candidatures. L'IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à l'aide d'outils d'IA. About Actalent Actalent is a global leader in engineering and sciences services and talent solutions. We help visionary companies advance their engineering and science initiatives through access to specialized experts who drive scale, innovation and speed to market. With a network of almost 30,000 consultants and more than 4,500 clients across the U.S., Canada, Asia and Europe, Actalent serves many of the Fortune 500. We are proud to be an Engineering News-Record (ENR) Top 500 Design Firm for our engineering design services and a ClearlyRated Best of Staffing® winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email [email protected] for other accommodation options. San Francisco Fair Chance Ordinance: Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, for all positions located in the city and county of San Francisco, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records. Use of Artificial Intelligence (AI):We may use Artificial Intelligence (AI) to support parts of our hiring process, including sourcing, screening, and evaluating candidates. AI helps assess applications and qualifications, but final decisions are made by our hiring team. By applying, you acknowledge and agree that your application may be reviewed using AI tools.