Volunteer Services Officer

ABOUT CATALYSTE+
Catalyste+ is a Canadian economic development organization. We help people build better lives by strengthening local economies in Canada and in developing countries around the world. Since 1967, weve been building capacity with businesses, governments and community organizations to promote locally driven, inclusive growth and sustainable development. We act as a catalyst for our partners to realize their full potential.

SUMMARY

Reporting to the Volunteer Services Manager, the Volunteer Services Officer (VSO) is responsible for proactively searching the Catalyste+ database and matching Catalyste+ Advisors (CAs) to assignment requirements. The VSO also provides excellent customer service to CAs while preparing them for their assignments and ensuring the smooth deployment, including pre-assignment briefing and post-assignment feedback. The VSO will work closely with Program staff and CAs in the day-to-day delivery of assignments and other ad hoc duties.

This position is preferred to be based in either Toronto or Montreal. However, qualified candidates based anywhere in Ontario, Quebec, British Columbia or the Northwest Territories will also be considered. This position is primarily remote, with a hybrid work arrangement in Toronto, requiring in-office presence two days per week.

PRIMARY RESPONSIBILITIES

Assignment Recruitment

• Identifies and engages suitable candidates from the CA database to meet assignment requirements within established timelines;
• Builds and maintains a diverse pool of experienced CAs to support both current and future assignment needs;
• Conducts ongoing reviews of the CA database to ensure readiness and alignment with evolving program priorities.

Volunteer Engagement & Deployment

• Provides excellent customer service and administrative support to CAs in preparation for their assignments;
• Partner with Catalyste+s travel agency to ensure best available travel is booked for CAs and Global Affairs Canada (GAC) compliant;
• Assists CAs to obtain travel visas, ensure travel documents are valid and that CAs have completed all the necessary forms prior to their departure as required (i.e. medical forms, waivers, expense advances, etc.) through Catalyste+'s online system;
• Communicates with Catalyste+ In Country Team (ICT) members, Program Managers (PMs) and Program Officers (POs) as needed to coordinate CA travel logistics;
• Provides detailed pre-departure briefing to CAs around local customs, logistics and assignment preparation;
• Prepares assignment advance requests and liaise with the Accounting department to ensure timely processing of pre-departure expenses;
• Ensures CAs have completed their pre-departure online compliance training modules;
• Manages post-assignment documents collection from CAs, (i.e. expense claims, timesheets, assignment reports) and follow-up on overdue items;
• Enters all necessary documentation into the database (QuickBase) and ensure all information is up to date;
• Reviews the Catalyste+ Advisor Feedback Form (CAFF) after each assignment for quality assurance, review the Partner Feedback Form (PFF) and follow-up with CAs for de-briefing purposes;
• Other duties as assigned.

SECONDARY RESPONSIBILITIES

• Contributes to special projects and training related to CA recruitment and deployment;
• Contributes to the development of forms and processes to constantly improve the volunteer experience;
• Promotes exchanges of information and ideas between Catalyste+ staff in Canada, In-Country Teams and Catalyste+ Advisors
• Regularly meets with Program staff to stay informed on assignments;
• Assists, as required, in CA misconduct incidents;
• Responds to general inquiries regarding Catalyste+s programs and services.

KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENTS

• University degree in International Development, Human Resources Management / related field or 1-3 years of relevant experience in international or administrative programs
• Experience working with volunteers in the not-for-profit sector is an asset
• Excellent written English skills required
• Excellent customer service skills
• Comfortable speaking to groups and representing the organization at public events
• Demonstrated initiative and entrepreneurial spirit
• Culturally sensitive and capable of preserving confidential or sensitive information
• Able to readily adapt to change, multi-task, coordinate and prioritize day-to-day workload to meet tight timelines
• Able to manage high volumes of emails, calls and data management
• Able to work proactively and independently
• Proficient in Microsoft Word, Excel, Outlook and database management
• French or Spanish language skills are an asset

WHATS IN IT FOR YOU

Salary Range: $50,000 $55,000, commensurate with experience.

At Catalyste+, we take a people-first approach to compensation, offering a comprehensive total rewards package designed to support our team while they do meaningful, impactful work. Our benefits include:

• Comprehensive health benefits plan
• Employer-matched pension plan
• Work-life balance (hybrid), vacation and sick leave
• Holiday and December end of year office closure
• Mental health and wellness programs
• Internal training, professional development and Mentorship opportunities
• An innovative, collaborative, diverse, and inclusive work environment

Application deadline: June 2, 2026

Catalyste+ is an equal opportunity employer who subscribes to the principle of equal access to employment. We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.

In the spirit of peace, friendship and respect, we recognize that our work takes place on traditional Indigenous territories across Canada. We also wish to acknowledge that the Catalyste+ office in Toronto is located on the traditional Indigenous territory of the Huron-Wendat, Haudenosaunee, the Anishnabeg, the Chippewa and the territory of the Mississaugas of the New Credit. In Montreal, our office is located on the unceded territory of the Kanienkeh:ka.

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PROPOS DE CATALYSTE+
Catalyste+ est une organisation canadienne de dveloppement conomique. Nous aidons les collectivits renforcer les conomies locales afin damliorer les conditions de vie au Canada et dans les pays en dveloppement du monde entier. Depuis 1967, nous renforons les capacits des entreprises, des gouvernements et des organisations communautaires afin de promouvoir une croissance locale inclusive et un dveloppement durable. Nous agissons comme catalyseur pour permettre nos partenaires de raliser leur plein potentiel.

RSUM

Sous la responsabilit du gestionnaire des services de bnvolat, lagent des services de bnvolat (ASB) est charg de consulter de manire proactive la base de donnes de Catalyste+ et de jumeler les conseillers de Catalyste+ (CA) aux exigences des missions. LASB offre galement un excellent service la clientle aux CA tout en les prparant leurs missions et en assurant un dploiement sans heurts, y compris par le biais de sances dinformation pralables la mission et de retours dexprience post-mission. LASB travaillera en troite collaboration avec le personnel du programme et les CA dans le cadre de la gestion quotidienne des missions et dautres tches ponctuelles.

Ce poste est idalement bas Toronto ou Montral. Toutefois, les candidatures de personnes qualifies rsidant nimporte o en Ontario, au Qubec, en Colombie-Britannique ou dans les Territoires du Nord-Ouest seront galement prises en considration. Ce poste est principalement distance, avec un mode de travail hybride pour les personnes bases Toronto, ncessitant une prsence au bureau deux jours par semaine.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

Recrutement pour les missions

• Identifier et contacter les candidats appropris dans la base de donnes des CA afin de rpondre aux exigences des missions dans les dlais fixs ;
• Constituer et gre un vivier diversifi de CA expriments pour rpondre aux besoins actuels et futurs en matire de missions ;
• Effectuer des examens rguliers de la base de donnes des CA afin de sassurer de leur disponibilit et de leur adquation avec les priorits volutives du programme.

Mobilisation et dploiement des bnvoles

• Fournir un excellent service la clientle et un soutien administratif aux CA en vue de la prparation de leurs missions ;
• Collaborer avec lagence de voyage de Catalyste+ pour sassurer que les meilleurs billets disponibles sont rservs pour les CA et quils sont conformes aux exigences dAffaires mondiales Canada (AMC) ;
• Aider les CA obtenir leurs visas de voyage, s'assure que leurs documents de voyage sont valides et qu'ils ont rempli tous les formulaires ncessaires avant leur dpart, comme requis (c'est--dire les formulaires mdicaux, les dcharges, les avances de frais, etc.) via le systme en ligne de Catalyste+ ;
• Communiquer avec les membres de lquipe nationale (ICT) de Catalyste+, les gestionnaires de programme (PM) et les agents de programme (PO) selon les besoins pour coordonner la logistique des dplacements des CA ;
• Fournir aux CA un briefing dtaill avant le dpart sur les coutumes locales, la logistique et la prparation de la mission ;
• Prparer les demandes davance sur frais de mission et assurer la liaison avec le service comptable pour garantir le traitement en temps opportun des dpenses avant le dpart ;
• S'assurer que les CA ont suivi les modules de formation en ligne sur la conformit avant leur dpart ;
• Grer la collecte des documents post-mission auprs des CA (c'est--dire les notes de frais, les feuilles de temps, les rapports de mission) et assure le suivi des lments en retard ;
• Saisir tous les documents ncessaires dans la base de donnes (QuickBase) et s'assure que toutes les informations sont jour ;
• Examiner le formulaire de retour dinformation des conseillers Catalyste+ (CAFF) aprs chaque mission des fins dassurance qualit, examine le formulaire de retour dinformation des partenaires (PFF) et assure le suivi auprs des conseillers des fins de dbriefing ;
• Autres tches assignes.

RESPONSABILITS SECONDAIRES

• Contribuer des projets spciaux et des formations lis au recrutement et au dploiement des conseillers ;
• Contribuer l'laboration de formulaires et de processus visant amliorer constamment l'exprience des bnvoles ;
• Favoriser les changes d'informations et d'ides entre le personnel de Catalyste+ au Canada, les quipes sur le terrain et les conseillers Catalyste+ ;
• Rencontrer rgulirement le personnel du programme pour se tenir inform des missions ;
• Apporter son aide, au besoin, en cas d'incidents lis une conduite inapproprie des conseillers ;
• Rpondre aux demandes de renseignements gnraux concernant les programmes et services de Catalyste+.

CONNAISSANCES ET COMPTENCES REQUISES

• Diplme universitaire en dveloppement international, en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou 1 3 ans dexprience pertinente dans des programmes internationaux ou administratifs
• Une exprience de travail avec des volontaires dans le secteur but non lucratif est un atout
• Excellentes comptences en anglais crit requises
• Excellentes comptences en service la clientle
• A laise pour sexprimer devant des groupes et reprsenter lorganisation lors dvnements publics
• Fait preuve dinitiative et desprit dentreprise
• Sensibilit culturelle et capacit prserver la confidentialit des informations sensibles
• Capacit sadapter facilement au changement, mener plusieurs tches de front, coordonner et hirarchiser la charge de travail quotidienne pour respecter des dlais serrs
• Capacit grer un volume important de-mails, dappels et de donnes
• Capacit travailler de manire proactive et autonome
• Matrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et de la gestion de bases de donnes
• La matrise du franais ou de lespagnol est un atout

CE QUE CELA VOUS APPORTE

Fourchette salariale : 50 000 $ 55 000 $, selon lexprience.

Chez Catalyste+, nous adoptons une approche de la rmunration axe sur les personnes, en proposant un ensemble complet d'avantages sociaux conu pour soutenir notre quipe dans l'accomplissement d'un travail significatif et percutant. Nos avantages comprennent :

• Un rgime complet d'assurance sant
• Un rgime de retraite avec abondement de l'employeur
• quilibre entre vie professionnelle et vie prive (hybride), congs pays et congs maladie
• Fermeture des bureaux pendant les ftes et la fin du mois de dcembre
• Programmes de sant mentale et de bien-tre
• Formations internes, dveloppement professionnel et possibilits de mentorat
• Un environnement de travail innovant, collaboratif, diversifi et inclusif

Date limite de candidature : 2 juin 2026

Catalyste+ est un employeur souscrivant au principe de l'galit d'accs l'emploi. Nous remercions tous les candidats de leur intrt, mais seules les personnes retenues pour un entretien seront contactes.

Dans un esprit de paix, d'amiti et de respect, nous reconnaissons que nos activits se droulent sur les territoires traditionnels des peuples autochtones travers le Canada. Nous tenons galement souligner que le bureau de Catalyste+ Toronto est situ sur le territoire traditionnel des peuples autochtones Huron-Wendat, Haudenosaunee, Anishnabeg et Chippewa, ainsi que sur le territoire des Mississaugas de New Credit. Montral, notre bureau est situ sur le territoire non cd des Kanienkeh:ka.