Administrative Assistant

Role: Administrative Assistant – Peat Bog Operations
Compensation: $47,000 annually

Job Summary:
Reporting to the Peat Bog Operations Leadership Team, the Administrative Assistant supports daily operational activities across multiple production sites. This role serves as a key liaison between site supervisors, internal departments, and external partners. Responsibilities include managing communications, coordinating administrative tasks, maintaining documentation, supporting inventory processes, and ensuring timely follow-up on action items to keep operations running smoothly and efficiently.

Benefits
• Health Insurance (includes Virtual Health, and HCSA)
• Dental Insurance
• Vision Insurance
• Life Insurance
• Long-term Disability
• Short-term Disability
• RRSP Match
• Paid Vacation
• Floating Days
• Employee Assistance Program
• Employee Engagement Events
• Awards and Recognition
• Tuition Reimbursement
• Service Awards
• Employee Perks & Discounts

Job Responsibilities
• Manage internal and external communications for peat operations (emails, calls, and follow-up requests)
• Place orders for parts and equipment at the request of site supervisors
• Prepare, review, and distribute administrative documents (forms, reports, procedures, correspondence)
• Maintain calendars, deadlines, and performance dashboards
• Participate in team meetings, prepare minutes, and track follow-up actions
• Support managers with operating budgets and monthly financial tracking
• Track work orders and maintenance requests
• Support management of service contracts and purchase orders related to equipment
• Assist with entering and validating peat and equipment inventories
• Monitor inter-site transfers and maintain material movement records
• Compile data for monthly and seasonal production reports
• Additional duties as assigned by Supervisory staff

Qualifications
• Diploma in Office Administration, Business Administration, or related field
• 3–5 years of experience in an administrative role; industrial or agricultural experience considered an asset
• Strong understanding of operational processes
• Proficiency with Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, Teams)
• Experience with management systems (e.g., Business Central, Geotab) and databases
• Basic accounting knowledge (purchase orders, budget tracking, etc.)
• Excellent organizational skills and high attention to detail
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines
• Strong communication skills; bilingualism (French & English) required, spoken and written
• Professionalism, discretion, and strong team orientation

Rôle : Adjoint administratif/adjointe administrative – Opérations tourbières

Description du poste :

Relevant de l'équipe des opérations tourbières, l'adjoint(e) administratif(ve) soutient les activités quotidiennes sur plusieurs sites de production. Le titulaire du poste assure la liaison entre les superviseurs de site, les départements internes et les partenaires externes. Le titulaire du poste est responsable de la gestion des communications, de la coordination des tâches administratives, du maintien de la documentation, du soutien aux processus d'inventaire et du suivi des éléments opérationnels pour assurer le bon déroulement des opérations.

Avantages

• Assurance santé (inclut la santé virtuelle et les HCSA)
• Assurance dentaire
• Assurance Vision
• Assurance vie
• Invalidité de longue durée
• Invalidité à court terme
• Correspondance REER
• Congés payés
• Jours flottants
• Programme d'aide aux employés
• Événements d'engagement des employés
• Récompenses et reconnaissance
• Remboursement des frais de scolarité
• Prix de service
• Avantages et réductions pour les employés

Responsabilités professionnelles

• Gérer les communications internes et externes (courriels, appels, demandes de suivi)
• Effectuer des commandes de pièces et d'équipements à la demande des superviseurs de site
• Rédiger, réviser et distribuer des documents administratifs tels que des formulaires, des rapports, des correspondances, des procédures, etc.
• Effectuer la mise à jour des calendriers, des suivis d'échéances et des tableaux de bord de performance
• Participer aux réunions d'équipe, rédiger les comptes rendus et effectuer le suivi des actions.
• Soutenir les gestionnaires dans la préparation des budgets d'opération et le suivi financier mensuel
• Assurer le suivi des bons de travail et des demandes de maintenance
• Aider à gérer les contrats de services et les commandes liées aux équipements
• Soutenir la saisie et la validation des inventaires de tourbe et d'équipements
• Surveiller les transferts intersites et mettre à jour les registres de mouvements de matériel
• Recueillir des données pour les rapports de production mensuels et saisonniers
• Effectuer toutes autres tâches qui lui sont assignées par l'équipe de supervision

Compétences

• Diplômé(e) en bureautique, administration ou tout autre domaine connexe
• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif (milieu industriel ou agricole : un atout)
• Excellente compréhension des procédures opérationnelles
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Teams)
• Expérience avec des systèmes de gestion (ex. Business Central, Geotab) et bases de données
• Compétences de base en comptabilité (bons de commande, suivi budgétaire, etc.
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail
• Aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément
• Discrétion, professionnalisme, et esprit d'équipe
• Bilingue (français et anglais) à l'oral et à l'écrit, obligatoire

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