Job Description

Company Description

ABOUT US

The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto, and Montreal. We are a Canadian settler organization working to advance climate solutions, help nature thrive, and build sustainable communities, respecting the rights, title, and sovereignty of Indigenous nations. We believe Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with a broad spectrum of people and organizations throughout Canada, including Indigenous communities, all levels of government, and people who care about environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada. We use scientific research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal solutions, communications, and public engagement to pursue our mission to protect nature's diversity and the wellbeing of all life, now and for the future. We envision a world where we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature and with each other. To address the intersection of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the David Suzuki Foundation is committed to promoting equity, diversity, and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices, and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences, and world views are valued as essential to our collective future.

À PROPOS DE NOUS

Fondée en 1990, la Fondation David Suzuki est un organisme environnemental canadien à but non lucratif. Nous travaillons en anglais et en français et nous avons des bureaux à Vancouver, à Toronto et à Montréal. Nous sommes un organisme canadien allochtone qui œuvre au déploiement de solutions climatiques, d'une nature florissante et de collectivités durables, en respectant les droits, le titre et la souveraineté des nations autochtones. Selon nous, le leadership autochtone est vital pour notre avenir collectif. Or, afin de trouver des avenues vers un Canada durable, nous visons à travailler avec un vaste éventail d'acteurs et actrices au pays, dont les communautés autochtones ainsi que tous les paliers de gouvernement et les personnes qui se soucient de la justice environnementale. Pour poursuivre notre mission, celle de préserver la diversité de la nature et le bien-être de toutes les formes de vie, maintenant et pour l'avenir, nous faisons appel à diverses ressources et approches : recherche scientifique, savoirs écologiques traditionnels, solutions politiques et juridiques innovantes en matière d'environnement, communications et engagement du public. Nous imaginons un monde où, chaque jour, nous agissons en comprenant notre interdépendance avec la nature ainsi que les un.e.s avec les autres. Face aux croisements des crises du climat et de la biodiversité avec la justice sociale et l'équité, la Fondation David Suzuki est résolue à promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion en s'engageant dans un parcours transformateur pour intégrer ces valeurs, décoloniser ses pratiques et devenir un organisme antiraciste. Joignez-vous à nous pour créer un monde juste socialement et écologiquement, où la pluralité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est perçue comme cruciale pour notre avenir collectif.

Job Description

• TITLE: Payroll and Accounting Specialist
• TERMS: Permanent full-time position (34 hours per week, Monday to Thursday)
• LOCATION: Vancouver (məθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh, and səlilwətaɬ territories)
• WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid, with a combination of remote work and 4/month required in-office days. Unionized organization.
• REPORTS TO: Assistant Controller
• SALARY: $60,000 – $75,000
• TYPE: Union-Exempt Role

THE ROLE

As the Payroll and Accounting Specialist, you will play a key role in the payroll and finance operations of the Foundation. Your key responsibilities are as follows:

• Payroll Specialist (approximately 65%)
  • Administer payroll for all 3 offices located in BC, ON, & QC.
  • Maintain payroll and related finance records; file all related tax and remittances; prepare T4s for all staff.
  • Monitor policies and procedures; provide support to the People, Culture & Equity (PC&E) team related to payroll administration.
  • Provide support to other finance processes within the team, as needed.
• Accounting Specialist (approximately 35%)
  • Complete a variety of accounting tasks to support the month-end procedures, including but not limited to: revenue reconciliations between the development and finance department; managing all accounts receivable records and expected grants; reconciling the investment funds; and providing grant and project reports to the necessary parties.
  • Serve as a backup to other accounting team members when those staff are unavailable, including tasks such as processing invoices, supporting credit card users, and processing payments.
  • Ensure all records are reliable and detailed, and that processes and procedures are maintained to ensure the Foundation is reporting accurately.
  • Support the creation of more efficient and effective workflows within the department.

You take pride in providing exceptional customer service and you are passionate about communicating effectively. You are solution-seeking and self-motivated. You have strong organizational skills, and you enjoy accurate and detail-oriented work. You are a people person who won't hesitate to pick up the phone to take care of a small detail with a colleague quickly and easily. You thrive as an engaged and effective team player with strong interpersonal and communications skills. You love your work in payroll and finance and thrive in a fast-paced but thoughtful environment.

KEY RESPONSIBILITIES

• Payroll
  • Administer and process payroll for all salaried and hourly employees on a semi-monthly basis.
  • Manage and monitor the payroll email inbox, ensuring all changes are captured and filed appropriately.
  • Ensure all payroll changes are made accurately and in time for affected pay periods (e.g., changes in wages, medical and other leaves, short-term and long-term disability, etc.).
  • Complete the preparation of the semi-monthly payroll processing, including maintaining and updating the payroll instructions as needed.
  • Coordinate with the PC&E team, department managers and supervisors, and external service providers as required.
  • Ensure that proper payroll procedures are observed for terminated employees.
  • Ensure that union dues are withheld and remitted on schedule and accurately.
  • Complete the preparation of the RRSP benefits program for employees.
  • Prepare payroll journal entries and payroll reports as required.
  • Reconcile payroll and benefit expense totals to ensure all earnings, deductions, benefits, and remittances are processed accurately and as scheduled.
  • Ensure that hours are categorized and allocated to correct departments and project codes for the financial statements.
  • Manage all regulatory filings and remittances for payroll including Records of Employment, T4s, Revenu Québec slips, WorkSafe BC, WSIB, EHT, and CNESST filings in a timely manner.
  • Perform periodic audits of payroll and benefits to ensure accuracy and completeness of data.
  • Support the PC&E team's organization-wide compensation review projects.
  • Respond to payroll inquiries from employees and government agencies.
  • Stay up to date with changes in payroll legislation and employment standards.
  • Provide recommendations and oversee implementation of changes to comply with payroll legislation.
  • Create documentation to support policy changes.
• Accounting Specialist
  • Perform reconciliation of revenues between the development cheques deposited and the Foundation's bank accounts, PayPal, and credit card transactions, including flagging anything unusual or out of place when recording the deposits.
  • Ensure the revenue amounts are recorded accurately into our accounting software in a timely manner with the correct coding.
  • Manage the tracking of accounts receivable, including but not limited to, reviewing the grants to ensure we have received the amounts expected in the appropriate months.
  • Work with the development team as necessary to ensure the appropriate information is recorded and any questions are answered between the two departments.
  • Support with the deferred revenue schedule document as it applies to the revenue/cash received for grants as well as the payroll allocation by each program.
  • Create documentation to support policy changes.
  • Support finance in creating more efficient documentation of processes and procedures.
  • Support in the annual financial audit.
  • Perform other accounting duties as assigned, including supporting accounts payable as a backup.

TITRE DU POSTE : Spécialiste en paie et comptabilité

• CONDITIONS: Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine, du lundi au jeudi)
• LIEU: Vancouver (territoire des xʷməθkʷəy̓əm, des Sḵwx̱wú7mesh et des səlilwətaɬ)
• ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride, avec une combinaison de travail à distance et de 4 jours par mois au bureau
• SOUS LA RESPONSABILITÉ DE: Contrôleuse adjointe
• SALAIRE: 60,000$ – 75,000$
• TYPE: Poste non-syndiqué

À PROPOS DU POSTE

En tant que spécialiste de la paie et de la comptabilité, vous jouerez un rôle clé dans les opérations de paie et de finances de la Fondation. Vos principales responsabilités sont les suivantes :

• Spécialiste de la paie (environ 65 %)
  • Vous serez responsable de l'administration de la paie pour les trois bureaux situés en Colombie-Britannique, en Ontario et au Québec.
  • Ce poste assure la tenue des dossiers de paie et des documents financiers connexes ; le dépôt de toutes les déclarations fiscales et remises associées ; la préparation des feuillets T4 pour l'ensemble du personnel ; le suivi des politiques et procédures ; le soutien à l'équipe « Personnes, Culture & Équité » (PC&E) en lien avec l'administration de la paie ; ainsi qu'un appui à d'autres processus financiers au sein de l'équipe, selon les besoins.
• Spécialiste en comptabilité (environ 35 %)
  • Vous accomplirez diverses tâches comptables pour soutenir les procédures de fin de mois, notamment : la réconciliation des revenus entre les services du développement et des finances ; la gestion des comptes clients et des subventions attendues ; la réconciliation des fonds d'investissement ; et la production de rapports de subventions et de projets aux parties concernées.
  • À mesure que l'équipe financière de la Fondation évolue, votre rôle pourrait s'élargir pour inclure d'autres tâches comptables comme des réconciliations supplémentaires ou des tâches de soutien à la clôture mensuelle.
  • Ce poste agira également comme remplaçant(e) des autres membres de l'équipe comptable en cas d'absence, incluant des tâches telles que le traitement des factures, l'assistance aux utilisateurs de cartes de crédit et le traitement des paiements.
  • Il est attendu que vous assuriez la fiabilité et la précision des dossiers, et que les procédures soient respectées afin de garantir des rapports financiers exacts.
  • Vous contribuerez également à améliorer l'efficacité des flux de travail dans le service. Ces tâches peuvent comprendre, entre autres, la création de procédures, la mise à jour de documents, et la réalisation de demandes ponctuelles.

Votre soutien permettra à l'équipe financière d'évoluer, de gagner en flexibilité et d'être plus efficiente. Vous êtes fier(e) d'offrir un service à la clientèle exceptionnel et vous excellez dans la communication. Vous êtes motivé(e), axé(e) sur la recherche de solutions, organisé(e), et aimez le travail rigoureux et précis. Vous êtes une personne sociable, prompte à décrocher le téléphone pour régler rapidement un détail avec un collègue. Vous vous épanouissez en tant que membre engagé(e) et efficace d'une équipe, doté(e) de solides compétences interpersonnelles et en communication. Vous aimez travailler dans le domaine de la paie et des finances et prospérez dans un environnement dynamique mais réfléchi.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Paie
  • Administrer et traiter la paie pour tous les employés salariés et horaires sur une base semi-mensuelle.
  • Gérer et surveiller la boîte courriel dédiée à la paie, en veillant à ce que tous les changements soient saisis et classés correctement.
  • S'assurer que tous les changements liés à la paie sont appliqués avec précision et dans les délais requis (ex. : modifications salariales, congés médicaux, invalidité à court ou long terme, etc.).
  • Préparer le traitement de la paie semi-mensuelle, y compris la mise à jour des instructions de paie selon les besoins.
  • Coordonner avec l'équipe PC&E, les gestionnaires de service, les superviseurs et les fournisseurs externes au besoin.
  • Appliquer les bonnes procédures de paie pour les employés quittant l'organisation.
  • S'assurer que les cotisations syndicales sont prélevées et remises correctement et à temps.
  • Préparer le programme d'avantages sociaux REER des employés.
  • Préparer les écritures comptables et les rapports de paie requis.
  • Réconcilier les totaux des salaires et avantages sociaux pour assurer un traitement exact et conforme.
  • Veiller à ce que les heures soient bien catégorisées et affectées aux bons services et codes projets pour les états financiers.
  • Gérer toutes les déclarations réglementaires de paie : Relevés d'emploi, T4, relevés de Revenu Québec, WorkSafe BC, WSIB, EHT, CNESST, etc.
  • Effectuer des audits périodiques de la paie et des avantages sociaux pour garantir l'exactitude des données.
  • Soutenir les projets d'examen de rémunération organisationnelle menés par l'équipe PC&E.
  • Répondre aux questions liées à la paie provenant des employés ou des organismes gouvernementaux.
  • Se tenir informé(e) des modifications législatives en matière de paie et de normes d'emploi.
  • Proposer et superviser les modifications à mettre en œuvre pour assurer la conformité.
  • Rédiger la documentation nécessaire aux changements de politiques.
• Comptabilité
  • Réconcilier les revenus entre les chèques de dons et les dépôts bancaires, PayPal et les transactions par carte de crédit, en signalant toute irrégularité.
  • S'assurer que les montants des revenus sont enregistrés dans le logiciel comptable avec les bons codes et en temps opportun.
  • Gérer le suivi des comptes clients, y compris la vérification des subventions reçues selon les mois prévus.
  • Collaborer avec l'équipe développement pour s'assurer que les informations appropriées sont enregistrées et que toutes les questions sont résolues entre les deux départements.
  • Soutenir avec le document de calendrier des revenus différés tel qu'il s'applique aux revenus/encaissements pour les subventions ainsi que l'allocation de la paie par programme.
  • Créer la documentation pour soutenir les changements de politique.
  • Soutenir la finance dans la création d'une documentation plus efficace des processus et procédures.
  • Soutenir l'audit financier annuel.
  • Effectuer d'autres tâches comptables assignées, y compris le soutien aux comptes fournisseurs en tant que remplaçant.