Adjoint.e - Projets et services

Défis proposés

• Prendre en charge les appels et les demandes des clients, les filtrer, les acheminer aux bonnes personnes et assurer les suivis nécessaires afin qu'aucune demande ne demeure sans réponse;
• Ouvrir et mettre à jour les soumissions, projets et bons de travail dans le système informatique pour les différents départements et s'assurer que les dossiers contiennent toutes les informations et documents requis;
• Vérifier les bons de travail afin de s'assurer qu'ils sont complets et prêts pour la facturation;
• Procéder à la facturation des bons de travail et des projets;
• Assurer le suivi des commandes de matériel effectuées par les chargés de projets et veiller à ce que les éléments en attente soient réglés;
• Collaborer étroitement avec les différents départements afin de faire circuler l'information, coordonner les demandes et assurer l'avancement des dossiers;
• Mettre à jour les informations des soumissions et des projets et effectuer les suivis hebdomadaires concernant leur avancement;
• Approuver et saisir les feuilles de temps des électriciens dans le système informatique, valider leurs comptes de dépenses et effectuer les suivis nécessaires au besoin;
• Valider les bons de travail des électriciens afin de permettre une facturation exacte et en temps opportun des travaux effectués;
• Rechercher, contacter et assurer le suivi auprès des sous-traitants requis pour les différents chantiers au Québec, ailleurs au Canada et aux États-Unis;
• Rédiger les comptes rendus des réunions départementales et autres réunions au besoin;
• Produire des fiches de connexion simples et préparer les documents nécessaires aux projets, notamment l'impression de plans ainsi que le montage de fiches techniques;
• Effectuer différents suivis administratifs et opérationnels afin de maintenir les dossiers à jour et complets et de s'assurer que les actions requises sont réalisées;
• Assister les différents départements selon les besoins et effectuer toute autre tâche connexe liée aux responsabilités du poste.

Qualités valorisées

• Fait preuve de rigueur et porte attention aux détails;
• Est débrouillarde, autonome et cherche des solutions lorsqu'un problème se présente;
• Aime avoir plusieurs tâches et dossiers en parallèle et sait bien gérer ses priorités;
• Est curieuse et veut apprendre et développer ses connaissances;
• Démontre une approche proactive dans les communications avec les clients, notamment par téléphone, et assure des suivis;
• Possède une bonne capacité d'organisation et sait travailler dans un environnement où les priorités peuvent changer rapidement;
• Communique efficacement et possède un bon sens de l'écoute;
• Possède une bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais (un atout pour discussion avec nos partenaires);
• Une expérience dans un environnement de projets, d'installation électrique ou de contrôle constitue un atout, mais la capacité et la volonté d'apprendre sont particulièrement importantes.