Trésorier(ère)-adjoint(e)

Résumé du poste

Fournir un soutien financier, comptable et administratif à la trésorerie, et remplir les fonctions de trésorerie en l'absence du titulaire du poste. Responsable de s'assurer que la paie, les reçus fiscaux et la facturation sont effectués en temps voulu. Aide à la supervision, à la formation et à la coordination du personnel de soutien financier.

Fonctions et responsabilités générales

Rapports financiers

• Préparer et enregistrer les écritures de journal dans le grand livre.
• Rapprocher les différents comptes du grand livre et les sous-journaux sur une base mensuelle.
• Appuyer dans la préparation des estimations budgétaires et les enregistrer dans le grand livre. Valider que les transactions sont enregistrées dans les codes de dépenses appropriés et respectent les estimations budgétaires, en informant la trésorerie de toute divergence.
• Effectuer la déclaration de la TPS/TVH pour la municipalité.
• Participer au processus d'audit annuel.
• Appuyer dans la préparation des demandes de subvention et la production des rapports de suivi requis.
• Administrer le programme de prêts pour le drainage des terres.

Supervision du personnel

• Appuyer dans les fonctions de ressources humaines pour le service des finances, telles que la formation, la supervision, l'évaluation des performances et la gestion de l'assiduité conformément aux politiques municipales.
• Aider à la facturation de l'eau et des égouts, y compris la facturation régulière, la facturation finale et la transmission des paiements préautorisés.
• Veiller à ce que toutes les sommes soient perçues et que toutes les demandes de renseignements soient traitées rapidement.
• Vérifier et autoriser les certificats d'impôt foncier et d'eau/égouts.
• Gérer le processus de taxation municipale, notamment la préparation du rôle du percepteur et des avis d'imposition, l'envoi de rappels, le traitement des annulations et des ajustements fiscaux, ainsi que les modifications apportées aux comptes (propriété, adresse, hypothèque, paiements préautorisés).
• Veiller à ce que toutes les fonctions de comptes fournisseurs, de comptes clients et de paie soient effectuées correctement et efficacement. Vérifier tous les comptes fournisseurs (y compris les paiements électroniques, les comptes fournisseurs préautorisés) pour garantir un codage approprié, etc.
• Vérifier et approuver toutes les paies, y compris toutes les retenues sur salaire.
• Transmettre toutes les paies électroniquement, produire des rapports et effectuer les paiements liés à la TPS, à la CSST, au Régime de retraite des employés municipaux (OMERS) et au Receveur général.
• Superviser l'émission des feuillets T4 et des relevés d'emploi, ainsi que dans la transmission des dossiers.

Conformité/Règlements/Politiques

• Veiller à ce que les dépenses soient conformes aux politiques.
• Maintenir à jour un inventaire complet et précis des actifs de l'entreprise à l'aide du logiciel d'actifs corporels tangibles.
• Collaborer avec différents services propriétaires d'actifs pour s'assurer que les informations techniques sont reflétées dans le plan de gestion des actifs.
• Responsable de la conservation des dossiers en ce qui concerne les documents financiers.
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre des politiques, procédures et règlements départementaux, et veiller à ce que des contrôles efficaces soient en place pour protéger les affaires financières de la municipalité.

Autres responsabilités

• Organiser tous les services bancaires pour la municipalité.
• Collaborer à la supervision des systèmes comptables, la configuration, la structure des comptes, résoudre les problèmes et approuver les paramètres de sécurité et financiers dans le logiciel comptable.
• Assister à des réunions de temps en temps.
• En cas d'urgence, déclarée ou non, les besoins en personnel peuvent être critiques. La personne sera disponible pour travailler à des heures irrégulières pour effectuer des tâches normales ou autres, selon les instructions.
• Effectuer d'autres tâches connexes au besoin.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en relations interpersonnelles et en relations publiques. Doit être parfaitement bilingue.
• Solides compétences en leadership avec la capacité de gérer et de conseiller.
• Connaissance approfondie des principes comptables généralement reconnus et des pratiques, ainsi que du processus de déclaration financière et budgétaire.
• Haut niveau d'initiative, de jugement indépendant et capacité à travailler en tant que membre clé du service des finances avec un minimum de supervision dans un environnement confidentiel.
• Connaissance avancée de la suite Microsoft Office et des logiciels comptables.
• L'expérience dans le gouvernement municipal serait un atout.
• Solide connaissance de la législation, des politiques et des réglementations pertinentes.
• Doit fournir une vérification satisfaisante des antécédents judiciaires et de crédit en tant que condition d'emploi.