Biospective is looking for a dedicated and detail-oriented Finance & HR Assistant to join our team.

In this role, you will provide day-to-day support across Finance, Human Resources, and Administrative operations. From assisting with recruitment and onboarding to coordinating purchases and handling internal communications, you'll help ensure our internal processes run smoothly and efficiently.

This position offers the opportunity to work closely with cross-functional teams, gain hands-on experience in a dynamic scientific environment, and grow your skills in both finance and HR.

Responsibilities :

Finance

Support with financial documentation including insurance renewal processes, government processes (e.g., salary equity exercise)
Coordinate purchases, track deliveries, and liaise with suppliers

Human Resources

Assist with recruitment: post jobs, screening, and schedule coordination
Assist the HR Lead with onboarding/offboarding activities: prepare documentation, coordinate equipment, complete checklists, etc.
Provide support for staff training programs, performance reviews, and company-wide events
Handle general staff inquiries, such as employment confirmation letters, and providing information regarding benefit plans and HR policies
Help and assist HR Lead in other activities as needed

Administrative Support

Handle incoming calls and emails in both French and English
Translate internal and external communications
Schedule meetings and prepare agendas
Maintain organized filing systems and assist with formatting documents
Contribute to day-to-day office management and ad-hoc projects
Work closely with team members to improve processes and ensure seamless operations.

Skills and Requirements:

Minimum of 2 years of relevant experience
Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, Finance, or a related field
Advanced capabilities with Excel and Word
Excellent written and verbal communication skills, both French and English
Exceptional organizational skills with the ability to maintain a structured filing system
Meticulous attention to detail to ensure accuracy in document handling and record-keeping
Ability to handle sensitive information with discretion and maintain confidentiality
Ability to handle multiple tasks simultaneously, shift priorities, and remain calm under pressure
Ability to work independently and collaboratively

Assets

Previous experience in a cross-functional support role
Takes initiative to solve problems and streamline processes
Positive attitude and willingness to learn
Familiarity with accounting systems (e.g., QuickBooks, Sage), HRIS platforms, and project management tools (e.g., Confluence, Jira).

Working Conditions:

This hybrid position involves regular weekly office days (2-3 days) between the different company locations in Montréal.

_Be part of a collaborative team dedicated to neurodegenerative research. Whether in the lab, in tech, or in a support role, your work contributes to meaningful scientific progress, with opportunities to learn, grow, and thrive in a engaging, supportive environment._

Biospective est à la recherche d'un Assistant en finance et ressources humaines passionné et minutieux pour rejoindre son équipe.

Dans ce rôle, vous apporterez un soutien quotidien aux opérations liées aux finances, aux ressources humaines et à l'administration. Que ce soit pour appuyer le recrutement et l'intégration des employés, coordonner les achats ou gérer les communications internes, vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement de nos processus internes.

Ce poste offre l'occasion de collaborer avec des équipes multidisciplinaires, d'acquérir une expérience concrète dans un environnement scientifique dynamique et de développer vos compétences en soutien administratif, financier et RH.

Responsabilités :

Finances

Apporter un soutien dans la gestion de la documentation financière, incluant les renouvellements d'assurances et les processus gouvernementaux (ex. : exercice d'équité salariale)
Coordonner les achats, faire le suivi des livraisons et assurer la communication avec les fournisseurs

Ressources humaines

Participer au recrutement : affichage de postes, tri de candidatures et coordination des horaires d'entrevue
Assister la responsable RH dans les activités d'accueil et de départ : préparation de la documentation, coordination du matériel, suivi des listes de vérification, etc.
Appuyer les programmes de formation, les évaluations de performance et les événements d'entreprise
Répondre aux demandes générales du personnel (lettres d'emploi, informations sur les avantages sociaux, politiques RH, etc.)
Soutenir la responsable RH dans d'autres activités au besoin

Soutien administratif

Gérer les appels et courriels entrants en français et en anglais
Traduire les communications internes et externes
Planifier des réunions et préparer les ordres du jour
Maintenir des dossiers organisés et aider à la mise en page de documents
Contribuer à la gestion quotidienne du bureau et à divers projets ponctuels
Collaborer avec les membres de l'équipe pour améliorer les processus et assurer le bon déroulement des opérations

Exigences et compétences requises :

Minimum de 2 ans d'expérience pertinente
Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, finances ou domaine connexe
Maîtrise avancée d'Excel et de Word
Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à maintenir un système de classement structuré
Grand souci du détail pour assurer l'exactitude dans la gestion et l'archivage des documents
Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion et à maintenir la confidentialité
Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à garder son calme sous pression
Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec les autres

Atouts :

Expérience précédente dans un rôle de soutien interfonctionnel
Fait preuve d'initiative pour résoudre les problèmes et optimiser les processus
Attitude positive et désir d'apprendre
Familiarité avec les systèmes comptables (ex. : QuickBooks, Sage), les plateformes RH (HRIS) et les outils de gestion de projets (ex. : Confluence, Jira)

Conditions de travail:

Ce poste hybride implique des déplacements réguliers et hebdomadaires au bureau (2-3 jours semaine) sur les différents sites de travail de la compagnie à Montréal.

_Note. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte._

_Faites partie d'une équipe collaborative passionnée par la recherche sur les maladies neurodégénératives. Que ce soit en laboratoire, en technologie ou dans un rôle administratif, votre travail contribue à des avancées scientifiques concrètes, offre de nombreuses occasions d'apprendre, de progresser et de vous épanouir dans un environnement stimulant et convivial._

Job Type: Full-time

Benefits:
Company events
Dental care
Disability insurance
Extended health care
Life insurance
Paid time off
RRSP match
Wellness program
Schedule:
Day shift
Monday to Friday

Ability to commute/relocate:
Montréal, QC H3B 2T9: reliably commute or plan to relocate before starting work (preferred)

Education:
Bachelor's Degree (preferred)

Experience:
Human resources: 2 years (preferred)
Administrative: 2 years (preferred)

Language:
English (required)
French (required)

Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H3B 2T9