POSTE PERMANENT À TEMPS PARTIEL
Sous la supervision de la directrice des finances, l'adjoint(e) administratif(ve) assure un soutien administratif quotidien à l'ensemble de l'entreprise. Il ou elle est responsable d'assurer un service à la clientèle interne et externe de qualité, de gérer diverses tâches administratives et de soutien comptable, et de veiller à la qualité et à la présentation des documents transmis.

TOP 3 RESPONSABILITÉS

ACCUEIL ET SERVICE À LA CLIENTÈLE

• Fournir un soutien général aux visiteurs à la réception;
• Recevoir et distribuer les appels téléphoniques et répondre aux demandes d'information;

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

• Recevoir, trier, distribuer et poster le courrier;
• Préparer et faire le suivi des envois de courrier (Purolator, Dicom, etc.);
• Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau : prise d'inventaire, commandes et réception;
• Assurer le fonctionnement de l'équipement de bureau et planifier les entretiens et réparations;
• Envoyer les cartes d'anniversaire aux employés;
• Faire le décompte mensuel des employés présents pour le dîner d'entreprise;
• Préparer la mise en page et la présentation des documents Word ou Excel lors de la préparation des documents finaux pour transmission;
• Toutes tâches connexes.

SOUTIEN COMPTABLE ET ADMINISTRIF

• Classer et associer les paiements aux factures;
• Vérifier et jumeler les bons de livraison et les billets aux factures;
• Vérifier les états de compte des fournisseurs et faire le suivi des factures manquantes;
• Collaborer et offrir un soutien administratif au département de la comptabilité.

GESTION DES VÊTEMENTS ET DES DOSSIERS EMPLOYÉS

• Tenir à jour l'inventaire des vêtements de travail;
• Distribuer les vêtements aux employés selon les politiques en vigueur;
• Maintenir à jour le fichier des employés.

EXIGENCES

• Minimum 1 an d'expérience dans un poste d'adjoint(e) administratif(ve), idéalement au sein d'un entrepreneur général ou d'une entreprise en construction (atout);
• Diplôme d'études professionnelles ou collégiales en administration, bureautique ou discipline connexe;
• Maîtrise des logiciels Microsoft Word, Microsoft Excel et Outlook;
• Connaissance du logiciel CTRL (atout);
• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit.

COMPÉTENCES

• Rigueur, minutie et sens de l'organisation;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Ponctualité et fiabilité;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané;
• Esprit de collaboration et entregent;
• Autonomie et proactivité dans la gestion des priorités.