Relevant du Directeur du Bureau de l'enseignement coopératif (BEC), la personne occupant ce poste et en collaboration avec la secrétaire administrative du BEC, effectuera le travail relié aux activités quotidiennes du secrétariat et à la coordination de certains dossiers afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
Responsabilités
- Reçoit et filtre les appels téléphoniques et les courriels du BEC, répond aux demandes de renseignements et rédige certaines correspondances;
- Accueille la clientèle étudiante et les employeurs;
- Ouvre et maintient à jour les dossiers électroniques et physiques des personnes étudiantes ainsi que des employeurs;
- Compile les données liées aux dossiers d'étudiants ou d'employeurs;
- Coordonne et assure le nécessaire pour les réunions associées au service du BEC;
- Fait les entrées de données, maintient à jour les offres de stage coop des différents programmes coop et les affichent aux personnes étudiantes coop;
- Prépare, imprime et photocopie les documents pour la formation coop, prépare les listes de participation des personnes étudiantes et coordonne les plages horaires des ateliers;
- Tient à jour l'ensemble des babillards d'information appartenant au BEC à travers le campus et fait la mise à jour des médias sociaux du bureau;
- Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.
Qualifications
EXIGENCES :
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires en techniques de bureau ou un domaine connexe au poste avec expérience pertinente. Une combinaison de formation et expérience pourrait être considérée;
- Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office ainsi que l'utilisation du courriel (Outlook), de l'internet et la capacité à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels;
- Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon courtoise et efficace;
- Faire preuve de tact, diplomatie, et posséder de l'entregent;
- Être capable de travailler en équipe ainsi que de manière autonome;
- Démontrer un esprit d'initiative, de jugement, de discrétion et un sens de l'organisation;
- Être capable d'exécuter des tâches qui exigent une attention aux détails;
- Capacité d'effectuer une multitude de tâches simultanées et imprévues dans les échéanciers prescrits; et
- Démontrer une maîtrise de la langue française et de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit.
ATOUTS :
- Notions de promotion et de marketing; et
- Connaissances des logiciels Drupal (mise à jour du site web), Adobe Professional et Canvas.
Travaillez avec nous
BÉNÉFICES :
- Assurance santé/dentaire (individuel/familial) : à la date d'embauche
- Assurance vie (individuel/familial) et invalidité : 3 mois après la date d'embauche
POSTE TEMPORAIRE, jusqu'au 30 avril 2024, avec possibilité de renouvellement
TEMPS PLEIN, 35 heures par semaine
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada