Relevant de la direction du Service d'appui à la réussite et de soutien à l'apprentissage, la personne occupant ce poste fournit un soutien administratif à la direction, au service d'accès et de soutien à l'apprentissage et effectue également du travail de secrétariat et d'accueil reliés aux activités des autres services relevant du SARSA.
Responsabilités
- Appuyer la personne responsable des examens avec mesures d'adaptation, selon les besoins (entrée de données, envoi de rappels, répondre aux courriels, confirmations de présence, préparation des examens, préparation des étiquettes, contrôle de distribution des examens, réservation des locaux, surveillance d'examens, etc.);
- Préparer et gérer les opérations budgétaires (tenir à jour les journaux des budgets relevant du SARSA, incluant les prévisions, et la répartition des fonds, etc.);
- Assister la direction avec la préparation de demandes de subvention, y compris la ventilation des coûts associés;
- Préparer et vérifier les factures, les demandes de paiements, les remboursements et les commandes;
- Faire la tenue de livres et réconcilier les transactions budgétaires;
- Appuyer l'équipe dans le fonctionnement des systèmes électroniques de gestion des dossiers étudiants et d'examens;
- Assurer la liaison avec le personnel administratif des facultés, des écoles et des départements pour les contrats d'emploi, les registres de temps et les données statistiques du tutorat;
- Assister à la coordination du travail des surveillantes et des surveillants des examens (préparer les contrats d'emploi temporaire et les registres de temps des surveillantes et surveillants, aider avec la préparation de l'horaire de surveillance);
- Assurer l'accueil de toute personne faisant appel au service (étudiantes et étudiants, parents professeures et professeurs, etc.)
- Faire la gestion de divers dossiers administratifs, tels les dossiers étudiants, les bases de données, les documents et tenir à jour les systèmes de classement;
- Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.
Qualifications
EXIGENCES :
- Détenir une formation postsecondaire dans le domaine de la gestion de bureau. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être considérée;
- Détenir plusieurs années d'expérience administrative pertinente au poste;
- Démontrer un esprit d'initiative et un sens exceptionnel pour l'organisation et de planification des tâches;
- Avoir les aptitudes de gérer les imprévus et adapter son travail pour accomplir une diversité de tâches à courte échéance;
- Être capable d'effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails;
- Démontrer de bonnes habiletés de communication et maintenir de bonnes relations interpersonnelles;
- Faire preuve de discrétion, de diplomatie et de jugement vu la nature sensible et confidentielle des informations traitées dans le cadre de ses fonctions;
- Être capable de travailler de façon autonome et en équipe;
- Avoir une excellente connaissance de la suite Microsoft Office y compris les fonctions de publipostage et de fusion;
- Avoir de bonnes aptitudes pour la rédaction, le formatage de documents et le traitement de texte
- Maîtriser le français à l'oral et à l'écrit et avoir une bonne connaissance de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
ATOUTS :
- Avoir une expérience de travail avec les personnes ayant une incapacité;
- Avoir une expérience de travail dans le milieu universitaire.
AUTRE CONDITION :
- Accepter de faire des heures supplémentaires et d'avoir un horaire flexible, au besoin.
Travaillez avec nous
POSTE TEMPORAIRE, de 1 an, avec possibilité de reconduction
SALAIRE HORAIRE de 25,85 $ (35h/semaine)
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada