Secrétaire VII

Titre du poste : SECRÉTAIRE VII
Période de l'emploi : Contrat de neuf (9) mois par année (août 2019 au 15 mai 2020) avec possibilité de renouvellement
Campus : Moncton
Type : Personnel de bureau
Secteur : Département d'informatique

Fonction et information générale :Relevant de la Direction du Département d'informatique, la personne occupant ce poste effectue diverses tâches administratives et offre également un appui au personnel du Département. 

RESPONSABILITÉS : 

  • Accueille les étudiantes et étudiants, personnes invitées ou en visite, et répond aux demandes de renseignements; rédige certaines correspondances; 
  • Aide à la préparation de l'horaire des cours et les charges académiques; 
  • Prépare et rassemble les documents pour les évaluations du corps professoral du département; 
  • Compile des statistiques; 
  • Coordonne et assure le nécessaire pour les réunions associées au département; 
  • Affiche les postes de chargé de cours sur le site web de l'UdeM; 
  • Prépare les contrats d'emploi temporaire (étudiantes et étudiants, chargées et chargés de cours, personnel de recherche) ainsi que les demandes de surcharge; 
  • Effectue la mise à jour de la comptabilité des différents budgets et s'occupe de certaines composantes du budget (gestion de la petite caisse, demandes de paiement, factures, bons de commande, cartes de crédit, etc.); 
  • Assure la mise à jour du site web et des médias sociaux du département; 
  • Exécute une variété de tâches se rapportant au traitement de textes, à la gestion des dossiers étudiants et au dépouillement du courrier; reçois et filtre les appels téléphoniques ainsi que les courriels; 
  • Commande le matériel de bureau ainsi que les manuels de cours et le recueil de textes; 
  • Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions. 

Particularités :

EXIGENCES :

  • Détenir un diplôme postsecondaire dans le domaine des techniques de bureau avec expérience pertinente. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être considérée; 
  • Habileté à accueillir et communiquer avec les personnes de façon efficace et courtoise; 
  • Être capable de travailler dans un environnement multitâche et de respecter les échéanciers prescrits; 
  • Être capable d'effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails; 
  • Faire preuve de tact, diplomatie et posséder de l'entregent; 
  • Faire preuve d'initiative, de jugement, de discrétion et de sens de l'organisation; 
  • Savoir travailler de façon autonome et en équipe; 
  • Avoir une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau, le protocole téléphonique et les techniques de classement; 
  • Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office, l'utilisation de l'internet, des médias sociaux et du courriel ainsi qu'une aptitude à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels; et 
  • Démontrer une maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit. 

Salaire : 22,00 $
Fermeture du concours : Le 27 août 2019
Entrée en fonction : Dès que possible
Numéro de référence : UM19-OUR103_M00982-00

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