Accounting Clerk/Commis comptable
in Halifax, NS

Accounting Clerk

Halifax, NS

Reference # HL-16863

Since 1972, Atlantic Pilotage Authority, a dynamic Federal Crown Corporation, has been providing an essential service to the marine community in Atlantic Canada. Operating a marine pilotage service for all waters surrounding the four Atlantic Provinces, they ensure that ships travelling within the pilotage area arrive at their destination as safely as possible. Considered one of the world's oldest professions, and one of the most rewarding in the marine industry, Atlantic Pilotage Authority manages and dispatches pilots, who serve as guardians of the public when it comes to keeping our harbours safe.

We are excited to partner them to recruit an Accounting Clerk to join their team in Halifax, NS.

Reporting to the Manager, Finance and Accounting (MFA) the Accounting Clerk (AC) will be responsible for supporting the day-to-day function of Finance and Accounting department of the Atlantic Pilotage Authority. The AC position will include financial and accounting duties (primarily) and confidential receptionist duties.

Responsibilities will include:

Financial and Accounting Duties (80%): With care and consideration for established accounting standards, the assigned responsibilities will include, but are not limited to, the following:

• Learn and maintain a comprehensive understanding of accounting practices and procedures of the Authority.
• Deposit cheques physically or electronically. Retain and dispose of cheques at the appropriate time.
• Processing credit card transactions on behalf of Billing
• Generate all payments for invoices, expense claims, and share payments. Submit payments for signing and prepare payments for mailing, wire, or transfer.
• Receive and process expense reports and bring any notable discrepancies to attention of employee or Administrative Assistant - Accounts Payable.
• Maintaining log of fuel charges to enable calculation of fuel surcharge.
• Completing Monthly Bank Reconciliations.
• Recording and providing oversight for office employee Mastercard expenses.
• Compiling and maintaining monthly proactive disclosures on company website.
• Be able to provide operational assistance and redundancy to the Accounts Payable Clerk in expense coding and invoice entry.
• Perform other related duties as may be required by the MFA or other management as required.

Administrative Duties (20%): Act as confidential receptionist. This includes:

• Welcomes visitors by greeting them, in person or on the telephone (in both official languages as possible).
• Answering or referring inquiries to the appropriate person.
• Time stamping of incoming mail; distributing to the appropriate person daily.
• Ensuring daily outgoing mail is prepared and posted before the end of the day.
• Monitor postage machine, including processing mail and refilling funds in machine as requires and making postage rate changes.
• Maintains filing system and coding; creating new files as required.
• Prepare filed documents for storage at Iron Mountain; including packing boxes, listing all files electronically and arranging pick up.
• To assist with other office administrative duties as required or in the absence of an administrative colleague as appropriate and approved by relevant managers.

The ideal candidate will possess:

• Must hold a minimum of two (2) year of relevant working experience, where the incumbent has been responsible for accounting and financial tasks.
• Must hold high school diploma. College, trade school diploma or university degree in accounting, finance, economics, or business-related degrees will be considered an asset.
• Strong aptitude with computer applications, including Microsoft Office, financial accounting software, and applicable database applications.
• Experience working with internal or external audit criteria considered an asset.
• Strong English written and verbal communication skills. Fluency in French considered an asset.
• The ability to act responsibly and ethically when working with sensitive financial information,
• Analytical and problem-solving skills.
• Dedication and strong work effort.
• Strong time management skills.
• Aptitude to multitask with many interruptions in a continually changing office environment.
• An ability to build valuable relationships with internal and external stakeholders.
• Proven strong leadership skills with an ability to make educated decisions and understand financial documentation to make recommendations to senior management.

The successful candidate must be dedicated, detail oriented, and will have excellent customer and time management skills. If this sounds like you, this could be the perfect role. Let's connect!

To express interest in this opportunity please apply online by clicking the link below:

https://meridiarecruitment.ca/Career/16863

For more information about this exciting opportunity please contact Heather Labucki, Partner, or Jason Ozon, Consultant, at [email protected] If you require accommodation to participate in the recruitment process, please let Jason Ozon know.

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Commis comptable

Halifax (N.-É.)

Référence : HL-16863

Depuis 1972, l'Administration de pilotage de l'Atlantique (l'Administration) fournit un service essentiel à la communauté maritime du Canada atlantique. Le fait d'assurer un service de pilotage maritime dans toutes les eaux entourant les provinces de l'Atlantique permet aux bateaux qui naviguent dans la zone de pilotage de se rendre à destination d'une façon aussi sécuritaire que possible. Étant donné qu'il s'agit d'une des plus vieilles professions du monde, et d'une des plus gratifiantes dans l'industrie navale, l'Administration de pilotage de l'Atlantique gère et affecte les pilotes, qui agissent comme les gardiens du public en veillant à la sécurité de nos ports.

Nous avons le plaisir de nous associer à l'Administration afin de recruter un commis comptable pour leur équipe à Halifax, en Nouvelle-Écosse.

Levant du gestionnaire, Finances et comptabilité, le commis-comptable sera chargé de soutenir le fonctionnement au jour le jour du Service des finances et de la comptabilité de l'Administration. Il remplira (principalement) des fonctions financières et comptables, en plus de remplir des tâches de réceptionnistes confidentielles.

Responsabilités

Tâches financières et comptables (80 %) : Les responsabilités assignées, qui devront être assumées en tenant soigneusement compte des normes comptables établies, consisteront, sans s'y limiter, à :

• Apprendre et très bien connaître les pratiques et les procédures comptables de l'Administration.
• Déposer des chèques physiquement et sous forme électronique. Conserver et éliminer les chèques selon les délais appropriés.
• Traiter les transactions par carte de crédit pour le compte de la Facturation.
• Générer tous les paiements pour les factures, notes de frais et règlements partagés. Faire signer les paiements et les préparer pour être envoyés par la poste, par virement ou par transfert.
• Recevoir et traiter les rapports de dépenses, et porter les écarts notoires à l'attention de l'employé ou de l'adjoint administratif, Comptes fournisseurs.
• Tenir un registre des frais de carburant pour permettre de calculer le supplément carburant.
• Effectuer les rapprochements bancaires mensuels.
• Enregistrer et superviser les dépenses des employés de bureau réglées avec Mastercard.
• Compiler et tenir à jour les divulgations proactives sur le site Web de l'entreprise.
• Être en mesure de fournir une assistance et une redondance opérationnelles au préposé aux Comptes fournisseurs pour le codage des dépenses et la saisie des factures.
• Effectuer d'autres tâches connexes pouvant être exigées par le gestionnaire, Finances et comptabilité ou d'autres gestionnaires, au besoin.

Tâches administratives (20 %) : Agir comme réceptionniste confidentiel, à savoir :

• Accueillir les visiteurs en personne ou au téléphone (si possible dans les deux langues officielles).
• Répondre aux questions ou les référer à la personne appropriée.
• Estampiller le courrier entrant; le distribuer aux bonnes personnes quotidiennement.
• Voir à ce que le courrier sortant quotidien soit préparé et posté avant la fin de la journée.
• Surveiller la machine à affranchir, notamment traiter le courrier, remettre des fonds dans la machine au besoin et effectuer les changements de tarifs postaux.
• Tenir à jour le système de classement et le codage; ouvrir de nouveaux dossiers au besoin.
• Préparer les documents classés pour l'entreposage à Iron Mountain, notamment faire les boîtes, établir des listes électroniques de tous les dossiers et organiser le ramassage.
• Accomplir d'autres tâches administratives au besoin ou en l'absence d'un collègue à l'administration, si approprié et approuvé par les gestionnaires pertinents.

Le candidat idéal possédera les compétences suivantes :

• Minimum de deux années d'expérience professionnelle pertinente ayant consisté à accomplir des tâches comptables et financières.
• Diplôme de fin d'études secondaires. Un diplôme d'un collège, d'une école professionnelle ou d'une université en comptabilité, en finance, en économie ou dans un domaine relié aux affaires sera considéré comme un atout.
• Aptitude marquée pour les applications informatiques, notamment Microsoft Office, les logiciels de comptabilité financière et les applications de bases de données applicables.
• Expérience consistant à travailler avec des critères d'audit internes ou externes, un atout.
• Aptitudes poussées pour la communication écrite et verbale en anglais. Maîtrise du français, un atout.
• Capacité à agir d'une manière responsable et éthique en travaillant avec des informations financières sensibles.
• Aptitudes pour l'analyse et la résolution de problèmes.
• Personne dévouée qui ne ménage pas ses efforts.
• Solides aptitudes pour la gestion du temps.
• Capacité d'accomplir des tâches multiples malgré de nombreuses interruptions dans un environnement de bureau qui change sans cesse.
• Capacité à bâtir des relations de valeur avec les parties prenantes internes et externes.
• Talents poussés et avérés pour le leadership avec une capacité à prendre des décisions éclairées et à comprendre les documents financiers pour faire des recommandations à la haute direction.

Le candidat retenu doit être quelqu'un de dévoué qui a le souci du détail, et posséder d'excellentes aptitudes pour la gestion du temps et des relations avec le client. Si cette description vous ressemble, ce rôle pourrait vous convenir à merveille. Faites-nous signe!

Pour manifester votre intérêt pour ce poste, veuillez soumettre votre candidature en ligne en cliquant sur le lien suivant :

https://meridiarecruitment.ca/Career/16863

Pour en savoir davantage sur ce poste intéressant, veuillez communiquer avec Heather Labucki, associée, ou Jason Ozon, consultant, à [email protected] Si vous avez besoin d'accommodement pour prendre part au processus de recrutement, n'hésitez pas à le laisser savoir Jason Ozon.

L'Administration de pilotage de l'Atlantique souscrit au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi (PLEME).

Meridia Recruitment Solutions met des organisations de premier plan en contact avec de grands talents en bâtissant de robustes relations et en créant des maillages idéaux avec les candidats, car notre réussite dépend de la vôtre. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste.

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